Hàm IF trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z cho người mới

Excel là một công cụ mạnh mẽ, được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực từ kinh doanh, giáo dục đến nghiên cứu khoa học. Để khai thác tối đa sức mạnh của Excel, việc nắm vững các hàm cơ bản là điều thiết yếu. Hàm IF là một trong những hàm quan trọng nhất, cho phép bạn thực hiện các phép tính logic và đưa ra kết quả khác nhau dựa trên điều kiện cụ thể.

Bài viết này trên Công Nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về hàm IF trong Excel từ cú pháp, cách sử dụng đến các ví dụ minh họa và mẹo hay, giúp bạn tự tin áp dụng hàm IF vào công việc hàng ngày.

Hàm IF trong Excel là gì?

Hàm IF là một hàm logic cho phép bạn so sánh một giá trị với một điều kiện nhất định. Nếu điều kiện đúng, hàm sẽ trả về một giá trị; nếu điều kiện sai, hàm sẽ trả về một giá trị khác. Nói cách khác, hàm IF giúp bạn kiểm tra xem một điều kiện có được đáp ứng hay không, và sau đó thực hiện hành động tương ứng.

Cú pháp của hàm IF khá đơn giản:

=IF(logical_test, value_if_true,)

Trong đó:

• logical_test: Điều kiện bạn muốn kiểm tra (ví dụ: A1>10).
• value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
• value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai (đối số này là tùy chọn).

Ví dụ: =IF(A1>10,"Đạt","Không đạt"). Công thức này kiểm tra xem giá trị trong ô A1 có lớn hơn 10 hay không. Nếu lớn hơn 10, kết quả trả về là “Đạt”; ngược lại, kết quả trả về là “Không đạt”.

Các bài viết liên quan:

• Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu
• Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z
• Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết
• Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z
• 5+ Cách Xuống Dòng Trong Excel Đơn Giản & Nhanh Chóng Nhất
• Cách Tính Tổng Các Mã Giống Nhau Trong Excel Đơn Giản [2025]
• 7 Cách Khóa File Excel Không Cho Chỉnh Sửa Đơn Giản Nhất 2025
• 3+ Cách Đặt Mật Khẩu Cho File Excel Siêu Đơn Giản 2025

Cách dùng hàm if trong Excel chi tiết cho người mới

Cách 1: So sánh giá trị số

Hàm IF thường được sử dụng để so sánh các giá trị số. Ví dụ, bạn có thể dùng hàm IF để kiểm tra xem doanh số bán hàng của một nhân viên có đạt chỉ tiêu hay không.

Để tính toán cột “Kết quả”, bạn có thể sử dụng công thức sau: =IF(B2>=C2,"Đạt","Không đạt")

Trong đó:

• B2 là ô chứa doanh số bán hàng.
• C2 là ô chứa chỉ tiêu.

Cách 2: So sánh giá trị văn bản

Hàm IF cũng có thể được sử dụng để so sánh các giá trị văn bản. Ví dụ, bạn có thể dùng hàm IF để phân loại sản phẩm theo nhóm.

Để tính toán cột “Nhóm”, bạn có thể sử dụng công thức sau: =IF(A2="Áo sơ mi","Quần áo",IF(A2="Quần jean","Quần áo","Điện tử"))

Cách 3: Kết hợp hàm IF với các hàm khác

Bạn có thể kết hợp hàm IF với các hàm khác trong Excel để tạo ra các công thức phức tạp hơn. Ví dụ, để tính tổng doanh số của các sản phẩm đạt chỉ tiêu, bạn có thể sử dụng hàm IF kết hợp với hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(B:B,">=10000000",B:B)

Trong công thức này, hàm SUMIF sẽ tính tổng các giá trị trong cột B (cột “Doanh số”) với điều kiện là giá trị đó lớn hơn hoặc bằng 10.000.000.

Cách 4: Sử dụng hàm if nhiều điều kiện trong excel

Hàm IF lồng nhau cho phép bạn kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc. Ví dụ, bạn muốn phân loại học sinh theo điểm số:

• Giỏi: Điểm >= 8.
• Khá: 5 <= Điểm < 8.
• Trung bình: Điểm > 5.

Bạn có thể sử dụng hàm IF lồng nhau như sau:

=IF(A2>=8,"Giỏi",IF(A2>=5,"Khá","Trung bình"))

Cách 5: Sử dụng hàm IF với các toán tử logic (AND, OR, NOT)

Kết hợp hàm IF với các toán tử logic AND, OR, NOT giúp bạn tạo ra các điều kiện phức tạp hơn. Ví dụ, để kiểm tra xem một nhân viên có đủ điều kiện thăng chức hay không (đủ tuổi, đủ thâm niên, đạt chỉ tiêu), bạn có thể sử dụng công thức sau:

=IF(AND(A2>=30,B2>=5,C2="Đạt"),"Đủ điều kiện","Không đủ điều kiện")

Trong đó:

• A2 là ô chứa tuổi của nhân viên.
• B2 là ô chứa thâm niên của nhân viên.
• C2 là ô chứa kết quả đánh giá (Đạt/Không đạt).

Cách 6: Sử dụng hàm IF với ngày tháng

Hàm IF cũng có thể được sử dụng để xử lý dữ liệu ngày tháng. Ví dụ, để tính số ngày còn lại đến hạn thanh toán, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=IF(A2>TODAY(),A2-TODAY(),"Quá hạn")

Trong đó:

• A2 là ô chứa ngày đến hạn.

Cách 7: Ứng dụng hàm IF trong thực tế

Hàm IF có thể được ứng dụng trong rất nhiều tình huống thực tế, chẳng hạn như:

• Xây dựng bảng chấm công tự động.
• Tính lương cho nhân viên dựa trên năng suất làm việc.
• Quản lý kho hàng, tự động cập nhật số lượng tồn kho.
• Phân tích dữ liệu bán hàng, xác định sản phẩm bán chạy.

Lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF Excel và cách khắc phục

Khi sử dụng hàm IF Excel, bạn có thể gặp một số lỗi sau:

• Lỗi #NAME?: Xảy ra khi bạn gõ sai tên hàm (IF) hoặc tên tham chiếu (ví dụ: A1). Hãy kiểm tra kỹ chính tả và cú pháp.
• Lỗi #VALUE!: Xảy ra khi kiểu dữ liệu không phù hợp với điều kiện hoặc giá trị trả về. Ví dụ, bạn không thể so sánh một số với một chuỗi văn bản.
• Lỗi cú pháp: Xảy ra khi thiếu dấu ngoặc, dấu phẩy, hoặc các ký tự khác trong công thức. Hãy kiểm tra kỹ cú pháp của hàm IF.
• Lỗi logic: Xảy ra khi điều kiện bạn đặt ra không chính xác, dẫn đến kết quả không mong muốn. Hãy xem xét lại logic của điều kiện.
• Lỗi tham chiếu vòng: Lỗi này xảy ra khi công thức IF tham chiếu đến chính ô chứa công thức đó. Ví dụ, nếu bạn nhập công thức =IF(A1>10,A1+1,A1-1) vào ô A1, Excel sẽ báo lỗi tham chiếu vòng. Để khắc phục, hãy thay đổi công thức để không tham chiếu đến ô chứa công thức.
• Kết quả không mong muốn: Kết quả không mong muốn có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, chẳng hạn như:
  • Điều kiện logic không chính xác.
  • Giá trị trả về không đúng.
  • Thứ tự các điều kiện trong hàm IF lồng nhau không hợp lý.

Để khắc phục, hãy kiểm tra kỹ từng phần của công thức và logic của bài toán.

Mẹo và thủ thuật dùng hàm IF trong Excel hiệu quả

• Sử dụng phím tắt:
  • F2: Chỉnh sửa công thức trong ô.
  • Ctrl + Enter: Nhập công thức vào nhiều ô cùng lúc.
  • Tab: Di chuyển đến đối số tiếp theo trong hàm.
• Sử dụng tính năng AutoFill: Tính năng AutoFill giúp bạn nhanh chóng sao chép công thức đến các ô khác.
• Sử dụng Conditional Formatting: Conditional Formatting cho phép bạn định dạng các ô dựa trên điều kiện. Ví dụ, bạn có thể tô màu đỏ cho các ô có giá trị nhỏ hơn 0.
• Kết hợp hàm IF với các công cụ khác trong Excel: Hàm IF có thể được kết hợp với các công cụ khác trong Excel như Data Validation, Goal Seek, Solver để giải quyết các bài toán phức tạp.
• Kết hợp với các hàm logic khác: Sử dụng hàm AND, hàm OR để tạo ra các điều kiện phức tạp hơn.
• Xử lý lỗi: Sử dụng hàm IFERROR để xử lý các lỗi có thể xảy ra trong công thức, giúp bảng tính của bạn hoạt động ổn định hơn.
• Tham chiếu tuyệt đối và tương đối: Sử dụng ký hiệu $ để cố định hàng hoặc cột trong tham chiếu, giúp bạn sao chép công thức một cách chính xác.
• Hạn chế lồng quá nhiều hàm IF: Nếu bạn cần xử lý nhiều điều kiện, hãy cân nhắc sử dụng hàm IFS (có sẵn trong các phiên bản Excel mới hơn) hoặc tra cứu bảng để đơn giản hóa công thức.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hàm IF khác gì với hàm IFS?

Hàm IFS cho phép bạn kiểm tra nhiều điều kiện và trả về giá trị tương ứng với điều kiện đầu tiên đúng. Hàm IF chỉ kiểm tra một điều kiện.

2. Làm thế nào để sử dụng hàm if nhiều điều kiện trong Excel?

Bạn có thể sử dụng hàm IF lồng nhau hoặc hàm IFS để kiểm tra nhiều điều kiện hoặc kết hợp hàm IF với các hàm logic khác như AND, OR.

3. Có thể lồng bao nhiêu hàm IF trong Excel?

Trong Excel 2016 trở về sau, bạn có thể lồng tối đa 64 hàm IF.

4. Khi nào nên sử dụng hàm IF lồng nhau?

Khi bạn cần kiểm tra nhiều điều kiện theo thứ tự ưu tiên. Hàm IF lồng nhau sẽ kiểm tra từng điều kiện cho đến khi tìm thấy điều kiện đúng.

Kết luận

Hàm IF là một công cụ mạnh mẽ trong Excel, giúp bạn kiểm tra điều kiện và đưa ra quyết định một cách linh hoạt. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF và áp dụng nó vào công việc của mình. Hãy tiếp tục khám phá và thực hành để nâng cao kỹ năng Excel của bạn cùng Công Nghệ AZ!