[Mẫu] 10+ Bảng Chấm Công Excel Đơn Giản & Hiệu Quả Nhất 2025

Quản lý nhân sự hiệu quả luôn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của mọi doanh nghiệp. Trong đó, chấm công chính xác là nền tảng để đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong việc trả lương và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. Công Nghệ AZ nhận thấy nhiều bạn đọc đang tìm kiếm giải pháp chấm công đơn giản, dễ sử dụng mà không tốn kém chi phí. Vậy thì bảng chấm công excel chính là “cứu tinh” dành cho bạn!

Bảng chấm công excel là công cụ quen thuộc với dân văn phòng, kế toán, giúp ghi chép và tổng hợp thông tin ngày công, giờ làm việc, các loại nghỉ phép của nhân viên một cách khoa học. So với cách chấm công thủ công bằng giấy tờ, bảng chấm công excel vượt trội hơn hẳn nhờ khả năng tự động tính toán, tổng hợp số liệu chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh, in ấn, lưu trữ và chia sẻ file excel với đồng nghiệp.

Trong bài viết này, Công Nghệ AZ sẽ “bật mí” cho bạn cách tạo bảng chấm công excel đơn giản mà hiệu quả, kèm theo 10+ mẫu bảng chấm công miễn phí, đa dạng, phù hợp với mọi nhu cầu. Đừng bỏ lỡ nhé!

Bảng chấm công Excel là gì?

Bảng chấm công excel là một file excel được thiết kế để theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Bảng chấm công này thường bao gồm các thông tin cơ bản như: họ tên nhân viên, mã nhân viên, phòng ban, ngày tháng, số giờ làm việc, các loại nghỉ phép (nghỉ ốm, nghỉ phép năm, nghỉ không lương,…), giờ tăng ca…

Ưu điểm khi sử dụng bảng chấm công Excel:

• Dễ dàng tạo lập và sử dụng: Bạn chỉ cần có kiến thức cơ bản về Excel là có thể tạo bảng chấm công cho riêng mình.
• Linh hoạt và tùy biến: Bạn có thể dễ dàng thêm bớt cột, thay đổi ký hiệu, định dạng, thêm công thức tính toán,… để phù hợp với nhu cầu.
• Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm phổ biến, có sẵn trên hầu hết các máy tính, bạn không cần phải đầu tư thêm chi phí cho phần mềm chấm công chuyên dụng.
• Tự động hóa: Sử dụng các hàm và công thức trong Excel giúp tự động tính toán các số liệu, giảm thiểu sai sót.

Nhược điểm của việc sử dụng bảng chấm công Excel:

• Bảo mật dữ liệu: File excel có thể dễ dàng bị sao chép, chỉnh sửa trái phép nếu không được bảo vệ cẩn thận.
• Khó quản lý khi số lượng nhân viên lớn: Khi số lượng nhân viên tăng lên, việc quản lý và cập nhật dữ liệu trên bảng chấm công excel sẽ trở nên phức tạp và mất thời gian.
• Thiếu các tính năng nâng cao: Excel không có các tính năng chấm công hiện đại như: chấm công bằng vân tay, khuôn mặt, GPS, tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự,…

Các loại bảng chấm công Excel:

• Bảng chấm công theo ngày: Theo dõi giờ vào, giờ ra mỗi ngày.
• Bảng chấm công theo giờ: Theo dõi số giờ làm việc thực tế.
• Bảng chấm công theo ca: Theo dõi công cho nhân viên làm việc theo ca kíp.
• Bảng chấm công theo tuần: Theo dõi và tổng hợp công theo tuần.
• Bảng chấm công theo tháng: Theo dõi công, nghỉ, phép… trong tháng.

Các bài viết liên quan:

• Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu
• Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z
• Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết
• Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z
• Hàm PROPER Trong Excel: Cách Viết Hoa Chữ Cái Đầu Mỗi Từ 2025
• Hàm POWER trong Excel: Công Thức, Cách Dùng & 5 Ví Dụ [2025]
• 7+ Cách Sửa Lỗi N A Trong Excel Nhanh Chóng & Đơn Giản 2025
• Chuyển File CSV sang Excel: 5 Cách Đơn Giản Cho Người Mới

Hướng dẫn tạo bảng chấm công Excel

Để tạo bảng chấm công excel đơn giản và hiệu quả, Công Nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước sau:

Bước 1: Tạo sheet Danh sách nhân viên

• Tạo một sheet mới trong file excel và đặt tên là “Danh sách nhân viên”.
• Nhập đầy đủ thông tin của từng nhân viên vào các cột tương ứng:
  • STT
  • Mã nhân viên
  • Họ và tên
  • Phòng ban
  • Chức vụ
  • Ngày sinh
  • … (Các thông tin khác tùy theo nhu cầu)

Lưu ý: Định dạng cột “Ngày sinh” theo kiểu ngày/tháng/năm để thuận tiện cho việc sử dụng hàm và công thức sau này.

Xem thêm: Cách Định Dạng Ngày Tháng Năm trong Excel Đơn Giản 2025

Bước 2: Tạo sheet Tháng mẫu

• Tạo một sheet mới và đặt tên là “Tháng mẫu”. Sheet này sẽ là mẫu bảng chấm công cho các tháng trong năm.
• Thiết lập tiêu đề cho bảng chấm công, ví dụ: “Bảng chấm công Tháng 1 Năm 2025 – Phòng Kinh doanh“.
• Tạo khung bảng với các cột sau:
  • STT
  • Mã nhân viên
  • Họ và tên
  • Các ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày)
  • Công (Ngày công thực tế, Nửa ngày công, Nghỉ có lương, Nghỉ không lương, Ốm đau, thai sản)
  • Ghi chú

Bước 3: Tạo ngày tháng trong bảng chấm công

• Tại ô đầu tiên của cột ngày tháng (ví dụ ô E9), nhập hàm =DATE(năm,tháng,1) để tự động tạo ngày đầu tiên của tháng. Ví dụ: =DATE(2025,1,1)
• Nhấn chuột phải vào ô E9, chọn “Format Cells”, chọn “Custom” và nhập “dd” vào ô “Type” để hiển thị ngày tháng dưới dạng số.
• Tại ô F9, nhập công thức =E9+1 để tạo ngày tiếp theo. Sao chép công thức này sang các ô còn lại cho đến ngày 31.

Xem thêm: Hàm DATE trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z (có ví dụ)

Bước 4: Điều chỉnh cho những tháng không có 31 ngày

Đối với những tháng không có 31 ngày (tháng 2, 4, 6, 9, 11), bạn có thể ẩn hoặc xóa các cột ngày thừa.

Lưu ý: Nếu ẩn cột, bạn cần kiểm tra lại các công thức tính toán để đảm bảo kết quả chính xác.

Bước 5: Tự động đổi màu cho ngày Chủ nhật

• Bôi đen toàn bộ các ô chứa ngày tháng.
• Vào “Conditional Formatting” trong thẻ Home, chọn “New Rule“, chọn “Use a formula to determine which cells to format“.
• Nhập công thức =WEEKDAY(E9)=1 vào ô “Format values where this formula is true“.
• Chọn định dạng màu đỏ cho ngày Chủ nhật (hoặc màu sắc khác tùy theo sở thích).

Bước 6: Thiết lập ký hiệu chấm công

• Xác định các ký hiệu để ghi nhận các trạng thái làm việc của nhân viên. Ví dụ:
  • X: Ngày công thực tế
  • V: Nửa ngày công
  • P: Nghỉ có lương
  • K: Nghỉ không lương
  • O: Ốm đau, thai sản
• Lưu ý: Các ký hiệu phải rõ ràng, dễ phân biệt và không trùng lặp.

Bước 7: Đặt hàm, công thức để tạo bảng chấm công

• Sử dụng hàm COUNTIF trong Excel để tính tổng số ngày công, ngày nghỉ của từng nhân viên.
  • Ví dụ: Tại ô AI11 (tổng số ngày công thực tế), nhập công thức =COUNTIF(E11:AI11,"X").
  • Tương tự, bạn có thể áp dụng công thức này cho các cột khác (Nửa ngày công, Nghỉ có lương,…) bằng cách thay đổi ký hiệu tương ứng.
• Hàm SUM trong Excel: Tính tổng số giờ làm việc, số ngày công…
  • Ví dụ: =SUM(E11:AI11) để tính tổng số giờ làm việc trong tháng của nhân viên ở hàng 11.
• Hàm IF trong Excel: Tính lương theo điều kiện.
  • Ví dụ: =IF(AJ11>=26,10000000,8000000) để tính lương theo số ngày công.
• Hàm VLOOKUP trong Excel: Tra cứu thông tin từ bảng khác.
  • Ví dụ: =VLOOKUP(B11,'Danh sách nhân viên'!B:C,2,FALSE) để lấy lương cơ bản của nhân viên từ sheet “Danh sách nhân viên”.
• Sao chép công thức xuống các ô còn lại để tính toán cho các nhân viên khác.

10+ Mẫu bảng chấm công Excel miễn phí (chứa từ khóa phụ)

Công Nghệ AZ xin gửi đến bạn 10+ mẫu bảng chấm công excel miễn phí, đa dạng, phù hợp với nhiều nhu cầu:

• Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200
• Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133
• Mẫu bảng chấm công excel theo giờ
• Mẫu bảng chấm công excel theo ngày
• Mẫu bảng chấm công excel theo tuần
• Mẫu bảng chấm công excel theo tháng
• Mẫu bảng chấm công excel theo dõi nghỉ phép
• Mẫu chấm công cho sự kiện/họp hành
• Mẫu bảng chấm công theo ca
• …

Lưu ý: Bạn có thể tải về và tùy chỉnh các mẫu này để phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty mình.

Mẹo hay tối ưu hóa bảng chấm công Excel

• Tùy chỉnh mẫu: Bạn có thể thêm/bớt cột, thay đổi ký hiệu, thêm tính năng tự động,… để mẫu bảng chấm công excel phù hợp hơn với nhu cầu.
• Sử dụng các hàm nâng cao: Kết hợp các hàm SUM, IF, VLOOKUP,… để tính toán lương, thưởng, phụ cấp chính xác và tự động.
• Kết hợp với các công cụ khác: Bạn có thể kết hợp bảng chấm công excel với Google Sheets để chia sẻ và làm việc nhóm hiệu quả hơn.
• Bảo mật dữ liệu: Đặt mật khẩu cho file excel, phân quyền truy cập, sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát hoặc chỉnh sửa trái phép.
• Tuân thủ luật lao động: Đảm bảo việc chấm công và tính lương tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Tôi có thể tải mẫu bảng chấm công Excel ở đâu?

Công Nghệ AZ cung cấp nhiều mẫu bảng chấm công Excel miễn phí, bạn có thể tải về tại.

2. Làm sao để tính lương tự động trong bảng chấm công Excel?

Sử dụng các hàm, công thức Excel để tính lương tự động. Ví dụ, sử dụng hàm IF để tính lương theo điều kiện, hàm SUM để tính tổng lương, hàm VLOOKUP để tra cứu lương cơ bản…

3. Tôi có cần sử dụng phần mềm chấm công chuyên dụng không?

Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, nhu cầu chấm công phức tạp, bạn nên sử dụng phần mềm chấm công chuyên dụng. Tuy nhiên, với doanh nghiệp nhỏ, bảng chấm công Excel là giải pháp đơn giản, hiệu quả.

4. Làm thế nào để bảo vệ bảng chấm công Excel khỏi bị chỉnh sửa trái phép?

Bạn có thể đặt mật khẩu cho file excel bằng cách vào “File” -> “Info” -> “Protect Workbook” -> “Encrypt with Password”.

Kết luận

Bảng chấm công Excel là công cụ hữu ích, giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. Công Nghệ AZ hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích về bảng chấm công Excel. Hãy truy cập Công Nghệ AZ để tải ngay mẫu bảng chấm công Excel miễn phí và khám phá thêm nhiều kiến thức công nghệ hữu ích khác!