Hướng dẫn cách xóa dòng trống trong Excel chi tiết, đơn giản

Sau nhiều thao tác trên phần mềm Excel dễ dàng khiến trang tính xuất hiện nhiều ô trống không cần thiết khiến bảng tính bị rối, khó khăn trong thực hiện công thức. Trong bài viết này, Công nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn đọc các cách xóa dòng trống trong Excel chi tiết, đơn giản nhất và nhanh chóng nhất thay và phải xóa từng dòng.

Tại sao cần xóa dòng trống trong Excel

Việc xóa dòng trống trong Excel mang lại nhiều lợi ích, như sau:

• Tăng tốc độ xử lý: Dòng trống có thể làm giảm tốc độ xử lý dữ liệu. Khi bạn xóa chúng, Excel có thể xử lý dữ liệu nhanh hơn, điều này rất hữu ích nếu bạn đang làm việc với các bảng tính lớn.
• Tối ưu hóa không gian lưu trữ: Dòng trống không chứa thông tin nhưng vẫn chiếm không gian lưu trữ. Bằng cách xóa chúng, bạn giảm kích thước file và giải phóng không gian lưu trữ.
• Cải thiện độ chính xác của các công thức và hàm: Một số công thức và hàm trong Excel có thể bị ảnh hưởng bởi dòng trống. Ví dụ, hàm tổng (SUM) hoặc trung bình (AVERAGE) sẽ không chính xác nếu có dòng trống trong dãy số được tính toán.
• Dữ liệu trực quan hơn: Dòng trống có thể làm gián đoạn quan sát dữ liệu và khó để so sánh giữa các dòng thông tin. Khi bạn xóa chúng, dữ liệu của bạn sẽ trực quan hơn, dễ quan sát và phân tích.
• Dễ dàng thao tác dữ liệu: Việc di chuyển, sắp xếp, lọc và thực hiện các thao tác khác trên dữ liệu trở nên dễ dàng hơn khi không có dòng trống.

Do đó, việc xóa dòng trống là một phần quan trọng của quá trình làm sạch và chuẩn bị dữ liệu trong Excel.

Xem thêm:

• Tải Office 2013 full hoặc Office 2019 Professional Plus miễn phí
• Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi không mở được file Excel
• Hướng dẫn cách thêm hàng trong excel đơn giản, chi tiết

Cách xóa dòng trống trong Excel chi tiết từ A – Z

Cách xóa ô trống trong Excel bằng Filter

Đây là cách đơn giản nhất, dễ thực hiện đặc biệt đối với những ai chưa có nhiều kiến thức về Excel. Với cách này, thay vì bạn phải tìm từng dòng trống và xóa đi khiến mất thời gian, dễ để xót, thậm chí ảnh hưởng đến các ô tính khác thì bạn hoàn toàn có thể thao tác nhanh và chính xác tuyệt đối. Đặc biệt với các bảng tính lớn.

Bước 1: Chọn vùng lọc

Chọn vùng lọc để xóa dòng trống chỉ trong vùng đó bằng cách kéo thả chuột. Bạn cũng có thể áp dụng cho toàn trang tính bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A. Trên ảnh minh họa đã tô màu xanh cho những dòng trống để bạn đọc dễ quan sát.

Bước 2: Chọn các dòng trống

Chọn thẻ Data → Chọn công cụ Filter → Tại ô đầu tiên của vùng chọn, nhấn mũi tên xuống → Chỉ chọn (Blanks) bỏ chọn các lựa chọn khác → nhấn OK. Sau đó, trong bảng tính sẽ được lọc chỉ còn những dòng trống hay những dòng có tỷ lệ ô trống cao (không phải là các dòng hoàn toàn trống).

Bước 3: Xóa dòng trống

Nhấn chọn thẻ Home → chọn công cụ Delete → chọn Delete Cells. Chú ý, với cách xóa những dòng trống trong excel này, khi các dòng có tỷ lệ ô trống cao cũng sẽ được công cụ Filter lọc cho bạn. Vì vậy, khi gặp tính huống này, người dùng có thể dùng chuột chọn những dòng cần xóa để không xóa những dòng chứa ít ô có giá trị.

Như vậy, chỉ với 3 bước đơn giản mà Công nghệ AZ vừa hướng dẫn là bạn đã có thể xóa các dòng trống trong Excel một cách dễ dàng bằng công cụ Filter.

Cách xóa các dòng trống trong Excel không có cột chính bằng hàm hàm COUNTBLANK

Đây là cách xóa dòng trắng trong excel cần sử dụng công thức, tuy nhiên sẽ nhanh chóng hơn so với cách một đối với trường hợp bảng tính có số lượng dữ liệu lớn, nhiều dòng.

Bước 1: Dùng công thức tích số ô có chứa dữ liệu trong mỗi dòng

Chọn cột tính để tính số ô có chứa dữ liệu, bạn nên chọn cột cuối cùng để không ảnh hưởng đến dữ liệu trong bảng tính  → nhấn chọn ô đầu tiên trong cột  → nhập công thức =COUNTA(tọa độ ô đầu:tọa độ ô cuối) ví dụ =COUNTA(B2:U2) → chép công thức này tương ứng với tọa độ từng ô còn lại trong cột.

Để chép công thức sang các ô tính phía dưới: nhập công thức vào ô đầu tiên trong cột  → đưa chuột vào góc dưới bên phải ô tính đó  → khi còn trỏ chuyển thành dấu cộng  → nhấn giữ chuột kéo xuống ô dưới cùng. Khi này, công thức đã được chép tương ứng với tọa độ của từng dòng.

Bước 2: Lọc các dòng trống

Tương tự cách 1, chọn vùng dữ liệu  → chọn thẻ Data → chọn Filter → chọn mũi tên tại ô đầu tiên của cột đếm ô  →  chỉ chọn giá trị 0 (dòng trống)  → nhấn OK.

Bước 3: Xóa dòng trống

Nhấn chuột phải vào các dòng trống được lọc → chọn Delete.

Cách xóa dòng trắng trong Excel bằng tổ hợp phím F5

Đây là cách xóa những dòng trống trong excel nhanh chóng, tuy nhiên khi thực hiện cách này người dùng sẽ xóa tất cả các hàng có ô trống không chứa dữ liệu. Vì vậy, hãy cân nhắc vào mục đích của mình trước khi sử dụng cách này để xóa dòng trống trên Excel.

Bước 1: Nhấn phím F5 hoặc tổ hợp phím Ctrl + G để mở hộp thoại Goto.

Bước 2: Nhấn chọn Special.

Bước 3: Chọn Blanks → chọn OK. Sau thao tác này, toàn bộ các dòng trống sẽ được lọc và hiển thị trên màn hình để xử lý.

Bước 4: Nhấn chuột phải vào ô trống được chọn → chọn Delete → chọn Entire row  → chọn OK.

Lời kết

Với 3 cách xóa các dòng trống trong excel ở trên sẽ giúp người dùng có thể nhanh chóng xóa dòng trắng trên Excel ngay cả với các file Excel chứa hàng ngàn dòng tính chỉ trong vài thao tác đơn giản giúp tiết kiệm thời gian và chính xác cao. Tuy nhiên, điều này vô cùng khó khăn, dễ sai sót với cách thủ công, người dùng phải tìm và xóa từng dòng.

Mong rằng kiến thức trong bài viết mà Công nghệ AZ đã chia sẻ sẽ giúp bạn thật nhiều khi cần xóa dòng trống trong Excel từ đó nâng cao hiệu quả công việc của mình. Cuối cùng, hãy nhớ thường xuyên truy cập website để cập nhật thêm nhiều kiến thức mới và hữu ích nhé!