Cách chuyển file Word sang Excel: Hướng dẫn chi tiết

Khi làm việc với các tài liệu văn bản và dữ liệu trong Word và Excel, đôi khi chúng ta cần chuyển file Word sang Excel để tiện lợi trong việc xử lý và phân tích. Cùng Công Nghệ AZ tìm hiểu cá cách chuyển đổi file Word sang Excel đơn giản, chi tiết giúp bạn tạo một bảng tính Excel mới với dữ liệu từ file Word mà không cần gõ lại từng dòng. Hãy theo dõi các bước dưới đây để thực hiện quá trình chuyển đổi một cách dễ dàng.

Cách chuyển file Word sang Excel bằng Copy Paste

Đây là cách chuyển đổi file Word sang Excel đơn giản và dễ thực hiện nhất đối với những người mới hoặc không thành thạo sử dụng máy tính. Bạn chỉ cần thực hiện các bước dưới đây:

• Bước 1: Mở file Word chứa dữ liệu cần chuyển đổi.
• Bước 2: Chọn và sao chép dữ liệu từ Word bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + C hoặc click chuột phải chọn Copy
• Bước 3: Mở file Excel mới hoặc file Excel đích mà bạn muốn dán dữ liệu vào.
• Bước 4: Chọn ô cần dán dữ liệu trong Excel bằng cách nhấp chuột vào ô đó.
• Bước 5: Dán dữ liệu từ Word vào Excel bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc click chuột phải chọn Paste

Cách chuyển đổi Word sang Excel online

Để chuyển file word sang excel thì một trong những cách nhanh nhất đó chính là sử dụng sự hỗ trợ của các phần mềm online. Những ứng dụng này được trang bị với nhiều tính năng hữu dụng và đặc biệt cung cấp hoàn toàn miễn phí. Sau đây, Công nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển từ file word sang excel với Converter Software như sau:

Xem thêm:

• Tải Office 2016 full hoặc Office 2019 Professional Plus miễn phí
• Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong Word chi tiết
• Hướng dẫn cách chuyển DOCX sang DOC dễ dàng, nhanh chóng

Bước 1: Tiến hành download và cài đặt ứng dụng chuyển đổi từ word sang excel trên máy tính với link tải: http://www.sobolsoft.com/convertwordexcel/download/setup.exe 

Bước 2: Khởi chạy chương trình Converter Software, nhấn vào Add Doc File(s) và bạn có thể chọn tất cả tệp tin trong folder với Add All Doc File(s) In Folder.

Bước 3: Sau khi ô cửa sổ xuất hiện, hãy tìm đến đối tượng muốn chuyển file từ word sang excel rồi bấm Open.

Bước 4: Ngay tại mục Conversion Options, bạn sẽ có những tùy chọn sau:

• Do not split: Không tách.
• Split by comma: Sử dụng dấu phẩy để tách.
• Split by comma-space: Dùng dấu phẩy – dấu cách để phân chia.
• Split by space: Sử dụng dấu cách để tách

Bước 5: Tiến hành chọn vị trí sẽ lưu tệp tin sau khi chuyển đổi file word sang excel ở phần Save Results To This Folder và bấm vào Start Converting. Lúc này, hệ thống sẽ xuất hiện thông báo thực hiện thành công, bạn chỉ cần nhấn Ok để kết thúc.

Cách chuyển đổi file .doc/.docx sang Excel bằng Paste Special

Việc tiến hành chuyển đổi từ word sang excel bằng Paste Special là không quá khó nhưng bạn cần nắm rõ cách thức thực hiện để không xảy ra sai sót. Cụ thể, mọi người hãy tiến hành theo những bước thao tác mà Công nghệ AZ hướng dẫn như sau:

• Bước 1: Tiến hành bôi đen tất cả các ô trong bảng số liệu trong word đã được định dạng sẵn. Sau đó, hãy click phải chuột để thực hiện lệnh copy. 
• Bước 2: Mở ứng dụng Excel vào di chuột đến vị trí mà bạn muốn chuyển từ word sang excel rồi chọn “Paste Special…”
• Bước 3: Ngay khi hộp thoại mới xuất hiện, hãy nhấn mục “Paste” và tiếp tục với “HTML” để giữ định dạng của nội dung được nguyên vẹn -> Ok. 
• Bước 4: Đợi hệ thống xử lý copy bảng từ word sang excel. Cuối cùng, toàn bộ dữ liệu đã được chuyển sang bảng tính một cách hoàn hảo và vẫn giữ được định dạng ban đầu. Tuy nhiên kích thước bảng sẽ có đôi chút thay đổi nên bạn chỉ cần tuỳ chỉnh lại là xong.

Cách chuyển đổi dữ liệu từ Word sang Excel bằng cách lưu định dạng Plain Text và Import

Bên cạnh các cách chuyển file word sang excel kể trên thì người dùng cũng có thể áp dụng phương pháp lưu định dạng Plain Text và Import. Thủ thuật này đòi hỏi sự cẩn thận và thực hiện thao tác chính xác để tránh những sai sót trong bảng tính. Vì vậy, mọi người hãy làm theo những bước mà Công nghệ AZ hướng dẫn như sau: 

• Bước 1: Khởi chạy tệp tin mà bạn muốn chuyển file word sang excel, nhấn chọn File trên menu công cụ -> Save As -> Browse (hoặc phím F12) để mở hộp thoại lưu file.
• Bước 2: Ngay khi cửa sổ mới mở ra, hãy điều hướng đến vị trí mong muốn để sao lưu. Tại mục Save as type, bạn có thể lựa chọn Plain Text và Save. 
• Bước 3: Tệp tin Conversion xuất hiện, nhấn vào Other encoding và bấm Unicode (UTF-8) nếu không muốn Word chuyển sang Plain Text bị tình trạng lỗi font rồi click Ok để lưu.
• Bước 4: Lúc này, hãy mở một file Excel mới, sau đó click chuột tại tab Data -> From Text.
• Bước 5: Khi cửa sổ Import Text File xuất hiện, bạn cần tìm đến tệp tin Plain Text đã lưu trước đó và bấm vào Import.
• Bước 6: Ngay trong hộp thoại Text Import Wizard – Step 1 of 3, hãy nhấn chọn Delimited. Trường hợp phần dữ liệu để thực hiện chuyển file word sang excel là bảng biểu bao gồm tiêu đề cột thì bạn cần tích vào My data has headers -> Next.
• Bước 7: Tiếp đến tại phần Text Import Wizard – Step 2 of 3, hãy lựa chọn dấu phân cách để thực hiện tách cột trong word. Nếu không một chia các dữ liệu bằng tính năng này thì bạn có thể bỏ tích trong tất cả tùy chọn rồi bấm Next.
• Bước 8: Ngay ở mục Text Import Wizard – Step 3 of 3, hãy tìm kiếm kiểu định dạng dữ liệu phù hợp và nhấn Finish.
• Bước 9: Sau đó, lựa chọn vị trí để chứa dữ liệu như New worksheet (sheet mới) hoặc Existing worksheet (sheet hiện tại) rồi bấm Ok. Ngay khi thực hiện lưu file thành công là bạn đã hoàn thành cách chuyển từ word sang excel rồi đấy!

Lời kết

Các cách chuyển word sang excel mà Công nghệ AZ vừa hướng dẫn cũng không khó để thực hiện phải không? Với những phương pháp kể trên sẽ giúp người dùng thao tác copy dữ liệu nhanh chóng mà vẫn giữ nguyên định dạng nội dung ban đầu. 

Chúc bạn chuyển file word sang excel thành công và đừng quên chia sẻ những kiến thức tin học hữu ích này đến bạn bè, người thân của mình nhé!