Bán hàng liên tỉnh luôn tiềm ẩn rủi ro hoàn hàng cao hơn nội tỉnh vì thời gian giao kéo dài, nhu cầu khách thay đổi và khả năng sai sót trong quá trình vận chuyển. Để kiểm soát tỉ lệ hoàn và cải thiện hiệu quả kinh doanh, shop cần tối ưu từ khâu tư vấn, kho vận cho đến lựa chọn đối tác giao hàng phù hợp. Dưới đây là 5 giải pháp thiết thực giúp bạn giảm tỉ lệ hoàn hàng ngay lập tức.

Mục lục

Sàng lọc kỹ ngay từ khâu tư vấn và chốt đơn

Khâu tư vấn là bước đầu tiên quyết định khách có thực sự sẵn sàng nhận hàng hay không.

1. Xác minh đầy đủ thông tin trước khi chốt đơn

Shop cần xác nhận rõ tên, địa chỉ, số điện thoại và thời gian khách có thể nhận hàng. Đây là cách đơn giản nhất để giảm trường hợp “khách không nghe máy” – nguyên nhân phổ biến của hoàn hàng liên tỉnh.

2. Tư vấn rõ ràng về sản phẩm và chi phí

Khi nhân viên giải thích chi tiết về màu sắc, kích thước, chất liệu, chính sách bảo hành và phí vận chuyển, khách sẽ hiểu rõ sản phẩm và ít đổi ý hơn khi hàng được giao đến.

3. Kết nối tư vấn với bộ phận kho để hạn chế sai sót

Shop nên đảm bảo thông tin đơn hàng được truyền đúng sang kho. Việc đồng bộ với quy trình lưu kho hàng hóa sẽ giúp xuất kho đúng mẫu mã, đúng phiên bản, đúng yêu cầu đặt hàng của khách, từ đó giảm rủi ro giao sai – một trong những nguyên nhân khiến khách trả hàng.

giam ty le hoan khi ban hang lien tinh cho shop online congngheaz — Sàng lọc kỹ thông tin khách hàng từ khâu chốt đơn

Tối ưu kho vận và chuẩn hóa quy trình đóng gói

Sắp xếp hàng hóa khoa học để giảm nhầm lẫn: Khi hàng được phân loại theo SKU, màu sắc, phiên bản và đặt ở vị trí dễ tìm, nhân viên sẽ pick hàng nhanh và chính xác hơn.
Chuẩn hóa quy trình đóng gói để bảo vệ hàng khi giao xa: Shop cần tuân thủ đầy đủ các bước trong quy trình lưu kho hàng hóa, bao gồm kiểm hàng – đóng gói – niêm phong – quét mã. Việc sử dụng túi khí, mút xốp hoặc hộp chuyên dụng giúp hạn chế hư hỏng khi giao đường dài.
Kiểm tra chất lượng trước khi xuất kho: Trước khi đóng gói, bạn nên kiểm tra tình trạng sản phẩm, phụ kiện và quà tặng kèm. Việc lưu lại hình ảnh trước khi gửi cũng giúp shop dễ dàng xử lý khiếu nại nếu có sự cố xảy ra.

giam ty le hoan khi ban hang lien tinh cho shop online congngheaz 1 — Người gửi cần cẩn trọng trong việc đóng gói hàng hóa khi gửi hàng liên tỉnh

Lựa chọn đối tác giao hàng có tỷ lệ giao thành công cao

Đơn liên tỉnh thường đi qua nhiều chặng hơn nên lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp là yếu tố then chốt.

So sánh SLA, tỷ lệ giao thành công và thời gian giao trung bình: Shop nên theo dõi dữ liệu từ các đơn vị vận chuyển để chọn đối tác có hiệu suất ổn định nhất.
Ưu tiên dịch vụ giao nhanh hoặc giao thẳng liên tỉnh: Khi hàng giảm số lần trung chuyển, nguy cơ thất lạc hoặc lâu giao sẽ giảm đáng kể.
Chọn đúng đơn vị có kinh nghiệm giao hàng Bắc – Nam: Đối với các tuyến dài, shop nên hợp tác với các đơn vị vận chuyển hàng hóa bắc nam uy tín, có khả năng theo dõi lộ trình rõ ràng, hỗ trợ đổi tuyến và xử lý sự cố nhanh. Việc này giúp nâng cao tỷ lệ giao thành công và giảm chi phí hoàn hàng.

giam ty le hoan khi ban hang lien tinh cho shop online congngheaz 2 — Lựa chọn đối tác giao hàng có tỷ lệ giao thành công cao

Áp dụng chính sách “Cho xem hàng” và xử lý linh hoạt khi có sự cố

Linh hoạt cho khách kiểm tra sản phẩm khi nhận: Đối với các nhóm hàng dễ hiểu lầm về kích thước, màu sắc hoặc chất liệu, chính sách cho xem hàng giúp giảm tỷ lệ từ chối vì không đúng mong đợi.
Hỗ trợ đổi địa chỉ và điều chỉnh thời gian giao: Nhiều khách liên tỉnh bận rộn, khó nhận hàng trong giờ hành chính. Khi shop linh hoạt thay đổi theo yêu cầu, khả năng giao thành công sẽ tăng lên đáng kể.
Kịch bản xử lý khi shipper báo khách không nghe máy: Shop có thể gọi lại ngay qua nhiều kênh như Zalo, Messenger hoặc gửi SMS nhắc nhận hàng. Việc chủ động này giúp giảm đáng kể số đơn hoàn do “khách quên đơn”.

Theo dõi sát sao lộ trình đơn hàng

Kiểm tra trạng thái đơn định kỳ mỗi 12-24 giờ: Việc kiểm tra đều đặn giúp bạn phát hiện các đơn đứng kho, sai tuyến hoặc lưu kho quá lâu.
Chủ động liên hệ CSKH của đơn vị vận chuyển: Khi phát hiện đơn bất thường, shop cần yêu cầu điều phối lại tuyến hoặc chuyển kho gần hơn để tối ưu thời gian giao.
Thông báo cho khách ở các mốc quan trọng: Việc gửi thông báo khi đơn sắp giao, khi giao không thành hoặc khi có sự cố giúp khách chủ động hơn và giảm nguy cơ hoàn hàng.

Giảm tỷ lệ hoàn hàng liên tỉnh không chỉ giúp shop tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng doanh thu và duy trì uy tín lâu dài. Khi shop tối ưu tư vấn – kho vận – vận chuyển và theo dõi đơn hàng sát sao, hiệu quả vận hành sẽ cải thiện rõ rệt. Hãy bắt đầu áp dụng các bí quyết trên để nâng cao tỷ lệ giao thành công ngay hôm nay.