Hàm IF trong Excel là gì? Cú pháp, cách dùng và ví dụ chi tiết 2025

Hàm IF trong Excel đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý dữ liệu và đưa ra quyết định dựa trên điều kiện nhất định. Đây là công cụ không thể thiếu cho những ai thường xuyên làm việc với bảng tính, báo cáo hoặc phân tích số liệu.

Trong bài viết này, Công Nghệ AZ sẽ giúp bạn hiểu rõ hàm IF từ khái niệm, cú pháp, cách sử dụng đến các ví dụ chi tiết năm 2025 để ứng dụng ngay vào thực tế. Hãy bắt đầu ngay bây giờ để biến Excel thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn.

Hàm IF trong Excel là gì?

Hàm IF trong Excel là một trong những hàm logic quan trọng nhất, được dùng để kiểm tra điều kiện và đưa ra kết quả tương ứng. Khi bạn đặt ra một điều kiện cụ thể, Excel sẽ thực hiện kiểm tra. Nếu điều kiện đúng, hàm IF trả về một giá trị; nếu điều kiện sai, nó sẽ trả về một giá trị khác.

Nói cách khác, hàm IF giúp bạn tự động hóa quá trình phân loại dữ liệu. Thay vì kiểm tra thủ công từng ô, bạn chỉ cần một công thức duy nhất để Excel tự động trả lời câu hỏi: điều kiện này đúng hay sai, và kết quả là gì.

Ví dụ: Bạn có một danh sách điểm thi của học sinh. Thay vì phải ngồi so sánh từng điểm số để xếp loại, bạn có thể dùng hàm IF để xác định ngay kết quả “Đạt” hoặc “Không đạt”. Nhờ vậy, việc xử lý dữ liệu trở nên nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Hàm IF cũng là nền tảng cho nhiều công thức phức tạp hơn trong Excel. Nó có thể kết hợp với các hàm logic khác như AND, OR hoặc sử dụng dưới dạng hàm IF lồng nhau để xử lý nhiều điều kiện cùng lúc. Chính vì vậy, việc hiểu và thành thạo hàm IF là bước đi quan trọng giúp bạn khai thác tối đa sức mạnh của Excel trong công việc hàng ngày.

Cú pháp hàm IF trong Excel là gì?

Hàm IF có cấu trúc như sau:

=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Trong đó:

• logical_test: Điều kiện logic mà bạn muốn kiểm tra, ví dụ như A1 > 10 hoặc B2 = “Đạt”.
• value_if_true: Giá trị mà Excel sẽ trả về nếu điều kiện logic đúng.
• value_if_false: Giá trị mà Excel sẽ trả về nếu điều kiện logic sai.

Ví dụ: Công thức: =IF(A1>=50,”Đạt”,”Không đạt”)

Công thức này kiểm tra xem giá trị trong ô A1 có lớn hơn hoặc bằng 50 hay không. Nếu điều kiện đúng, Excel trả về kết quả “Đạt”. Nếu điều kiện sai, Excel trả về “Không đạt”.

Lưu ý: Trong hàm IF, bạn có thể sử dụng nhiều loại điều kiện khác nhau như so sánh số, so sánh văn bản hoặc so sánh ngày tháng. Ngoài ra, nếu bỏ trống đối số value_if_false, Excel sẽ trả về giá trị rỗng thay vì hiển thị nội dung khác.

Hàm IF còn có thể lồng ghép nhiều lần để kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc. Đây được gọi là hàm IF lồng nhau và sẽ được giải thích kỹ hơn trong phần ví dụ nâng cao.

Các bài viết liên quan:

• Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu
• Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z
• Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết
• Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z
• 5+ Cách Xuống Dòng Trong Excel Đơn Giản & Nhanh Chóng Nhất
• Cách Tính Tổng Các Mã Giống Nhau Trong Excel Đơn Giản [2025]
• 7 Cách Khóa File Excel Không Cho Chỉnh Sửa Đơn Giản Nhất 2025
• 3+ Cách Đặt Mật Khẩu Cho File Excel Siêu Đơn Giản 2025

Cách dùng hàm IF trong Excel chi tiết cho người mới

So sánh giá trị số

Hàm IF thường dùng để so sánh các giá trị số và trả về kết quả theo yêu cầu.

Ví dụ: để kiểm tra doanh số có đạt chỉ tiêu hay không, dùng công thức sau:

=IF(B2>=C2,”Đạt”,”Không đạt”)

Công thức trên so sánh ô B2 với ô C2; nếu lớn hơn hoặc bằng, trả về chữ “Đạt”.

Lưu ý: Khi sao chép công thức xuống dưới, hãy chú ý dùng tham chiếu tuyệt đối nếu cần khóa chỉ tiêu.

So sánh giá trị văn bản

IF có thể so sánh chuỗi văn bản, nhưng Excel mặc định không phân biệt hoa thường khi so sánh. Ví dụ: phân nhóm sản phẩm, công thức mẫu:

=IF(A2=”Áo sơ mi”,”Quần áo”,”Khác”)

Lưu ý: Chuỗi văn bản phải đặt trong dấu ngoặc kép. Nếu ô chứa khoảng trắng thừa, dùng TRIM trước khi so sánh.

Xem thêm: Hàm TRIM trong Excel

Kiểm tra ô trống hoặc dữ liệu thiếu

Bạn có thể dùng IF để phát hiện ô chưa nhập dữ liệu và thông báo cho người dùng.

Ví dụ: Kiểm tra ô A2 trống hay không

=IF(A2=””,”Chưa nhập”,”Đã nhập”)

Cách này hữu ích để làm báo cáo nhanh hoặc kiểm tra dữ liệu biểu mẫu trước khi xử lý tiếp.

Hàm IF lồng nhau (Nested IF)

Khi cần nhiều mốc phân loại, bạn có thể lồng nhiều IF với nhau theo thứ tự ưu tiên.

Ví dụ xếp loại học lực:

=IF(A2>=8,”Giỏi”,IF(A2>=5,”Khá”,”Trung bình”))

Lưu ý: Sắp xếp điều kiện từ mức cao xuống thấp giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo kết quả chính xác.

IF kết hợp AND và OR

Để kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc, kết hợp IF với AND hoặc OR rất hiệu quả.

Ví dụ nhân viên đủ điều kiện thăng chức khi đủ tuổi và đạt chỉ tiêu:

Dùng OR nếu chỉ cần một trong các điều kiện đúng, và dùng NOT để đảo điều kiện khi cần.

Xem thêm:

• Hàm AND trong Excel
• Hàm OR trong Excel

IF với dữ liệu ngày tháng

So sánh ngày trong Excel dùng cùng cú pháp, vì Excel lưu ngày dưới dạng số.

Ví dụ kiểm tra hạn thanh toán:

Kết quả trả về số ngày còn lại nếu chưa đến hạn hoặc chuỗi thông báo nếu đã quá hạn.

Xem thêm: Hàm TODAY trong Excel

IF kết hợp hàm khác (VLOOKUP, ISNA, SUMIF…)

IF rất thường được dùng với các hàm tra cứu hoặc tính tổng để xử lý lỗi và điều kiện.

Ví dụ kiểm tra VLOOKUP trả về lỗi hay không:

Hoặc dùng IF để phân nhánh công thức tính hoa hồng khi đạt mốc doanh số:

Xem thêm: Hàm VLOOKUP trong Excel

Các lỗi về hàm IF thường gặp và cách khắc phục

Lỗi sai cú pháp

• Nguyên nhân: Quên dấu phẩy , (hoặc dấu chấm phẩy ; tùy phiên bản Excel) hoặc bỏ sót đối số trong công thức.
• Ví dụ sai: =IF(A2>5,”Đạt”). Công thức trên chỉ có 2 đối số, trong khi hàm IF yêu cầu ít nhất 3 đối số.
• Cách khắc phục: Bổ sung đủ các đối số: =IF(A2>5,”Đạt”,”Không đạt”)

Lỗi #NAME?

• Nguyên nhân:
  • Nhập sai tên hàm (ví dụ: viết “IFF” thay vì “IF”).
  • Sai chính tả khi nhập chuỗi văn bản (quên đặt trong dấu ngoặc kép ” “).
• Ví dụ sai: =IF(A2>5,Đạt,Không đạt)
• Cách khắc phục: Sửa lại công thức chuẩn: =IF(A2>5,”Đạt”,”Không đạt”)

Xem thêm: Lỗi Name trong Excel

Lỗi #VALUE!

• Nguyên nhân: Khi điều kiện so sánh giữa dữ liệu không tương thích, ví dụ so sánh chữ với số.
• Ví dụ sai: Nếu ô A2 chứa chữ “ABC”: =IF(A2>5,”Đúng”,”Sai”)
• Cách khắc phục: Đảm bảo dữ liệu trong điều kiện so sánh có cùng kiểu (số với số, chữ với chữ). Ví dụ, kiểm tra chữ: =IF(A2=”ABC”,”Đúng”,”Sai”)

Xem thêm: Lỗi VALUE trong Excel

Công thức IF quá phức tạp (nhiều IF lồng nhau)

• Nguyên nhân:
  • Khi lồng quá nhiều hàm IF để phân loại nhiều điều kiện, công thức dễ bị sai và khó kiểm soát.
  • Ví dụ: =IF(A2>=8,”Xuất sắc”,IF(A2>=6,”Khá”,IF(A2>=5,”Trung bình”,”Yếu”)))
• Cách khắc phục: Sử dụng các hàm thay thế hiện đại, dễ quản lý hơn như:
  • IFS (từ Excel 2016 trở lên): =IFS(A2>=8,”Xuất sắc”,A2>=6,”Khá”,A2>=5,”Trung bình”,TRUE,”Yếu”)
  • Hoặc kết hợp với VLOOKUP / SWITCH để quản lý dữ liệu gọn gàng hơn.

Lỗi do sử dụng nhầm dấu phân cách

• Nguyên nhân:
  • Trong Excel, tùy thiết lập vùng (Region), công thức có thể yêu cầu dấu phẩy ( , ) hoặc dấu chấm phẩy ( ; ) làm dấu ngăn cách.
  • Ví dụ: Ở một số máy, công thức =IF(A2>5,”Đạt”,”Không đạt”) báo lỗi vì yêu cầu ; .
• Cách khắc phục: Thay dấu phẩy bằng dấu chấm phẩy: =IF(A2>5;”Đạt”;”Không đạt”)

So sánh hàm IF và hàm IFS trong Excel

Tiêu chí	Hàm IF	Hàm IFS
Khái niệm	Hàm logic cho phép kiểm tra một điều kiện, nếu đúng thì trả về giá trị A, nếu sai thì trả về giá trị B.	Hàm logic cho phép kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc, trả về kết quả tương ứng với điều kiện đúng đầu tiên.
Cú pháp	=IF(điều_kiện, giá_trị_nếu_đúng, giá_trị_nếu_sai)	=IFS(điều_kiện1, giá_trị1, điều_kiện2, giá_trị2, …)
Số điều kiện hỗ trợ	Hỗ trợ 1 điều kiện trong một công thức. Muốn nhiều điều kiện → phải lồng nhiều IF.	Hỗ trợ nhiều điều kiện trong cùng một công thức, không cần lồng.
Độ phức tạp	Dễ gây rối và khó đọc khi có nhiều điều kiện (ví dụ: 4–5 điều kiện trở lên).	Công thức gọn gàng, dễ đọc và dễ bảo trì khi có nhiều điều kiện.
Phiên bản Excel hỗ trợ	Có mặt ở mọi phiên bản Excel (2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, Microsoft 365).	Chỉ có từ Excel 2016 trở lên (bao gồm Excel 2019 và Microsoft 365).
Ví dụ sử dụng	Chấm điểm học sinh: =IF(A2>=5,”Đạt”,”Không đạt”) Hoặc nhiều điều kiện: =IF(A2>=8,”Giỏi”,IF(A2>=6,”Khá”,”Trung bình”))	Chấm điểm học sinh với nhiều mức: =IFS(A2>=8,”Giỏi”, A2>=6,”Khá”, A2>=5,”Trung bình”, A2<5,”Yếu”)
Tính dễ hiểu	Dễ tiếp cận cho người mới vì chỉ có một điều kiện. Nhưng khó quản lý khi quá nhiều IF lồng nhau.	Tối ưu cho dữ liệu có nhiều cấp điều kiện, trực quan và dễ hiểu hơn.
Khi nào nên dùng?	– Khi chỉ có 1 hoặc 2 điều kiện. – Khi làm việc trên Excel cũ (<2016).	– Khi có nhiều điều kiện cần xét. – Khi dùng Excel 2016 trở lên và muốn công thức ngắn gọn.

Mẹo và thủ thuật dùng hàm IF trong Excel hiệu quả

Hàm IF là công cụ logic cực kỳ hữu ích trong Excel, nhưng để tận dụng tối đa sức mạnh của nó, bạn cần biết một số mẹo và thủ thuật dưới đây:

• Viết công thức ngắn gọn, dễ đọc: Khi có nhiều điều kiện, công thức IF dễ bị rối. Bạn nên xuống dòng (Alt + Enter) để dễ theo dõi hoặc chia nhỏ từng bước bằng các cột phụ trước khi gộp lại.
• Tránh lồng quá nhiều IF
  • Excel cho phép lồng nhiều IF, nhưng nếu vượt quá 5–6 điều kiện thì việc quản lý sẽ khó khăn. Trong trường hợp này, bạn nên:
  • Dùng IFS (Excel 2016 trở lên).
  • Hoặc thay bằng VLOOKUP, SWITCH, CHOOSE để công thức gọn hơn.
• Kiểm tra dữ liệu trước khi so sánh: IF thường báo lỗi khi bạn so sánh sai kiểu dữ liệu (ví dụ số với chữ). Vì vậy, hãy đảm bảo dữ liệu đầu vào đã đúng định dạng hoặc kết hợp thêm các hàm kiểm tra như ISNUMBER, ISTEXT.
•  Sử dụng văn bản thay vì số khô khan: Thay vì để IF trả về 1 hoặc 0, bạn có thể gắn nhãn văn bản như “Đạt”, “Không đạt”, “Xuất sắc”, giúp bảng tính dễ đọc và trực quan hơn.
• Kết hợp IF với các hàm logic khác
  • IF + AND: Khi bạn cần thỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện.
  • IF + OR: Khi chỉ cần một điều kiện đúng là đủ.
  • IF + ISERROR: Giúp xử lý khi công thức gặp lỗi, tránh hiển thị thông báo khó hiểu.
• Tận dụng công cụ kiểm tra công thức: Dùng Evaluate Formula trong tab Formulas để theo dõi từng bước tính toán, rất hữu ích khi bạn viết công thức IF phức tạp.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hàm IF trong Excel có giới hạn số lượng điều kiện không?

Có. Trong các phiên bản Excel cũ (2003, 2007, 2010, 2013), bạn có thể lồng tối đa 7 hàm IF. Từ Excel 2016 trở lên, con số này tăng lên 64. Tuy nhiên, việc lồng quá nhiều IF sẽ khiến công thức khó đọc và dễ sai sót. Trong trường hợp nhiều điều kiện, bạn nên dùng IFS, VLOOKUP, SWITCH hoặc CHOOSE để thay thế.

2. Hàm IF có phân biệt chữ hoa và chữ thường không?

Mặc định, hàm IF trong Excel không phân biệt chữ hoa – chữ thường khi so sánh văn bản.

Ví dụ: =IF(A1=”excel”,”Đúng”,”Sai”) → nếu A1 là “Excel” hoặc “EXCEL” thì kết quả vẫn là “Đúng”.

Nếu bạn muốn phân biệt, hãy kết hợp với hàm EXACT:

=IF(EXACT(A1,”excel”),”Đúng”,”Sai”)

3. Có thể kết hợp hàm IF với hàm VLOOKUP được không?

Có. Đây là cách rất phổ biến để xử lý dữ liệu tra cứu.

Ví dụ: Kiểm tra xem VLOOKUP có tìm thấy giá trị không:

=IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Sheet2!A:B,2,0)),”Không tìm thấy”,”Tìm thấy”)

Hoặc dùng IF để phân loại kết quả trả về từ VLOOKUP.

4. Làm thế nào để dùng hàm IF với ngày tháng?

Bạn hoàn toàn có thể so sánh ngày trong Excel bằng IF, vì ngày thực chất được lưu dưới dạng số.

Ví dụ: =IF(A2>TODAY(),”Chưa đến hạn”,”Quá hạn”)

Công thức này giúp kiểm tra hạn thanh toán so với ngày hiện tại.

5. Hàm IF trong Excel có thể trả về kết quả rỗng không?

Có. Nếu bạn muốn IF trả về ô trống thay vì hiển thị nội dung, chỉ cần để giá trị trả về là “”.

Ví dụ: =IF(A2>=50,”Đạt”,””) → Nếu A2 < 50, ô sẽ hiển thị trống thay vì “Không đạt”.

6. Khác biệt giữa hàm IF và hàm IFS là gì?

• IF: Chỉ xử lý một điều kiện trong một công thức. Nếu muốn nhiều điều kiện, phải lồng nhiều IF.
• IFS: Xử lý nhiều điều kiện trong cùng một công thức, giúp gọn gàng và dễ đọc hơn.

Nếu bạn chỉ có 1–2 điều kiện thì dùng IF, còn nhiều hơn thì dùng IFS (Excel 2016 trở lên).

7. Tại sao hàm IF của tôi bị lỗi #VALUE!?

Nguyên nhân thường do bạn so sánh dữ liệu không cùng kiểu. Ví dụ: so sánh chữ với số.

Ví dụ sai: =IF(A2>5,”Đúng”,”Sai”) khi A2 chứa chữ “ABC”.

Cách khắc phục: đảm bảo dữ liệu cùng loại, hoặc dùng ISNUMBER, ISTEXT để kiểm tra trước.

8. Tôi có thể dùng hàm IF để tính hoa hồng, thưởng theo mốc không?

Hoàn toàn có thể. Đây là ứng dụng phổ biến của IF.

Ví dụ: =IF(B2>=10000000,B20.1,B20.05)

Công thức này trả về hoa hồng 10% nếu doanh số ≥ 10 triệu, ngược lại là 5%.

Nếu có nhiều mức hoa hồng, bạn nên dùng IF lồng hoặc IFS.

9. Hàm IF có thể dùng để kiểm tra ô trống không?

Có. Bạn chỉ cần so sánh với “” (chuỗi rỗng). Ví dụ: =IF(A1=””,”Ô trống”,”Có dữ liệu”)

10. Hàm IF có thể thay thế được toàn bộ hàm logic khác trong Excel không?

Không. IF chỉ giải quyết tình huống điều kiện đúng/sai đơn giản. Trong trường hợp nhiều điều kiện phức tạp, bạn nên kết hợp với AND, OR, NOT hoặc dùng IFS, SWITCH, VLOOKUP để công thức rõ ràng và dễ quản lý hơn.

Kết luận

Hàm IF trong Excel là một trong những công cụ logic quan trọng nhất giúp bạn kiểm tra điều kiện và trả về kết quả nhanh chóng, chính xác. Từ những tình huống đơn giản như phân loại dữ liệu đạt hoặc không đạt cho đến các công thức phức tạp hơn kết hợp với AND, OR, VLOOKUP hay IFS, hàm IF đều phát huy hiệu quả và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc với bảng tính.

Để sử dụng hàm IF hiệu quả, bạn chỉ cần nắm vững cú pháp cơ bản, rèn luyện qua các ví dụ thực tế và dần dần áp dụng thêm các mẹo nâng cao. Khi đã thành thạo, bạn sẽ thấy Excel trở thành một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ xử lý dữ liệu, lập báo cáo và phân tích số liệu một cách chuyên nghiệp.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các hàm khác trong Excel cũng như những thủ thuật văn phòng hữu ích, hãy thường xuyên truy cập Công Nghệ AZ. Chúng tôi luôn cập nhật kiến thức mới nhất để giúp bạn làm việc nhanh hơn, chính xác hơn và tự tin hơn trong mọi tình huống.