Hàm SUBSTITUTE trong Excel: Cách Thay Thế Văn Bản Nhanh Chóng 2025

Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống cần thay thế một từ hoặc cụm từ xuất hiện nhiều lần trong bảng dữ liệu Excel? Thay vì mất thời gian và công sức để chỉnh sửa thủ công từng ô, hàm SUBSTITUTE trong Excel sẽ giúp bạn thực hiện điều này một cách tự động, nhanh chóng và chính xác.

Hàm SUBSTITUTE không chỉ đơn giản là thay thế văn bản, mà còn có thể kết hợp với các hàm khác để thực hiện những thao tác phức tạp hơn như làm sạch dữ liệu, chuẩn hóa định dạng, trích xuất thông tin,… Bài viết này, Công Nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách sử dụng hàm SUBSTITUTE với các ví dụ minh họa cụ thể, giúp bạn dễ dàng áp dụng vào công việc của mình.

Hàm SUBSTITUTE trong Excel là gì?

Hàm SUBSTITUTE là một hàm xử lý chuỗi trong Excel, cho phép bạn thay thế một đoạn văn bản cũ (old_text) bằng một đoạn văn bản mới (new_text) trong một chuỗi văn bản cho trước (text). Nói một cách đơn giản, hàm này giống như công cụ “tìm kiếm và thay thế” mà bạn thường sử dụng trong Word, nhưng được áp dụng trong môi trường bảng tính Excel.

Cú pháp hàm SUBSTITUTE

Cú pháp của hàm SUBSTITUTE rất đơn giản:

=SUBSTITUTE(text, old_text, new_text,)

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản chứa ký tự cần thay thế.
• old_text: Chuỗi văn bản cũ cần được thay thế.
• new_text: Chuỗi văn bản mới để thay thế cho chuỗi văn bản cũ.
• instance_num: (Tùy chọn) Xác định cụ thể lần xuất hiện thứ bao nhiêu của chuỗi old_text mà bạn muốn thay thế. Nếu không chỉ định, tất cả các chuỗi old_text trong chuỗi text sẽ được thay thế bằng chuỗi new_text.

Ví dụ: Để thay thế từ “Excel” bằng từ “Google Sheets” trong chuỗi “Học Excel tại Công Nghệ AZ”, bạn sử dụng công thức sau:

=SUBSTITUTE("Học Excel tại Công Nghệ AZ", "Excel", "Google Sheets")

Kết quả trả về sẽ là: “Học Google Sheets tại Công Nghệ AZ”.

Các bài viết liên quan:

• Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu
• Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z
• Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết
• Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z
• Hàm DAY Trong Excel: Cách Trích Xuất Ngày Từ Ngày Tháng Nhanh Nhất
• Hàm COUNTA Trong Excel: Cách Đếm Ô Không Trống Nhanh Nhất 2025
• Hàm SQRT Trong Excel: 5 Bước Tính Căn Bậc Hai Nhanh Chóng
• Hàm CHOOSE trong Excel: Ví dụ & Cách Dùng Chi Tiết Nhất 2025

Cách sử dụng hàm SUBSTITUTE

Để sử dụng hàm SUBSTITUTE, bạn chỉ cần làm theo 3 bước đơn giản sau:

• Bước 1: Mở file Excel và chọn ô cần hiển thị kết quả.
• Bước 2: Nhập cú pháp hàm SUBSTITUTE vào thanh công thức.
  • Chọn chuỗi văn bản chứa nội dung cần thay thế (text). Bạn có thể nhập trực tiếp chuỗi văn bản vào công thức hoặc chọn ô chứa chuỗi văn bản đó.
  • Xác định văn bản cũ cần thay thế (old_text).
  • Nhập văn bản mới để thay thế (new_text).
  • (Tùy chọn) Chỉ định số lần xuất hiện của old_text cần thay thế (instance_num).
• Bước 3: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

7 Ví dụ & Công thức hàm SUBSTITUTE

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm SUBSTITUTE, hãy cùng xem qua 7 ví dụ minh họa sau:

Ví dụ 1: Thay thế tất cả các ký tự “a” bằng “o” trong chuỗi “banana”.

=SUBSTITUTE("banana", "a", "o")

Kết quả: bonono

Ví dụ 2: Thay thế cụm từ “apple” bằng “orange” trong chuỗi “I like to eat apple”.

=SUBSTITUTE("I like to eat apple", "apple", "orange")

Kết quả: I like to eat orange

Ví dụ 3: Xóa tất cả dấu cách thừa trong chuỗi ” This is a sentence “.

=SUBSTITUTE(" This is  a  sentence ", "  ", " ")

Kết quả: This is a sentence

Ví dụ 4: Thay thế lần xuất hiện đầu tiên của “1” bằng “2” trong chuỗi “Quý 1, 2008”.

=SUBSTITUTE("Quý 1, 2008", "1", "2", 1)

Kết quả: Quý 2, 2008

Ví dụ 5: Thay thế ký tự thứ hai xuất hiện trong chuỗi văn bản. Giả sử ô A1 chứa chuỗi “abcabcabc”, ta muốn thay thế ký tự “b” thứ hai bằng ký tự “x”.

=SUBSTITUTE(A1, "b", "x", 2)

Kết quả: abxcabc

Ví dụ 6: Sử dụng kết hợp với hàm RIGHT trong Excel và hàm TRIM trong Excel để trích xuất thành phố từ một địa chỉ đầy đủ. Giả sử ô A1 chứa địa chỉ “Số 123, đường ABC, quận XYZ, thành phố Hà Nội”.

=TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(A1, ",", REPT(" ", 255)), 255))

Kết quả: thành phố Hà Nội

Ví dụ 7: Sử dụng hàm SUBSTITUTE lồng nhau để thay thế nhiều chuỗi ký tự cùng lúc. Giả sử ô A1 chứa chuỗi “Tôi thích ăn táo và chuối.”, ta muốn thay thế “táo” bằng “dưa hấu” và “chuối” bằng “nho”.

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1, "táo", "dưa hấu"), "chuối", "nho")

Kết quả: Tôi thích ăn dưa hấu và nho.

Lưu ý khi sử dụng hàm SUBSTITUTE

• Phân biệt chữ hoa chữ thường: Hàm SUBSTITUTE trong Excel phân biệt chữ hoa và chữ thường. Nếu bạn muốn thay thế không phân biệt chữ hoa chữ thường, hãy sử dụng hàm UPPER hoặc LOWER để chuyển đổi text, old_text, và new_text về cùng một dạng trước khi sử dụng.
• Không thể thay thế các ký tự đại diện: Hàm SUBSTITUTE không thể thay thế các ký tự đại diện như ?, *, hoặc ~. Nếu bạn muốn thay thế các ký tự này, hãy sử dụng hàm REPLACE hoặc hàm REPT.
• Xử lý lỗi #VALUE!: Hàm SUBSTITUTE có thể trả về lỗi #VALUE! trong Excel nếu text, old_text, hoặc new_text không phải là chuỗi văn bản, hoặc nếu instance_num không phải là số nguyên dương. Để xử lý lỗi này, bạn có thể kiểm tra kỹ các đối số của hàm hoặc sử dụng hàm IFERROR để trả về một giá trị thay thế khi có lỗi xảy ra.
• Kết hợp với các hàm khác: Hàm SUBSTITUTE có thể kết hợp với nhiều hàm khác để thực hiện các thao tác xử lý văn bản phức tạp hơn. Ví dụ, kết hợp với hàm LEN để đếm số lần xuất hiện của một ký tự, kết hợp với hàm FIND để xác định vị trí của một ký tự, kết hợp với hàm MID, LEFT, RIGHT để trích xuất một phần của chuỗi văn bản,…

Xem thêm:

• Hàm LEN Trong Excel: 7 Cách Sử Dụng & Ví Dụ Chi Tiết
• Hàm FIND trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Người Mới 2025
• Hàm MID trong Excel: Hướng dẫn chi tiết với 7 ví dụ thực tế 2025
• Hàm RIGHT trong Excel: 5 Bước Sử Dụng & Ví Dụ Minh Họa

Ứng dụng của hàm SUBSTITUTE trong công việc

Hàm SUBSTITUTE có rất nhiều ứng dụng thực tế trong công việc với Excel, giúp bạn xử lý dữ liệu văn bản một cách hiệu quả. Dưới đây là một số ví dụ:

• Làm sạch dữ liệu
  • Loại bỏ khoảng trắng thừa, ký tự đặc biệt không mong muốn.
  • Chuẩn hóa định dạng dữ liệu, ví dụ: chuyển đổi tất cả các dấu phẩy (,) thành dấu chấm (.) trong một cột số.
• Tách thông tin
  • Tách họ, tên, tên đệm từ một chuỗi họ tên đầy đủ.
  • Tách địa chỉ thành các thành phần riêng biệt: số nhà, tên đường, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
• Phân tích dữ liệu
  • Đếm số lần xuất hiện của một từ hoặc cụm từ trong một đoạn văn bản.
  • Tìm kiếm và thay thế các lỗi chính tả.

So sánh hàm SUBSTITUTE và REPLACE

Cả hàm SUBSTITUTE và hàm REPLACE trong Excel đều được sử dụng để thay thế văn bản trong Excel, tuy nhiên chúng có sự khác biệt cơ bản sau:

• SUBSTITUTE: Thay thế văn bản dựa trên giá trị cụ thể của chuỗi cần thay thế (old_text).
• REPLACE: Thay thế văn bản dựa trên vị trí của các ký tự trong chuỗi.

Ví dụ:

• Để thay thế từ “apple” bằng từ “orange” trong chuỗi “I have an apple”, bạn nên sử dụng hàm SUBSTITUTE.
• Để thay thế 3 ký tự đầu tiên trong chuỗi “apple” bằng “ora”, bạn nên sử dụng hàm REPLACE.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hàm SUBSTITUTE có phân biệt chữ hoa chữ thường không?

Có, hàm SUBSTITUTE phân biệt chữ hoa chữ thường. Nếu bạn muốn thay thế không phân biệt chữ hoa chữ thường, bạn có thể sử dụng hàm UPPER hoặc LOWER để chuyển đổi văn bản về cùng một dạng trước khi sử dụng hàm SUBSTITUTE.

2. Làm thế nào để thay thế nhiều chuỗi ký tự cùng lúc bằng hàm SUBSTITUTE?

Bạn có thể sử dụng hàm SUBSTITUTE lồng nhau để thay thế nhiều chuỗi ký tự cùng lúc. Ví dụ: =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1, "táo", "dưa hấu"), "chuối", "nho")

3. Hàm SUBSTITUTE có thể sử dụng trong Google Sheets không?

Có, hàm SUBSTITUTE cũng có thể sử dụng trong Google Sheets với cú pháp tương tự như trong Excel.

4. Làm cách nào để xử lý lỗi #VALUE! khi sử dụng hàm SUBSTITUTE?

Lỗi #VALUE! thường xảy ra khi các đối số của hàm không hợp lệ. Hãy kiểm tra kỹ các đối số của hàm, đảm bảo rằng text, old_text, new_text là chuỗi văn bản và instance_num là số nguyên dương.

5. Khi nào nên sử dụng hàm SUBSTITUTE thay vì hàm REPLACE?

Nên sử dụng hàm SUBSTITUTE khi bạn muốn thay thế một chuỗi văn bản cụ thể, không phụ thuộc vào vị trí của nó trong chuỗi. Sử dụng hàm REPLACE khi bạn muốn thay thế các ký tự tại một vị trí xác định trong chuỗi văn bản.

Kết luận

Hàm SUBSTITUTE là một công cụ mạnh mẽ trong Excel, giúp bạn xử lý dữ liệu văn bản một cách hiệu quả và linh hoạt. Bằng cách nắm vững cú pháp, cách sử dụng và các mẹo hay, bạn có thể áp dụng hàm SUBSTITUTE trong Excel vào nhiều tình huống khác nhau trong công việc, từ làm sạch dữ liệu, tách thông tin đến phân tích dữ liệu.

Hãy cùng Công Nghệ AZ khám phá thêm nhiều hàm Excel thú vị và hữu ích khác để nâng cao năng suất làm việc nhé! Đừng quên để lại bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về hàm SUBSTITUTE hoặc các hàm Excel khác.