3 Cách Chuyển File Word Sang Excel Giữ Nguyên Định Dạng [2024]

Bạn đang gặp khó khăn khi cần chuyển file Word sang Excel để xử lý dữ liệu? Bạn muốn giữ nguyên định dạng văn bản, bảng biểu sau khi chuyển đổi? Đừng lo lắng, Công Nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn 3 cách đơn giản và hiệu quả nhất để chuyển đổi Word sang Excel ngay trong bài viết này.

Chuyển file Word sang Excel là một thao tác phổ biến, giúp bạn dễ dàng xử lý dữ liệu, tạo bảng tính, thống kê và phân tích thông tin. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 3 phương pháp chuyển đổi Word sang Excel giữ nguyên định dạng, bao gồm sao chép và dán, sử dụng chức năng “Save As” trong Word và sử dụng công cụ chuyển đổi trực tuyến. Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu và tình huống cụ thể.

Mục lục

Chuyển đổi Word sang Excel là gì?

Chuyển đổi Word sang Excel là quá trình biến đổi dữ liệu từ định dạng văn bản (.doc, .docx) sang định dạng bảng tính (.xls, .xlsx). Nói cách khác, bạn sẽ đưa nội dung từ file Word vào Excel để thuận tiện cho việc tính toán, phân tích và trình bày thông tin dưới dạng bảng biểu.

chuyen file word sang excel dellfcvietnam 1 — Chuyển đổi Word sang Excel là gì?

Việc chuyển File Word sang Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Xử lý dữ liệu: Excel cung cấp nhiều công cụ mạnh mẽ để xử lý dữ liệu, bao gồm các hàm tính toán, lọc, sắp xếp và phân tích.
Trình bày: Dữ liệu trong Excel được trình bày dưới dạng bảng biểu, giúp dễ dàng theo dõi, so sánh và trực quan hóa thông tin.
Tiết kiệm thời gian: Chuyển đổi Word sang Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công, đặc biệt khi xử lý lượng lớn dữ liệu.
Phân tích: Tạo biểu đồ, đồ thị để trực quan hóa dữ liệu và phân tích xu hướng.

Các bài viết liên quan:

Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết

Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu

Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z

Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z

3+ Cách Tắt Comment Trong Word Nhanh Chóng & Đơn Giản Nhất

3 Cách Bỏ Gạch Đỏ Trong Word Nhanh Chóng & Đơn Giản

3+ Cách Hiện Thanh Công Cụ Trong Word Nhanh Chóng & Đơn Giản

3 Cách Chuyển File Word Sang Excel giữ nguyên định dạng

Dưới đây là 3 cách chuyển Word sang Excel phổ biến và dễ thực hiện nhất:

Cách 1: Sao chép và dán (Copy and Paste)

Đây là cách đơn giản và nhanh chóng nhất để chuyển file Word sang Excel. Bạn chỉ cần sao chép nội dung từ Word và dán vào Excel.

Ưu điểm:

Dễ thực hiện, không cần cài đặt thêm phần mềm.
Phù hợp với dữ liệu đơn giản, ít định dạng.

Nhược điểm:

Khó giữ nguyên định dạng phức tạp (ví dụ: bảng biểu, hình ảnh).
Dễ gặp lỗi khi sao chép khối lượng lớn dữ liệu.

Hướng dẫn chi tiết:

Mở file Word và chọn vùng dữ liệu cần chuyển đổi.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép dữ liệu.
Mở file Excel và chọn ô bạn muốn dán dữ liệu.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + V để mở hộp thoại “Paste Special“.

Hộp thoại Paste Special trong Excel
Chọn tùy chọn dán phù hợp với nhu cầu của bạn. Ví dụ, để giữ nguyên định dạng, bạn chọn “Match Destination Formatting“.
Nhấn “OK” để hoàn tất.

Cách 2: Sử dụng chức năng “Save As” trong Word

Chuyển đổi file Word sang Excel bằng chức năng “Save As” giúp bạn giữ nguyên định dạng tốt hơn so với cách sao chép và dán.

Ưu điểm:

Giữ nguyên được hầu hết định dạng văn bản và bảng biểu.
Đơn giản, dễ thực hiện.

Nhược điểm:

Có thể gặp lỗi với một số phiên bản Word/Excel cũ.
Không phù hợp với file Word có chứa nhiều hình ảnh hoặc đối tượng phức tạp.

Hướng dẫn chi tiết:

Mở file Word cần chuyển đổi.
Vào tab “File” và chọn “Save As“.
Chọn vị trí lưu file và chọn định dạng “Web Page (.htm, .html)” trong mục “Save as type“.
Nhấn “Save” để lưu file.
Mở file HTML vừa lưu bằng Microsoft Excel.
Lưu lại file với định dạng .xlsx hoặc .xls.

Cách 3: Sử dụng chức năng “Import Data” trong Excel

Excel có chức năng “Import Data” cho phép bạn nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả file Word.

1. Mở Excel.
2. Vào Data > Get External Data > From Text.
3. Chọn file Word cần chuyển đổi.
4. Trong hộp thoại “Text Import Wizard“, chọn định dạng dữ liệu (Delimited hoặc Fixed width) và các tùy chọn khác.
5. Nhấn “Finish” để hoàn tất.

Lưu ý: Cách này cho phép bạn kiểm soát quá trình chuyển đổi và tùy chỉnh định dạng dữ liệu.

Cách 4: Sử dụng công cụ chuyển đổi trực tuyến

Hiện nay có nhiều công cụ chuyển Word sang Excel online miễn phí, giúp bạn chuyển đổi nhanh chóng và tiện lợi.

Ưu điểm:

Nhanh chóng, tiện lợi, không cần cài đặt phần mềm.
Hỗ trợ nhiều định dạng file đầu vào và đầu ra.
Thường xuyên được cập nhật để tương thích với các phiên bản Word/Excel mới nhất.

Nhược điểm:

Cần kết nối Internet.
Cần chú ý đến vấn đề bảo mật dữ liệu khi sử dụng công cụ trực tuyến.

Một số công cụ chuyển đổi trực tuyến phổ biến:

Công cụ	Ưu điểm	Nhược điểm
Smallpdf	Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, tốc độ chuyển đổi nhanh.	Giới hạn kích thước file tải lên.
Online2pdf	Hỗ trợ nhiều định dạng file, cho phép chuyển đổi hàng loạt.	Tốc độ chuyển đổi có thể chậm khi tải lên nhiều file.
Zamzar	Hỗ trợ rất nhiều định dạng file, bao gồm cả định dạng hiếm gặp.	Giao diện phức tạp hơn so với các công cụ khác.
CloudConvert	Tốc độ chuyển đổi nhanh, cho phép tùy chỉnh nhiều thông số.	Cần tạo tài khoản để sử dụng đầy đủ tính năng.

Hướng dẫn chi tiết (sử dụng Smallpdf):

Truy cập website Smallpdf
Nhấn “Chọn file” để tải lên file Word cần chuyển đổi.
Chờ quá trình chuyển đổi hoàn tất.
Nhấn “Tải xuống” để lưu file Excel đã chuyển đổi.

Lưu ý:

Nên chọn các công cụ uy tín để đảm bảo an toàn thông tin.
Kiểm tra kỹ các điều khoản sử dụng trước khi tải lên file.

Mẹo và thủ thuật khi chuyển đổi Word sang Excel

Để quá trình chuyển file Word sang Excel diễn ra thuận lợi và đạt kết quả tốt nhất, bạn có thể áp dụng một số mẹo sau:

Sử dụng bảng (Table) trong Word để tổ chức dữ liệu trước khi chuyển đổi. Điều này giúp dữ liệu được sắp xếp gọn gàng và dễ dàng chuyển sang Excel.
Chọn định dạng dán phù hợp trong Excel. Nếu bạn chỉ cần lấy dữ liệu, hãy chọn “Values” trong hộp thoại “Paste Special“. Nếu muốn giữ nguyên định dạng, hãy chọn “Match Destination Formatting“.
Sử dụng các công cụ “Text to Columns” và “Remove Duplicates” trong Excel để xử lý dữ liệu sau khi chuyển đổi. “Text to Columns” giúp tách dữ liệu trong một cột thành nhiều cột, “Remove Duplicates” giúp loại bỏ các dòng trùng lặp.
Khi sử dụng chức năng “Import Data” trong Excel, hãy chọn đúng định dạng dữ liệu (Delimited hoặc Fixed width) để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác.
Sau khi chuyển đổi, hãy kiểm tra kỹ dữ liệu trong Excel để đảm bảo không có lỗi hoặc sai sót. Bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trong Excel nếu cần thiết.

Kết luận

Trên đây là 3 cách chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng, từ đơn giản đến nâng cao. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để chuyển đổi Word sang Excel một cách hiệu quả. Đừng quên truy cập Công Nghệ AZ thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thủ thuật tin học thú vị khác.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Làm thế nào để chuyển file Word sang Excel mà không bị lỗi font?

Lỗi font chữ thường xảy ra do file Word sử dụng font chữ không có sẵn trên máy tính cài đặt Excel. Để khắc phục, bạn có thể nhúng font chữ vào file Word trước khi chuyển đổi, hoặc sử dụng công cụ chuyển đổi trực tuyến hỗ trợ nhiều font chữ.

Có thể bạn quan tâm:

Tải Font VNI: Giải pháp tối ưu cho tiếng Việt có dấu 2024

TOP 10+ Font Tiếng Hàn Đẹp Nhất Cho Mọi Nhu Cầu 【2024】

2. Tôi có thể chuyển file Word có hình ảnh sang Excel không?

Có, bạn có thể chuyển file Word có hình ảnh sang Excel. Tuy nhiên, hình ảnh sẽ được chèn vào từng ô trong Excel, và có thể không giữ nguyên định dạng ban đầu.

3. Tôi có thể chuyển đổi Word sang Excel trên điện thoại được không?

Có, bạn có thể sử dụng các ứng dụng văn phòng trên điện thoại (ví dụ: Microsoft Word, Google Docs, WPS Office) để mở file Word và sao chép dữ liệu, sau đó dán vào ứng dụng bảng tính (ví dụ: Microsoft Excel, Google Sheets). Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ chuyển đổi trực tuyến trên trình duyệt web của điện thoại.

4. Phần mềm nào hỗ trợ chuyển Word sang Excel chuyên nghiệp?

Một số phần mềm hỗ trợ chuyển Word sang Excel chuyên nghiệp:

Able2Extract Professional: Phần mềm trả phí với nhiều tính năng chuyển đổi văn bản và hình ảnh.
Nitro PDF Pro: Phần mềm trả phí cho phép chuyển đổi giữa nhiều định dạng file, bao gồm cả Word và Excel.

5. Có phần mềm nào hỗ trợ chuyển đổi file Word sang Excel hàng loạt không?

Có, một số phần mềm hỗ trợ chuyển đổi hàng loạt như Able2Extract Professional, Adobe Acrobat Pro DC, và Nitro Pro. Các phần mềm này cho phép bạn chuyển đổi nhiều file Word sang Excel cùng lúc, tiết kiệm thời gian và công sức.