Cách tính thời gian trong Excel thông dụng, đơn giản nhất

37 lượt xem

Hôm nay, Công Nghệ AZ sẽ hướng dẫn các bạn cách tính thời gian trong excel bằng phương pháp cộng trừ, dùng hàm, tính chênh lệch thời gian, cách tính và hiển thị thời gian âm trong Excel trên các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, Excel 2020.

1. Cách tính thời gian trong Excel bằng phương pháp cộng trừ

1.1. Cộng thời gian trong Excel

Ví dụ bạn muốn biết mình mất bao nhiêu giờ và phút để hoàn thành hai công việc. Trong đó công việc 1 mất 6:30 (6 giờ 30 phút) và công việc 2 mất 8:30. Thì:
Bước 1: Ở ô C4 bạn nhập công thức: =C2+C3 để tính thời gian hoàn thành công việc 1 và công việc 2.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 1

Bước 2: Ấn Enter để hiển thị kết quả

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 2

Mẹo: Chúng ta có thể dùng chức năng tự tính tổng của Excel.

Bước 1: Các bạn nhấp chuột vào ô C4, sau đó ở trên thanh công cụ, bạn chọn tab Home rồi ấn chuột vào AutoSum (như hình hướng dẫn ở dưới).

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 3

Bước 2: Sau đó bạn ấn Enter, và kết quả cũng tương tự như cách dùng công thức ở trên.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 4

Với các bước rất ngắn gọn và đơn giản trên, chúng ta đã biết cách sử dụng phương pháp cộng thời gian trong Excel.

Nhưng nếu số giờ của các bạn cộng lại lớn hơn 24 giờ (như ví dụ minh họa ở dưới) thì kết quả sẽ hiện ra là 5 tiếng, và đương nhiên kết quả này không đúng.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 5

Kết quả lỗi khi số giờ cộng lại lớn hơn 24 giờ

Vì tổng thời gian thực hiện hai công việc này đã vượt quá 24 giờ nên Excel đã tự động lấy phần thời gian sau 24 giờ. Trong trường hợp ví dụ ở trên là 5 giờ. Và chúng ta cần phải thực hiện thêm một số bước sau để chỉnh sửa lại đúng thời gian:
Bước 1: Nhấp chuột vào ô C4, sau đó ở trên thanh công cụ chọn tab Home rồi chọn Format, tiếp đó chọn Format Cells

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 6

Bước 2: Khi đó sẽ hiện lên bảng Format Cells, các bạn ấn chuột vào phần Number rồi chọn Custom, sau đó ở mục Type bạn nhập công thức [h]:mm:ss rồi ấn OK.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 7

Bước 3: Khi đó sẽ hiện ra kết quả như hình bên dưới.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 8

1.2. Trừ thời gian trong Excel

Khi bạn biết thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc, bạn muốn biết tổng thời gian mình làm công việc đó.

Thì chúng ta sử dụng công thức sau: = Thời gian kết thúc-Thời gian bắt đầu
Bước 1: Tại ô E3 các bạn nhập công thức: =D3-C3

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 9

Bước 2: Ấn Enter để hiển thị kết quả như hình dưới.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 10

Nhưng nếu tổng thời gian làm việc lớn hơn 24 tiếng thì chúng ta cần phải làm như sau:

Bước 1: Kéo chuột để chọn hai ô C3 và D3. Sau đó ở trên thanh công cụ trên cùng chúng ta chọn tab Home, rồi chọn Format, tiếp đó chọn Format Cells

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 11

Bước 2: Khi đó sẽ hiện ra hộp thoại Format Cells. Chọn phần Number rồi chọn Custom, sau đó ở mục Type các bạn nhập công thức: d/m/yyyy h:mm AM/PM, rồi ấn OK.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 13

Bước 3: Các bạn nhập thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc theo mẫu như hình dưới. Sau đó ở Ô E3 các bạn nhập công thức: =D3-C3.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 14

Bước 4: Ấn Enter, và chúng ta đã có kết quả Tổng thời gian làm việc.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 15

Qua những ví dụ minh họa ở trên, chắn hẳn các bạn đã biết cách cộng trừ thời gian trong Excel.

2. Tính thời gian trong Excel bằng hàm Datedif

Hàm DATEDIF là hàm tính thời gian được nhiều người sử dụng để tính khoảng cách giữa hai mốc thời gian.

Công thức: =DATEDIF(Tên ô chứa thời gian bắt đầu, Tên ô thời gian kết thúc,“Unit”)

Trong đó:

Unit: Là kiểu thông tin mà các bạn muốn nhận được.

  • Cụ thể: Nếu bạn muốn tính kết quả theo ngày thì bạn điền D (Ví dụ: =DATEDIF(B2,C2,“D”)
  • Nếu bạn muốn tính kết quả theo tháng thì điền M
  • Nếu bạn muốn tính kết quả theo năm thì điền Y
  • Trong đó D, M, Y lần lượt là chữ cái đầu của Day – ngày , Month – tháng, Year – năm.

Để dễ hiểu hơn, các bạn hãy xem cách mình tính theo ngày, tháng và năm ở hình bên dưới.

Tính thời gian theo ngày:

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 16

Tính thời gian theo tháng:

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 17

Tính thời gian theo năm:

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 18

Như vậy, chúng ta đã sử dụng hàm tính thời gian trong Excel để tính thời gian theo ngày, theo tháng, theo năm.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 19

Lưu ý: Nếu các bạn đã làm giống các bước như trên nhưng không ra kết quả thì hãy kiểm tra lại phần cài đặt định dạng hiển thị thời gian trên máy tính của các bạn có giống với định dạng thời gian trong Excel hay không. Nếu không khớp nhau thì hãy cài đặt lại giống nhau.

3. Cách tính và hiển thị thời gian âm trong Excel

Khi các bạn tính chênh lệch thời gian, nếu ra kết quả âm thì Excel sẽ hiển thị ##########. 

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 20

Để khắc phục lỗi này, các bạn có thể làm theo những cách sau:

3.1. Thay đổi hệ thống thời gian trong Excel

Để Excel hiển thị thời gian âm:

Bước 1: Ở trên thanh công cụ trên cùng, các bạn chọn File.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 21

Bước 2: Sau đó chọn Options.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 22

Bước 3: Rồi chọn phần Advanced.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 23

Sau đó, bạn dùng chuột kéo xuống, ở mục When calculating this workbook thì tích chọn Use 1904 date system rồi nhấn OK.

Khi đó Excel sẽ hiển thị kết quả thời gian âm.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 24

3.2. Cách tính thời gian âm bằng công thức

Ngoài ra, nếu các bạn không muốn dùng cách trên, thì có thể sử dụng công thức sau:

=IF(Thời gian kết thúc-Thời gian bắt đầu>0, Thời gian kết thúc-Thời gian bắt đầu, TEXT(ABS(thời gian kết thúc-thời gian bắt đầu),“-h:mm:ss”))

Để dễ hiểu hơn, các bạn hãy xem hình hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Tại ô D2 các bạn nhập công thức: =IF(C2-B2>0, C2-B2, TEXT(ABS(C2-B2),”-h:mm:ss”))

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 25

Bước 2: Sau đó ấn OK để hiển thị kết quả.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 26

Như vậy, sử dụng công thức tính thời gian âm chúng ta cũng có được kết quả giống như cách trên.

4. Cách tính chênh lệch thời gian trong Excel

4.1. Công thức 1: Trừ thời gian

Công thức đơn giản nhất để tính chênh lệch thời gian là: =Thời gian kết thúc-Thời gian bắt đầu.

Chúng ta cùng làm ví dụ sau để dễ hiểu hơn:

Ở ô D2, nhập công thức: =C2-B2. Sau đó ấn Enter để hiển thị kết quả.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 27

4.2. Công thức 2: Dùng hàm tính thời gian

Dùng hàm TEXT để tính chênh lệch giờ giữa hai thời gian: =TEXT(thời gian kết thúc-thời gian bắt đầu,“h”)

Bước 1: Ở ô D2 các bạn nhập công thức: =TEXT(C2-B3,“h”)

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 28

Bước 2: Ấn Enter để hiển thị kết quả chênh lệch giờ.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 29

Tính chênh lệch giờ và phút giữa hai thời gian: =TEXT(thời gian kết thúc-thời gian bắt đầu,“h:mm”)

Bước 1: Ở ô E 2 các bạn nhập công thức: =TEXT(C2-B2,“h:mm”)

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 30

Bước 2: Ấn Enter để hiển thị kết quả chênh lệch giờ và phút.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 31

Tính toán chênh lệch giờ, phút và giây giữa hai thời gian: =TEXT(thời gian kết thúc-thời gian bắt đầu,“h:mm:ss”)

Bước 1: Ở ô F2 các bạn nhập công thức: =TEXT(C2-B2),“h:mm:ss”)

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 32

Bước 2: Ấn Enter để hiển thị kết quả chênh lệch giờ, phút và giây.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 33

Lưu ý: 

  • Không thể sử dụng kết quả sau khi sử dụng hàm TEXT để tiếp tục tính toán. Bởi vì kết quả sau khi dùng hàm TEXT là văn bản.
  • Nếu kết quả là một số âm, sẽ bị hiển thị lỗi #VALUE!

4.3. Công thức 3: Tính giờ, phút, giây giữa hai thời gian

Trước khi nhập công thức tính thời gian thì các bạn hãy thay đổi định dạng hiển thị thời gian của Excel, theo các bước như sau:

Bước 1: Kéo chuột chọn hai ô A2 và B2 (như hình dưới). Sau đó ở trên thanh công cụ trên cùng thì chọn tab Home, rồi chọn Format, tiếp đó chọn Format Cells.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 34

Bước 2: Ở phần Number, chọn Custom, ở mục Type nhập công thức: d/m/yyyy h:mm:ss AM/PM (Nếu có sẵn rồi thì chỉ cần tìm và chọn mà không cần phải nhập nữa). Sau đó ấn OK.

cách tính thời gian trong excel

Như vậy, chúng ta đã cài đặt định dạng thời gian ở hai ô thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Giờ chúng ta sẽ bắt đầu nhập công thức tính thời gian trong Excel:

Công thức tính giờ giữa hai mốc thời gian: =(Thời gian kết thúc-Thời gian đầu)*24

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 36

Công thức tính phút giữa hai mốc thời gian: =(Thời gian kết thúc-Thời gian đầu)*1440

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 37

Công thức tính giây giữa hai mốc thời gian: =(Thời gian kết thúc-Thời gian đầu)*86400

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 38

Như vậy, với công thức tính thời gian đơn giản trong Excel, chúng ta đã tính được thời gian tính theo giờ, theo phút và theo giây.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 39

Chú ý: Nếu kết quả hiển thị bị lỗi thì sửa lại định dạng thời gian trên máy tính giống với định dạng thời gian trong Excel.

4.4. Công thức 4: Tính chênh lệch thời gian trong cùng một đơn vị thời gian, bỏ qua các đơn vị thời gian khác.

Để tính chênh lệch giữa hai thời gian trong cùng một đơn vị, bỏ qua các đơn vị thời gian khác, thì các bạn sử dụng các hàm tính giờ phút giây sau:

Dùng hàm HOUR để tính giờ, bỏ qua phút và giây: =HOUR(B2-A2)

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 40

Cách tính giờ trong Excel

Dùng hàm MINUTE để tính phút, bỏ qua giờ và giây: =MINUTE(B2-A2)

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 41

Cách tính phút trong Excel

Dùng hàm SECOND để tính chênh lệch giây, bỏ qua giờ và phút: =SECOND(B2-A2)

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 42

Cách tính giây trong Excel

Vậy là chúng ta đã tính được chênh lệch thời gian bằng cách dùng hàm.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 43

Lưu ý: Khi dùng dùng hàm HOUR kết quả không được vượt quá 24 giờ; Hàm MINUTE thì không được quá 60 phút, còn hàm SECOND thì không được quá 60 giây.

4.5. Công thức 5: Tính thời gian trôi qua kể từ thời gian bắt đầu đến thời điểm hiện tại.

Công thức: =NOW()-ô chứa thời gian bắt đầu

Để dễ hiểu hơn, chúng ta cùng thực hiện các bước sau:

Bước 1: Ở ô C2, nhập công thức: =NOW()-B2

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 44

Bước 2: Ấn Enter để hiển thị kết quả.

cach tinh thoi gian trong excel dellfcvietnam 45

Vậy là chúng ta đã tính xong thời gian trôi qua kể từ thời gian bắt đầu đến thời điểm hiện tại.

Lưu ý: Cách này chỉ dùng được trong trường hợp thời gian trôi qua dưới 24 giờ.

Lời kết

Trên đây là các cách tính thời gian trong Excel thông dụng và đơn giản nhất được chia sẻ bởi Công nghệ AZ. Hy vọng qua bài chia sẻ này, bạn đọc đã biết được các cách tính thời gian trong Excel.

Chúc các bạn thành công! Và đừng bỏ qua những bài viết chia sẻ hữu ích khác của chúng mình nhé.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Trang web này sử dụng cookie để cung cấp cho bạn trải nghiệm duyệt web tốt hơn. Bằng cách duyệt trang web này, bạn đồng ý với việc sử dụng cookie của chúng tôi.