Hàm VLOOKUP trong Excel: Hướng dẫn chi tiết cho người mới bắt đầu

Hàm VLOOKUP trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tra cứu và trích xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý một danh sách hàng trăm sản phẩm với đầy đủ thông tin về mã sản phẩm, tên sản phẩm, giá cả, số lượng tồn kho. Thay vì mất hàng giờ để tìm kiếm thủ công, bạn chỉ cần vài cú click chuột với hàm VLOOKUP là có thể lấy được thông tin mình cần. Thật tuyệt vời phải không nào?

Trong bài viết này, Công Nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về hàm VLOOKUP từ cách sử dụng cơ bản đến nâng cao, kèm theo 10 ví dụ thực tế và những mẹo hữu ích giúp bạn tối ưu hóa công việc. Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu định nghĩa, cú pháp, các đối số, ví dụ minh họa và cách khắc phục các lỗi thường gặp. Hãy cùng bắt đầu nhé!

Hàm VLOOKUP là gì?

Hàm VLOOKUP (Vertical Lookup) là một hàm tra cứu trong Excel được sử dụng để tìm kiếm một giá trị cụ thể trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong cùng một hàng. Nói một cách đơn giản, hàm VLOOKUP giúp bạn tìm kiếm thông tin theo chiều dọc trong một bảng dữ liệu.

Ví dụ: Bạn có một bảng danh sách học sinh với các cột “Mã số HS”, “Họ tên”, “Điểm Toán”, “Điểm Văn”. Hàm VLOOKUP có thể giúp bạn nhanh chóng tìm ra “Điểm Toán” của học sinh có “Mã số HS” là “HS001”.

Bài viết liên quan: Các Hàm Trong Excel Phổ Biến & Cách Dùng Chi Tiết Nhất 2025

Lợi ích của việc sử dụng hàm VLOOKUP:

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì tìm kiếm thủ công, hàm VLOOKUP giúp bạn tự động hóa quá trình tra cứu dữ liệu, đặc biệt là khi làm việc với bảng dữ liệu lớn.
• Tăng năng suất làm việc: Khi đã thành thạo hàm VLOOKUP, bạn có thể xử lý dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn, từ đó nâng cao năng suất làm việc.
• Giảm thiểu sai sót: Việc tìm kiếm thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn, đặc biệt là khi làm việc với nhiều dữ liệu. Hàm VLOOKUP giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác của thông tin.

So sánh hàm VLOOKUP với các hàm tìm kiếm khác:

Ngoài VLOOKUP, Excel còn cung cấp một số hàm tìm kiếm khác như:

• Hàm HLOOKUP: Tương tự như VLOOKUP, nhưng tìm kiếm theo chiều ngang (Horizontal Lookup).
• Hàm INDEX & MATCH: Kết hợp hai hàm INDEX và MATCH để tạo ra một công cụ tìm kiếm linh hoạt hơn, cho phép tìm kiếm theo cả chiều dọc và chiều ngang, cũng như tìm kiếm từ phải sang trái.
• Hàm XLOOKUP: Là phiên bản cải tiến của VLOOKUP, được giới thiệu trong các phiên bản Excel mới nhất, với nhiều tính năng mạnh mẽ hơn.

Cú pháp và các đối số của hàm VLOOKUP Excel

Cú pháp của hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,)

Giải thích các đối số:

• lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm. Giá trị này có thể là số, văn bản, ngày tháng hoặc giá trị logic.
• table_array: Bảng dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm và giá trị cần trả về.
• col_index_num: Số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về. Cột đầu tiên trong bảng được tính là 1.
• “: (Tùy chọn) Xác định kiểu tra cứu.
  • TRUE hoặc bỏ trống: Tìm kiếm gần đúng. Excel sẽ tìm kiếm giá trị gần nhất nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value. Bảng dữ liệu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo cột đầu tiên.
  • FALSE: Tìm kiếm chính xác. Excel sẽ chỉ trả về kết quả nếu tìm thấy giá trị chính xác với lookup_value.

Các bài viết liên quan:

• Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu
• Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z
• Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết
• Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z
• 7 Cách Khóa File Excel Không Cho Chỉnh Sửa Đơn Giản Nhất 2025
• 3+ Cách Đặt Mật Khẩu Cho File Excel Siêu Đơn Giản 2025
• 5+ Cách Xuống Dòng Trong Excel Đơn Giản & Nhanh Chóng Nhất
• Hàm IF trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z cho người mới

Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

Để sử dụng hàm VLOOKUP, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Xác định giá trị cần tìm kiếm (lookup_value).

Bước 2: Xác định bảng dữ liệu (table_array).

Bước 3: Xác định số thứ tự cột chứa giá trị cần trả về (col_index_num).

Bước 4: Chọn kiểu tra cứu (range_lookup).

Bước 5: Nhập công thức hàm VLOOKUP vào ô.

Ví dụ: Giả sử bạn có bảng dữ liệu sau:

Để tìm giá của sản phẩm có mã “SP002”, bạn sẽ nhập công thức sau vào một ô bất kỳ:

=VLOOKUP("SP002", A2:C4, 3, FALSE)

Kết quả trả về sẽ là 300.000.

Trong ví dụ này:

• "SP002" là lookup_value.
• A2:C4 là table_array.
• 3 là col_index_num.
• FALSE là range_lookup (tìm kiếm chính xác).

10 Ví dụ thực tế về hàm VLOOKUP trong Excel

Để giúp bạn đọc dễ dàng hình dung cách ứng dụng hàm VLOOKUP trong các tình huống thực tế, Công Nghệ AZ xin giới thiệu 10 ví dụ chi tiết với các dạng dữ liệu và mục đích tra cứu khác nhau.

Tra cứu thông tin nhân viên (tìm kiếm chính xác)

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu nhân viên với các cột: “Mã nhân viên”, “Họ và tên”, “Phòng ban”, “Chức vụ”. Bạn muốn tìm kiếm thông tin của một nhân viên cụ thể dựa trên mã nhân viên của họ.

Để tìm kiếm thông tin của nhân viên có mã “NV002”, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP("NV002", A2:D4, 2, FALSE)

Kết quả trả về sẽ là “Trần Thị B” (Họ và tên của nhân viên có mã NV002).

Trong ví dụ này:

• "NV002" là lookup_value (giá trị cần tìm kiếm).
• A2:D4 là table_array (bảng dữ liệu).
• 2 là col_index_num (số thứ tự của cột “Họ và tên”).
• FALSE là range_lookup (tìm kiếm chính xác).

Tương tự, bạn có thể thay đổi col_index_num để tra cứu các thông tin khác của nhân viên như “Phòng ban” ( col_index_num = 3) hoặc “Chức vụ” (col_index_num = 4).

Tra cứu điểm số học sinh (tìm kiếm gần đúng)

Giả sử bạn có một bảng điểm của học sinh với cột “Điểm” được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Bạn muốn tra cứu xếp loại học lực của học sinh dựa trên điểm số của họ.

Để tra cứu xếp loại của học sinh có điểm 7.2, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP với range_lookup là TRUE (hoặc bỏ trống) để tìm kiếm gần đúng:

=VLOOKUP(7.2, A2:B6, 2, TRUE)

Kết quả trả về sẽ là “Khá”. Vì 7.2 nằm trong khoảng từ 6.5 đến 8, nên hàm VLOOKUP sẽ trả về xếp loại tương ứng với điểm 6.5.

Tính thuế thu nhập cá nhân

Hàm VLOOKUP có thể được sử dụng để tính thuế thu nhập cá nhân dựa trên mức lương và biểu thuế lũy tiến.

Giả sử bạn có bảng biểu thuế thu nhập cá nhân như sau:

Để tính thuế thu nhập cá nhân cho người có thu nhập chịu thuế là 25 triệu đồng, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với các hàm khác như sau:

=VLOOKUP(25,A2:B8,2,TRUE) + (25-VLOOKUP(25,A2:B8,1,TRUE))*VLOOKUP(25,A2:B8,2,TRUE)

Công thức này sẽ tìm kiếm mức thuế suất tương ứng với mức thu nhập 25 triệu đồng (20%), sau đó tính toán số thuế phải nộp dựa trên biểu thuế lũy tiến.

Phân loại học lực

Tương tự như ví dụ 2, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để phân loại học lực của học sinh dựa trên điểm trung bình.

Giả sử bạn có bảng quy định xếp loại học lực như sau:

Để xếp loại học lực cho học sinh có điểm trung bình là 7.8, bạn sử dụng hàm VLOOKUP với range_lookup là TRUE:

=VLOOKUP(7.8, A2:B6, 2, TRUE)

Kết quả trả về sẽ là “Khá”.

Tra cứu mã sản phẩm

Trong một số trường hợp, bạn có thể cần tra cứu mã sản phẩm dựa trên tên sản phẩm. Ví dụ, bạn có bảng dữ liệu sau:

Để tìm mã sản phẩm của “Giày thể thao”, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm INDEX và MATCH . Tuy nhiên, cách này khá phức tạp. Công Nghệ AZ khuyến khích bạn nên sắp xếp lại bảng dữ liệu sao cho cột “Tên sản phẩm” là cột đầu tiên để có thể sử dụng hàm VLOOKUP một cách trực tiếp.

Tìm kiếm thông tin khách hàng

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu khách hàng với các cột: “Số điện thoại”, “Họ và tên”, “Địa chỉ”, “Email”. Bạn muốn tìm kiếm thông tin của một khách hàng cụ thể dựa trên số điện thoại của họ.

Để tìm kiếm thông tin của khách hàng có số điện thoại “0987654321”, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP("0987654321", A2:D3, 2, FALSE)

Kết quả trả về sẽ là “Trần Thị B”.

Xác định đơn giá sản phẩm

Bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để xác định đơn giá sản phẩm dựa trên mã sản phẩm. Ví dụ, bạn có bảng dữ liệu sau:

Để xác định đơn giá của sản phẩm có mã “SP001”, bạn sử dụng hàm VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP("SP001", A2:C3, 3, FALSE)

Kết quả trả về sẽ là 200.000.

Tính toán chiết khấu

Hàm VLOOKUP có thể được sử dụng để tính toán chiết khấu dựa trên số lượng sản phẩm mua. Ví dụ, bạn có bảng chính sách chiết khấu như sau:

Để tính chiết khấu cho khách hàng mua 70 sản phẩm, bạn sử dụng hàm VLOOKUP với range_lookup là TRUE :

=VLOOKUP(70, A2:B5, 2, TRUE)

Kết quả trả về sẽ là 10%.

Tra cứu số lượng tồn kho

Trong quản lý kho, hàm VLOOKUP có thể giúp bạn tra cứu số lượng tồn kho của một sản phẩm cụ thể. Ví dụ, bạn có bảng dữ liệu sau:

Để tra cứu số lượng tồn kho của sản phẩm “SP002”, bạn sử dụng hàm VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP("SP002", A2:C3, 3, FALSE)

Kết quả trả về sẽ là 50.

Tìm kiếm thông tin trong nhiều sheet

Hàm VLOOKUP cũng có thể được sử dụng để tra cứu dữ liệu từ nhiều sheet khác nhau trong cùng một file Excel. Ví dụ, bạn có dữ liệu nhân viên được lưu trữ trên 2 sheet: “Sheet1” chứa thông tin cá nhân và “Sheet2” chứa thông tin lương.

Để tra cứu lương của nhân viên có mã “NV001” từ “Sheet2”, bạn sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với tham chiếu sheet như sau:

=VLOOKUP("NV001", Sheet2!A:B, 2, FALSE)

Trong đó, Sheet2!A:B là tham chiếu đến toàn bộ cột A và B trên “Sheet2”.

Trên đây là 10 ví dụ thực tế về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel. Hy vọng những ví dụ này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về cách ứng dụng hàm VLOOKUP vào công việc của mình.

Các lỗi thường gặp khi dùng hàm VLOOKUP trong Excel và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng hàm VLOOKUP, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Công Nghệ AZ sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục các lỗi này:

• Lỗi #N/A: Xảy ra khi hàm VLOOKUP không tìm thấy giá trị cần tìm kiếm.
  • Nguyên nhân: Giá trị lookup_value không tồn tại trong cột đầu tiên của table_array, hoặc bạn đã sử dụng FALSE cho range_lookup nhưng không có giá trị khớp chính xác.
  • Cách khắc phục: Kiểm tra lại giá trị lookup_value và table_array, đảm bảo rằng giá trị cần tìm kiếm tồn tại trong cột đầu tiên của bảng. Nếu bạn đang sử dụng FALSE cho range_lookup, hãy đảm bảo rằng có một giá trị khớp chính xác trong bảng.
• Lỗi #REF!: Xảy ra khi col_index_num không hợp lệ.
  • Nguyên nhân: col_index_num nhỏ hơn 1 hoặc lớn hơn số lượng cột trong table_array.
  • Cách khắc phục: Kiểm tra lại col_index_num và đảm bảo rằng nó nằm trong phạm vi hợp lệ.
• Lỗi #VALUE!: Xảy ra khi lookup_value hoặc col_index_num không phải là kiểu dữ liệu hợp lệ.
  • Nguyên nhân: lookup_value là một giá trị lỗi, hoặc col_index_num không phải là số.
  • Cách khắc phục: Kiểm tra lại lookup_value và col_index_num để đảm bảo chúng có kiểu dữ liệu phù hợp.
• Kết quả trả về không chính xác: Xảy ra khi bạn sử dụng TRUE cho range_lookup nhưng bảng dữ liệu không được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
  • Nguyên nhân: Khi sử dụng TRUE, Excel sẽ tìm kiếm giá trị gần nhất nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value. Nếu bảng dữ liệu không được sắp xếp, kết quả trả về có thể không chính xác.
  • Cách khắc phục: Sắp xếp bảng dữ liệu theo thứ tự tăng dần theo cột đầu tiên.

Mẹo: Sử dụng hàm IFERROR để xử lý lỗi và hiển thị một thông báo hoặc giá trị thay thế khi gặp lỗi. Ví dụ: =IFERROR(VLOOKUP("SP005", A2:C5, 3, FALSE), "Không tìm thấy sản phẩm") sẽ hiển thị “Không tìm thấy sản phẩm” nếu không tìm thấy mã “SP005”.

Mẹo và thủ thuật hữu ích khi sử dụng hàm VLOOKUP

Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật giúp bạn sử dụng hàm VLOOKUP hiệu quả hơn:

• Sử dụng ký tự đại diện: Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện “*” (thay thế cho bất kỳ chuỗi ký tự nào) và “?” (thay thế cho một ký tự bất kỳ) trong lookup_value để tìm kiếm các giá trị gần đúng.
• Đặt tên cho bảng dò tìm: Đặt tên cho bảng dò tìm (ví dụ: “DanhSachSanPham”) để dễ dàng tham chiếu đến bảng trong công thức.
• Sử dụng tham chiếu tuyệt đối: Sử dụng dấu “$” để cố định table_array khi sao chép công thức sang các ô khác.
• Kết hợp với các hàm khác: Kết hợp hàm VLOOKUP với các hàm khác như SUMIF, COUNTIF, AVERAGEIF để thực hiện các phép tính phức tạp hơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hàm VLOOKUP và HLOOKUP khác nhau như thế nào?

Hàm VLOOKUP tìm kiếm giá trị trong cột đầu tiên của bảng và trả về giá trị từ một cột khác trong cùng hàng. Hàm HLOOKUP tìm kiếm giá trị trong hàng đầu tiên của bảng và trả về giá trị từ một hàng khác trong cùng cột.

2. Khi nào nên sử dụng tìm kiếm chính xác và tìm kiếm gần đúng?

Nên sử dụng tìm kiếm chính xác (range_lookup là FALSE hoặc 0) khi bạn cần tìm kiếm một giá trị chính xác trong bảng dò tìm. Nên sử dụng tìm kiếm gần đúng (range_lookup là TRUE hoặc 1) khi bạn muốn tìm kiếm giá trị gần đúng nhất, ví dụ như tra cứu điểm số hoặc xếp loại.

3. Làm thế nào để khắc phục lỗi #N/A?

Lỗi #N/A thường xảy ra khi hàm VLOOKUP không tìm thấy giá trị cần tìm kiếm. Bạn cần kiểm tra lại giá trị cần tìm kiếm, đảm bảo rằng nó tồn tại trong cột đầu tiên của bảng dò tìm và không có lỗi chính tả. Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra định dạng dữ liệu (số, văn bản, ngày tháng) có khớp nhau không.

4. Hàm VLOOKUP có thể tìm kiếm từ phải sang trái không?

Không, hàm VLOOKUP chỉ có thể tìm kiếm từ trái sang phải. Nếu bạn cần tìm kiếm từ phải sang trái, bạn có thể sử dụng kết hợp hàm INDEX và MATCH.

Kết luận

Hàm VLOOKUP trong Excel là một công cụ vô cùng hữu ích khi làm việc với bảng tính, giúp bạn tra cứu và trích xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Bằng cách nắm vững cú pháp, các đối số và các mẹo sử dụng, bạn có thể khai thác tối đa sức mạnh của hàm VLOOKUP để nâng cao hiệu quả công việc.

Công Nghệ AZ hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích về hàm VLOOKUP. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc góp ý nào, hãy để lại bình luận bên dưới nhé! Và đừng quên chia sẻ bài viết này đến bạn bè và đồng nghiệp của bạn!