7+ Cách Giảm Dung Lượng File Excel Nhanh Chóng & Hiệu Quả Nhất 2025

Bạn đang đau đầu vì file Excel quá nặng, chiếm nhiều dung lượng ổ cứng, khó khăn khi chia sẻ qua email hay tải lên các nền tảng trực tuyến? Đừng lo lắng, Công Nghệ AZ sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả! Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 7 cách giảm dung lượng file excel đơn giản nhất, giúp bạn tối ưu hóa file Excel, tiết kiệm dung lượng lưu trữ và nâng cao hiệu suất làm việc.

Tại sao file Excel của bạn lại nặng?

Trước khi tìm hiểu cách giảm dung lượng file excel, chúng ta cần hiểu rõ nguyên nhân khiến file Excel trở nên “cồng kềnh”. Có nhiều yếu tố góp phần làm tăng dung lượng file Excel, bao gồm:

7+ Cách giảm dung lượng file Excel nhanh chóng nhất

Xóa định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một tính năng hữu ích trong Excel, cho phép bạn định dạng các ô dựa trên các điều kiện nhất định. Tuy nhiên, nếu lạm dụng tính năng này, file Excel của bạn có thể trở nên nặng nề. Việc xóa định dạng có điều kiện là một cách đơn giản để giảm dung lượng file Excel.

Các bước thực hiện:

1. Mở file Excel và chọn ô có định dạng có điều kiện.
2. Truy cập tab Home > Conditional Formatting > Clear Rules.
3. Chọn Clear from Selected Cells để xóa định dạng của ô đã chọn hoặc Clear Rules from Entire Sheet để xóa tất cả định dạng trong sheet.

Xóa các ô tính không sử dụng

Các ô tính trống không chứa dữ liệu hoặc công thức vẫn chiếm dung lượng. Hãy xóa chúng để giảm dung lượng tệp:

1. Mở tệp Excel.
2. Bôi đen hàng hoặc cột chứa các ô không sử dụng.
3. Nhấp chuột phải và chọn Delete.

Xem thêm: 3+ Cách Xóa Dòng Trống Trong Excel Siêu Nhanh Cho Mọi Phiên Bản

Cắt bớt vùng làm việc của Worksheet

Worksheet trong Excel đôi khi chứa nhiều hàng và cột trống không cần thiết. Việc cắt bớt vùng làm việc của worksheet bằng cách xóa các hàng và cột không sử dụng này sẽ giúp giảm dung lượng file Excel đáng kể.

1. Chọn tất cả các hàng và cột không sử dụng bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên phải/xuống.
2. Nhấp chuột phải vào vùng đã chọn và chọn Delete.

Giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa data link

Data Links là các liên kết đến nguồn dữ liệu bên ngoài. Nếu file Excel của bạn chứa các liên kết đến dữ liệu không còn cần thiết, hãy xóa chúng để giảm dung lượng file excel.

Các bước thực hiện:

1. Mở tệp Excel.
2. Chọn tab Data > Edit links.
3. Chọn liên kết dữ liệu bạn muốn xóa và nhấp vào Break Link.
4. Nhấp vào Close để đóng hộp thoại Edit Links.

Nén ảnh trong file Excel

Hình ảnh chất lượng cao làm tăng đáng kể dung lượng tệp. Hãy nén ảnh trước khi chèn vào hoặc nén ảnh có sẵn trong tệp:

1. Mở tệp Excel và chọn ảnh bạn muốn nén.
2. Chọn tab Format trên thanh công cụ và chọn Compress Pictures.
3. Bỏ chọn ô Apply only to this picture nếu bạn muốn nén tất cả ảnh trên sheet.
4. Chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing để giảm dung lượng ảnh và nhấp vào OK để lưu.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ nén ảnh trực tuyến như TinyPNG, Compressor.io để nén ảnh trước khi chèn vào file Excel.

Xóa các Named Range trong file Excel

Named Range (vùng đặt tên) giúp bạn đặt tên cho vùng dữ liệu, nhưng nếu không cần thiết, hãy xóa chúng:

1. Mở tệp Excel và chọn tab Formulas > Name Manager.
2. Chọn vùng đặt tên bạn muốn xóa và nhấn Delete.
3. Nhấp vào Close để đóng hộp thoại.

Lưu file dưới dạng .xlsx hoặc .xlsb

Định dạng file cũng ảnh hưởng đến dung lượng file Excel. Định dạng .xlsx (Excel Workbook) và .xlsb (Excel Binary Workbook) thường có dung lượng nhỏ hơn so với định dạng .xls (Excel 97-2003 Workbook). Việc lưu file dưới dạng .xlsx hoặc .xlsb là một cách đơn giản và hiệu quả để giảm dung lượng file excel.

Các bước thực hiện:

1. Mở file Excel.
2. Vào tab File, chọn Save As.
3. Chọn thư mục để lưu file.
4. Trong mục Save as type, chọn Excel Workbook (.xlsx) hoặc Excel Binary Workbook (.xlsb).
5. Nhấn Save.

Xem thêm: 7+ Cách Lưu File Excel Trên Máy Tính Nhanh Và Đơn Giản Nhất 2025

Sử dụng phần mềm nén file

Ngoài các cách trên, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm nén file để giảm dung lượng Excel. Các phần mềm nén file phổ biến như 7-Zip, WinRAR có thể giúp bạn nén file Excel thành file ZIP, giảm đáng kể dung lượng file.

Các bước thực hiện:

1. Cài đặt phần mềm nén file (7-Zip hoặc WinRAR).
2. Nhấn chuột phải vào file Excel bạn muốn nén.
3. Chọn Add to archive… (hoặc 7-Zip > Add to archive…).
4. Chọn định dạng file nén là ZIP.
5. Nhấn OK.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng để giảm dung lượng file excel như NXPowerLite Desktop, FILEminimizer Office, PowerShrink. Các phần mềm này có thể nén file Excel hiệu quả hơn so với các phần mềm nén file thông thường.

Tối ưu hóa công thức trong Excel

Công thức là một phần không thể thiếu trong Excel, giúp bạn thực hiện các phép tính và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, công thức phức tạp có thể làm tăng dung lượng file Excel. Việc tối ưu hóa công thức sẽ giúp giảm dung lượng file excel và tăng tốc độ xử lý.

Một số cách tối ưu hóa công thức:

• Sử dụng Named Range: Đặt tên cho các vùng dữ liệu thường xuyên sử dụng trong công thức.
• Sử dụng công thức đơn giản: Thay vì sử dụng các công thức phức tạp, hãy tìm cách đơn giản hóa chúng.
• Tránh sử dụng công thức dư thừa: Kiểm tra và loại bỏ các công thức không cần thiết hoặc trùng lặp.
• Sử dụng hàm thay vì công thức: Trong nhiều trường hợp, sử dụng hàm sẽ hiệu quả hơn so với viết công thức.

Một số lưu ý khi giảm dung lượng Excel

• Sao lưu file Excel trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Điều này giúp bạn tránh mất dữ liệu quan trọng nếu có sự cố xảy ra.
• Cân nhắc kỹ trước khi xóa dữ liệu hoặc chuyển đổi công thức thành giá trị. Hãy chắc chắn rằng bạn không cần sử dụng đến những dữ liệu hoặc công thức đó nữa.
• Lựa chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu và tình trạng file Excel. Ví dụ, nếu file Excel chứa nhiều hình ảnh, bạn nên ưu tiên nén ảnh.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. File Excel của tôi vẫn nặng sau khi đã áp dụng các cách trên, tôi nên làm gì?

Nếu file Excel của bạn vẫn nặng sau khi đã áp dụng các cách trên, bạn có thể thử các cách sau:

• Chia nhỏ file Excel: Chia file Excel lớn thành nhiều file nhỏ hơn.
• Sử dụng Google Sheets: Google Sheets là một ứng dụng bảng tính trực tuyến, có thể xử lý các file Excel dung lượng lớn hiệu quả hơn.
• Nâng cấp phần cứng: Nâng cấp RAM, ổ cứng SSD để máy tính xử lý file Excel nhanh hơn.

2. Có cách nào để giảm dung lượng file excel online mà không cần cài đặt phần mềm không?

Có, bạn có thể sử dụng các công cụ nén file trực tuyến như CloudConvert, Online2PDF để nén file Excel mà không cần cài đặt phần mềm.

3. Định dạng .xlsb có làm mất dữ liệu không?

Không, định dạng .xlsb không làm mất dữ liệu. Đây là định dạng nhị phân của Excel, giúp giảm dung lượng file và tăng tốc độ xử lý.

4. Giảm dung lượng file Excel có làm mất dữ liệu không?

Hầu hết các phương pháp giảm dung lượng file excel mà Công Nghệ AZ đã chia sẻ đều không làm mất dữ liệu. Tuy nhiên, bạn cần cẩn thận khi xóa dữ liệu hoặc chuyển đổi công thức thành giá trị.

5. Định dạng .xlsb có gì khác so với .xlsx?

Định dạng .xslb (Excel Binary Workbook) có dung lượng nhỏ hơn .xlsx, nhưng có thể gặp hạn chế về khả năng tương thích với một số chương trình khác.

6. Nên sử dụng phần mềm nén nào để giảm dung lượng file Excel?

Bạn có thể sử dụng các phần mềm nén phổ biến như 7-Zip, WinRAR.

7. Làm thế nào để nén ảnh trong file Excel mà không làm giảm chất lượng quá nhiều?

Bạn có thể điều chỉnh mức độ nén ảnh trong phần Compress Pictures của Excel. Hãy chọn mức nén phù hợp để cân bằng giữa dung lượng và chất lượng ảnh.

Kết luận

Trên đây là 7+ cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả mà Công Nghệ AZ đã chia sẻ. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn tối ưu hóa file Excel của mình, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới để được Công Nghệ AZ giải đáp nhé! Đừng quên chia sẻ bài viết này đến bạn bè và đồng nghiệp để cùng nhau “nhẹ gánh” với file Excel nhé!