Hướng dẫn tách họ và tên trong Excel thành 2 cột đơn giản nhất

Khi làm việc với các file Excel, sẽ khó tránh khỏi việc phải tách họ và tên trong Excel thành hai cột riêng biệt. Trường hợp bạn không biết xử lý như thế nào có thể sẽ làm chậm tiến độ công việc. Đừng lo lắng, bài viết này Công nghệ AZ sẽ hướng dẫn cho bạn cách tách họ và tên cực kỳ đơn giản để tiết kiệm công sức và thời gian nhất nhé.

Cách tách họ và tên trong Excel đơn giản nhất

Những dữ liệu như “họ và tên” thường xuất hiện nhiều trong các file Excel. Chỉ cần  nắm một vài thao tác đơn cơ bản đã có thể tách họ và tên trong Excel dễ dàng và nhanh chóng. 

• Cách tách tên trong Excel

Để cắt tên trong Excel, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Trước hết, bạn hãy copy cột Họ và tên, sau đó paste vào cột Tên.

Cách tách tên trong Excel

Bước 2: Tiếp đó, dùng chuột bôi đen phần vừa copy sang (từ C2 đến C15) và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để xuất hiện Hộp thoại Replace. Ở mục Find what, bạn nhập *(Shift + 8) và Space (dấu cách) để tách tên và họ trong Excel. Rồi chọn Replace All.

Cách tách tên trong Excel

Vậy là bạn đã tách được tên ra khỏi Họ và tên một cách đơn giản nhất. 

Cách tách tên trong Excel

• Cách tách họ trong Excel

Bước 1: Bạn copy dữ liệu ở cột Họ và tên bỏ dán vào cột Họ. Tiếp đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để xuất hiện Hộp thoại Replace.

Cách tách họ trong Excel

Bước 2: Tại Find what, bạn nhập Space (dấu cách) và *(Shift + 8). Rồi chọn Replace All.

Cách tách họ trong Excel

Cách tách họ và tên trong Excel này vô cùng đơn giản, tuy nhiên chỉ áp dụng được khi thực hiện tách Họ và Tên chứ không thể tách được Họ và tên đệm.

Cách tách tên họ trong Excel bằng cách kết hợp nhiều hàm

Để xử lý dữ liệu được nhanh và chính xác hơn người ta thường sử dụng các hàm tách họ và tên. Trong trường hợp tách này, bạn cũng có thể dùng hàm để cho ra kết quả nhanh hơn. Sau đây, Công nghệ AZ sẽ chỉ cho bạn cụ thể các bước thực hiện nhé.

• Tách tên bằng hàm

Thực hiện hàm tách tên trong Excel như sau:

Bước 1: Tại ô C2, bạn nhập hàm: =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””)))))

Lưu ý:

• Hàm RIGHT được dùng để cắt chuỗi từ bên phải qua.
• Hàm LEN được dùng để lấy độ dài của chuỗi văn bản.
• Hàm SUBSTITUTE được dùng để thay thế văn bản cụ thể trong chuỗi.

Tách tên bằng hàm

Bước 2: Tiếp đó, bạn nhấp vào ô vừa cho kết quả (C2). Từ góc bên phải ô đó, bạn giữ và kéo chuột đến ô cùng cần tách. Hoặc bạn cũng có thể kích đúp chuột vào góc bên phải của ô vừa cho ra kết quả.

Tách tên bằng hàm

• Tách họ và tên đệm bằng hàm

Để lấy Họ và tên đệm ra khỏi cột Họ và tên, bạn có thể làm như sau:

Bước 1: Tại ô B2, bạn nhập hàm: =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))

Lưu ý:

• Hàm LEFT được dùng để cắt chuỗi từ bên trái qua.
• Hàm LEN được dùng để lấy độ dài của chuỗi văn bản.

Tách họ và tên đệm bằng hàm

Bước 2: Sau khi cho ra kết quả Họ và tên đệm người đầu tiên, bạn dùng Fill handle để sao chép công thức xuống các ô phía dưới cần tách nhé.

Tách họ và tên đệm bằng hàm

Cách tách họ tên trong Excel bằng lệnh Text to Columns

Bên cạnh hai cách tách họ và tên trong Excel trên, chúng ta vẫn có thể sử dụng chức năng Text to Columns giúp tách nhanh chóng các cột Họ, Tên đệm hay Tên với các bước đơn giản như sau:

Bước 1: Bạn cần bôi đen các ô Họ và tên cần tách. Trên thanh công cụ, chọn tab Data=> Text to Columns.

Cách tách họ tên bằng lệnh Text to Columns

Bước 2: Lúc này, xuất hiện hộp thoại Convert Text to Columns Wizard. Bạn chọn Delimited => chọn Next.

Cách tách họ tên bằng lệnh Text to Columns

Bước 3: Tiếp theo, bạn chọn Space => nhấn Next để chuyển tiếp.

Cách tách họ tên bằng lệnh Text to Columns

Bước 4: Tại hộp thoại mới, bạn chọn Text. Ở phần Destination, bạn chọn ô cần đưa dữ liệu ra sau khi tách. Trong trường hợp này chọn ô B2 và nhấn Finish để hoàn thành thao tác.

Cách tách họ tên bằng lệnh Text to Columns

Sau khi hoàn tất quá trình tách họ tên trong Excel, kết quả như hình dưới đây.

Cách tách họ tên bằng lệnh Text to Columns

Đối với cách tách họ tên trong Excel này tuy nhanh chóng nhưng chỉ phù hợp với những tên gồm 2 từ, còn với những tên có 3 từ trở lên thì chỉ lấy được họ và tên đệm; tên phần sau sẽ chuyển sang một cột khác. Ví dụ như Phạm Ngọc Diễm thì chỉ lấy được họ là Phạm và tên là Ngọc, còn Diễm sẽ đẩy sang một cột khác.

Nếu bạn là một nhân viên văn phòng, hành chính nhân sự hay thường làm việc trên Excel thì chắc hẳn đây là một bài viết giúp ích rất nhiều cho bạn. Mong rằng với những hướng dẫn chi tiết của Công nghệ AZ, bạn đã có thể thực hiện nhanh chóng các thao tác tách họ và tên trong Excel một cách tốt nhất nhé.