Hàm SUBSTITUTE trong Excel là gì? Cú pháp, cách dùng & ví dụ chi tiết

Trong quá trình làm việc với Microsoft Excel, chắc hẳn bạn đã gặp trường hợp cần thay thế văn bản hàng loạt trong bảng dữ liệu. Nếu thao tác thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ sai sót, thì hàm SUBSTITUTE trong Excel chính là công cụ mạnh mẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng. Đây là một trong những hàm văn bản quan trọng giúp bạn làm sạch dữ liệu, chuẩn hóa chuỗi văn bản và tối ưu quy trình làm việc.

Hãy cùng Công Nghệ AZ tìm hiểu chi tiết cú pháp, cách sử dụng hàm SUBSTITUTE và các ví dụ thực tế ngay trong bài viết này.

Hàm SUBSTITUTE trong Excel là gì?

Hàm SUBSTITUTE trong Excel là một hàm thuộc nhóm hàm xử lý văn bản, cho phép bạn thay thế một chuỗi ký tự cũ bằng một chuỗi ký tự mới trong một đoạn văn bản nhất định. Điều này giúp bạn nhanh chóng làm sạch dữ liệu, chuẩn hóa nội dung và tự động hóa công việc thay vì phải chỉnh sửa thủ công từng ô.

Nói một cách dễ hiểu, SUBSTITUTE hoạt động gần giống công cụ “Tìm và Thay thế” (Find and Replace) trong Microsoft Word nhưng ưu việt hơn ở chỗ nó có thể thực hiện ngay trong công thức Excel. Ngoài ra, bạn còn có thể kết hợp hàm này cùng nhiều hàm khác để xử lý dữ liệu một cách linh hoạt và mạnh mẽ hơn.

Điểm đặc biệt khiến SUBSTITUTE nổi bật là khả năng kiểm soát chính xác lần xuất hiện của ký tự hoặc từ cần thay thế thông qua đối số instance_num. Điều này nghĩa là bạn có thể thay thế một lần xuất hiện cụ thể mà không làm thay đổi toàn bộ văn bản, giúp tăng độ chính xác trong các tình huống xử lý dữ liệu phức tạp.

Cú pháp hàm SUBSTITUTE

Cú pháp chuẩn của hàm SUBSTITUTE trong Excel như sau:

=SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản gốc chứa ký tự hoặc từ cần thay thế.
• old_text: Văn bản cũ cần thay thế.
• new_text: Văn bản mới sẽ thay thế cho old_text.
• instance_num (tùy chọn): Xác định lần xuất hiện của old_text mà bạn muốn thay thế. Nếu bỏ qua, tất cả sẽ được thay thế.

Ví dụ: Để thay thế từ “Excel” bằng từ “Google Sheets” trong chuỗi “Học Excel tại Công Nghệ AZ”, bạn sử dụng công thức sau:

=SUBSTITUTE(“Học Excel tại Công Nghệ AZ”, “Excel”, “Google Sheets”)

Kết quả trả về sẽ là: “Học Google Sheets tại Công Nghệ AZ”.

Các bài viết liên quan:

• Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu
• Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z
• Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết
• Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z
• Hàm DAY Trong Excel: Cách Trích Xuất Ngày Từ Ngày Tháng Nhanh Nhất
• Hàm COUNTA Trong Excel: Cách Đếm Ô Không Trống Nhanh Nhất 2025
• Hàm SQRT Trong Excel: 5 Bước Tính Căn Bậc Hai Nhanh Chóng
• Hàm CHOOSE trong Excel: Ví dụ & Cách Dùng Chi Tiết Nhất 2025

Cách sử dụng hàm SUBSTITUTE

Để sử dụng hàm SUBSTITUTE, bạn chỉ cần làm theo 3 bước đơn giản sau:

• Bước 1: Mở file Excel và chọn ô cần hiển thị kết quả.
• Bước 2: Nhập cú pháp hàm SUBSTITUTE vào thanh công thức.
  • Chọn chuỗi văn bản chứa nội dung cần thay thế (text). Bạn có thể nhập trực tiếp chuỗi văn bản vào công thức hoặc chọn ô chứa chuỗi văn bản đó.
  • Xác định văn bản cũ cần thay thế (old_text).
  • Nhập văn bản mới để thay thế (new_text).
  • (Tùy chọn) Chỉ định số lần xuất hiện của old_text cần thay thế (instance_num).
• Bước 3: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

7 Ví dụ & Công thức hàm SUBSTITUTE

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm SUBSTITUTE, hãy cùng xem qua 7 ví dụ minh họa sau:

Ví dụ 1: Thay thế tất cả các ký tự “a” bằng “o” trong chuỗi “banana”.

=SUBSTITUTE(“banana”, “a”, “o”)

Kết quả: bonono

Ví dụ 2: Thay thế cụm từ “apple” bằng “orange” trong chuỗi “I like to eat apple”.

=SUBSTITUTE(“I like to eat apple”, “apple”, “orange”)

Kết quả: I like to eat orange

Ví dụ 3: Xóa tất cả dấu cách thừa trong chuỗi ” This is a sentence “.

=SUBSTITUTE(” This is a sentence “, ” “, ” “)

Kết quả: This is a sentence

Ví dụ 4: Thay thế lần xuất hiện đầu tiên của “1” bằng “2” trong chuỗi “Quý 1, 2008”.

=SUBSTITUTE(“Quý 1, 2008”, “1”, “2”, 1)

Kết quả: Quý 2, 2008

Ví dụ 5: Thay thế ký tự thứ hai xuất hiện trong chuỗi văn bản. Giả sử ô A1 chứa chuỗi “abcabcabc”, ta muốn thay thế ký tự “b” thứ hai bằng ký tự “x”.

=SUBSTITUTE(A1, “b”, “x”, 2)

Kết quả: abxcabc

Ví dụ 6: Sử dụng kết hợp với hàm RIGHT trong Excel và hàm TRIM trong Excel để trích xuất thành phố từ một địa chỉ đầy đủ. Giả sử ô A1 chứa địa chỉ “Số 123, đường ABC, quận XYZ, thành phố Hà Nội”.

=TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(A1, “,”, REPT(” “, 255)), 255))

Kết quả: thành phố Hà Nội

Ví dụ 7: Sử dụng hàm SUBSTITUTE lồng nhau để thay thế nhiều chuỗi ký tự cùng lúc. Giả sử ô A1 chứa chuỗi “Tôi thích ăn táo và chuối.”, ta muốn thay thế “táo” bằng “dưa hấu” và “chuối” bằng “nho”.

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1, “táo”, “dưa hấu”), “chuối”, “nho”)

Kết quả: Tôi thích ăn dưa hấu và nho.

Lưu ý khi sử dụng hàm SUBSTITUTE

• Phân biệt chữ hoa chữ thường: Hàm SUBSTITUTE trong Excel phân biệt chữ hoa và chữ thường. Nếu bạn muốn thay thế không phân biệt chữ hoa chữ thường, hãy sử dụng hàm UPPER hoặc LOWER để chuyển đổi text, old_text, và new_text về cùng một dạng trước khi sử dụng.
• Không thể thay thế các ký tự đại diện: Hàm SUBSTITUTE không thể thay thế các ký tự đại diện như ?, *, hoặc ~. Nếu bạn muốn thay thế các ký tự này, hãy sử dụng hàm REPLACE hoặc hàm REPT.
• Xử lý lỗi #VALUE!: Hàm SUBSTITUTE có thể trả về lỗi #VALUE! trong Excel nếu text, old_text, hoặc new_text không phải là chuỗi văn bản hoặc nếu instance_num không phải là số nguyên dương. Để xử lý lỗi này, bạn có thể kiểm tra kỹ các đối số của hàm hoặc sử dụng hàm IFERROR để trả về một giá trị thay thế khi có lỗi xảy ra.
• Kết hợp với các hàm khác: Hàm SUBSTITUTE có thể kết hợp với nhiều hàm khác để thực hiện các thao tác xử lý văn bản phức tạp hơn. Ví dụ, kết hợp với hàm LEN để đếm số lần xuất hiện của một ký tự, kết hợp với hàm FIND để xác định vị trí của một ký tự, kết hợp với hàm MID, LEFT, RIGHT để trích xuất một phần của chuỗi văn bản,…

Xem thêm:

• Hàm LEN Trong Excel: 7 Cách Sử Dụng & Ví Dụ Chi Tiết
• Hàm FIND trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Người Mới 2025
• Hàm MID trong Excel: Hướng dẫn chi tiết với 7 ví dụ thực tế 2025
• Hàm RIGHT trong Excel: 5 Bước Sử Dụng & Ví Dụ Minh Họa

Ứng dụng của hàm SUBSTITUTE trong công việc

Hàm SUBSTITUTE có rất nhiều ứng dụng thực tế trong công việc với Excel, giúp bạn xử lý dữ liệu văn bản một cách hiệu quả. Dưới đây là một số ví dụ:

• Làm sạch dữ liệu
  • Loại bỏ khoảng trắng thừa, ký tự đặc biệt không mong muốn.
  • Chuẩn hóa định dạng dữ liệu, ví dụ: chuyển đổi tất cả các dấu phẩy (,) thành dấu chấm (.) trong một cột số.
• Tách thông tin
  • Tách họ, tên, tên đệm từ một chuỗi họ tên đầy đủ.
  • Tách địa chỉ thành các thành phần riêng biệt: số nhà, tên đường, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
• Phân tích dữ liệu
  • Đếm số lần xuất hiện của một từ hoặc cụm từ trong một đoạn văn bản.
  • Tìm kiếm và thay thế các lỗi chính tả.

So sánh hàm SUBSTITUTE và REPLACE

Cả hàm SUBSTITUTE và hàm REPLACE trong Excel đều được sử dụng để thay thế văn bản trong Excel, tuy nhiên chúng có sự khác biệt cơ bản sau:

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hàm SUBSTITUTE có phân biệt chữ hoa chữ thường không?

Có, hàm SUBSTITUTE phân biệt chữ hoa chữ thường. Nếu bạn muốn thay thế không phân biệt chữ hoa chữ thường, bạn có thể sử dụng hàm UPPER hoặc LOWER để chuyển đổi văn bản về cùng một dạng trước khi sử dụng hàm SUBSTITUTE.

2. Làm thế nào để thay thế nhiều chuỗi ký tự cùng lúc bằng hàm SUBSTITUTE?

Bạn có thể sử dụng hàm SUBSTITUTE lồng nhau để thay thế nhiều chuỗi ký tự cùng lúc. Ví dụ: =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1, “táo”, “dưa hấu”), “chuối”, “nho”)

3. Hàm SUBSTITUTE có thể sử dụng trong Google Sheets không?

Có, hàm SUBSTITUTE cũng có thể sử dụng trong Google Sheets với cú pháp tương tự như trong Excel.

4. Làm cách nào để xử lý lỗi #VALUE! khi sử dụng hàm SUBSTITUTE?

Lỗi #VALUE! thường xảy ra khi các đối số của hàm không hợp lệ. Hãy kiểm tra kỹ các đối số của hàm, đảm bảo rằng text, old_text, new_text là chuỗi văn bản và instance_num là số nguyên dương.

5. Khi nào nên sử dụng hàm SUBSTITUTE thay vì hàm REPLACE?

Nên sử dụng hàm SUBSTITUTE khi bạn muốn thay thế một chuỗi văn bản cụ thể, không phụ thuộc vào vị trí của nó trong chuỗi. Sử dụng hàm REPLACE khi bạn muốn thay thế các ký tự tại một vị trí xác định trong chuỗi văn bản.

Kết luận

Hàm SUBSTITUTE là một công cụ mạnh mẽ trong Excel, giúp bạn xử lý dữ liệu văn bản một cách hiệu quả và linh hoạt. Bằng cách nắm vững cú pháp, cách sử dụng và các mẹo hay, bạn có thể áp dụng hàm SUBSTITUTE trong Excel vào nhiều tình huống khác nhau trong công việc, từ làm sạch dữ liệu, tách thông tin đến phân tích dữ liệu.

Hãy cùng Công Nghệ AZ khám phá thêm nhiều hàm Excel thú vị và hữu ích khác để nâng cao năng suất làm việc nhé! Đừng quên để lại bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về hàm SUBSTITUTE hoặc các hàm Excel khác.