Hàm COUNTBLANK trong Excel là gì? Cách sử dụng hàm COUNTBLANK chi tiết

Hàm COUNTBLANK trong Excel là một hàm thống kê quan trọng giúp bạn nhanh chóng kiểm tra và đếm số ô trống trong bảng dữ liệu. Nếu bạn đang tìm cách xử lý dữ liệu thiếu hoặc muốn nâng cao hiệu quả làm việc với Excel thì việc nắm vững hàm COUNTBLANK là điều cần thiết.

Trong bài viết này Công Nghệ AZ sẽ giúp bạn hiểu rõ hàm COUNTBLANK trong Excel là gì? Cách sử dụng hàm COUNTBLANK chi tiết cùng những ví dụ thực tế để bạn dễ dàng áp dụng ngay vào công việc của mình. Hãy tiếp tục theo dõi để không bỏ lỡ những hướng dẫn hữu ích nhé.

Hàm COUNTBLANK trong Excel là gì?

Hàm COUNTBLANK trong Excel là hàm giúp đếm số ô trống trong một vùng dữ liệu, thuộc nhóm hàm thống kê trong Excel. Đây là công cụ quan trọng giúp người dùng kiểm tra dữ liệu bị thiếu, theo dõi thông tin chưa nhập và đánh giá tính đầy đủ của bảng tính một cách nhanh chóng. Hàm đặc biệt hữu ích khi làm việc với các báo cáo cần độ chính xác cao như danh sách khách hàng, bảng chấm công, thống kê hàng tồn kho hay các biểu mẫu khảo sát.

Trong Excel, một ô được xem là trống khi không chứa bất kỳ dữ liệu số, văn bản hay công thức nào. Nhờ đó, người dùng có thể phát hiện các khoảng trống cần xử lý để tránh sai lệch khi phân tích. Hàm này hoạt động trực tiếp trên một vùng dữ liệu người dùng chọn và trả về kết quả là số lượng ô chưa có nội dung.

Cú pháp của hàm COUNTBLANK

Cú pháp cơ bản như sau:

=COUNTBLANK(range)

Trong đó:

• range là vùng dữ liệu mà bạn muốn đếm số ô trống.
• Vùng này có thể là một dãy ô liên tiếp trong một cột, nhiều cột, vùng hai chiều hoặc thậm chí cả một bảng tính Excel.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng COUNTBLANK

• Hàm COUNTBLANK chỉ đếm những ô hoàn toàn trống trong vùng dữ liệu được chọn.
• Ô chỉ chứa khoảng trắng (như ” “) không được xem là ô trống. COUNTBLANK sẽ không đếm các ô này vì chúng vẫn chứa ký tự.
• Ô chứa công thức trả về chuỗi rỗng (“”) thường vẫn được COUNTBLANK xem là ô trống và sẽ được đếm. Tuy nhiên, nếu kiểm tra bằng hàm ISBLANK trong Excel, hàm này sẽ trả về FALSE do ô vẫn có công thức bên trong.
• Nên kiểm tra lại định dạng dữ liệu trong bảng tính để tránh bỏ sót ô có nội dung ẩn như ký tự xuống dòng hay khoảng trắng không nhìn thấy.
• Hàm COUNTBLANK chỉ nhận một đối số phạm vi (range) trong mỗi lần sử dụng. Vì vậy, khi cần đếm các vùng dữ liệu không liền kề, bạn cần kết hợp nhiều hàm COUNTBLANK trong công thức, ví dụ: =COUNTBLANK(A1:A10) + COUNTBLANK(C1:C10).
• Nếu các vùng dữ liệu liền kề nhau (ví dụ một ma trận như C1:D5), bạn có thể đếm trực tiếp bằng một công thức: =COUNTBLANK(C1:D5).
• Khi sử dụng trong báo cáo hoặc thống kê cần đảm bảo tính chính xác của vùng dữ liệu nhằm tránh sai lệch kết quả đếm ô trống.
• Hàm COUNTBLANK được hỗ trợ trên hầu hết các phiên bản Excel hiện đại như Excel 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 và Excel Online, vì vậy bạn có thể yên tâm sử dụng trong đa số môi trường làm việc.

Các bài viết liên quan:

• Office 2021
• Office 2019
• Office 2016 Professional Plus
• Office 2010

Cách sử dụng hàm COUNTBLANK trong Excel cho người mới

Bước 1: Xác định vùng dữ liệu cần kiểm tra. Vùng dữ liệu có thể là một cột như A A hoặc một vùng cụ thể như A1:D20.

Bước 2: Nhập công thức cơ bản của hàm COUNTBLANK trong Excel vào ô kết quả. Ví dụ nhập =COUNTBLANK(A1:A20) để đếm ô trống trong phạm vi A1 đến A20.

Bước 3: Nhấn Enter sau khi nhập công thức hoàn tất. Excel sẽ hiển thị số lượng ô trống thật sự trong vùng đó.

Ví dụ minh họa cơ bản về hàm COUNTBLANK

Ví dụ 1: Đếm số ô trống trong một cột dữ liệu liên tục

Bảng dữ liệu:

Ô	A
A1	Nam
A2
A3	Mai
A4
A5	An

Công thức:

=COUNTBLANK(A1:A5)

Giải thích: COUNTBLANK đếm chính xác các ô không chứa nội dung trong vùng A1 đến A5 giúp dễ dàng phát hiện thông tin bỏ trống.

Kết quả: 2 ô trống.

Ví dụ 2: Đếm ô trống trong vùng dữ liệu có nhiều dạng giá trị khác nhau

Bảng dữ liệu:

Ô	B
B1	125
B2	Đang cập nhật
B3
B4	87
B5	90
B6
B7	Hết hàng
B8

Công thức:

=COUNTBLANK(B1:B8)

Giải thích: Hàm chỉ đếm ô hoàn toàn trống không tính ô có văn bản hay số giúp đảm bảo thống kê dữ liệu chính xác.

Kết quả: 3 ô trống.

Ví dụ 3: Đếm ô trống trong hai vùng dữ liệu rời rạc

Bảng dữ liệu:

Ô	C	D
1	Lan
2
3	An	Hoa
4	Bình	Mai
5

Công thức dùng hai vùng tách biệt:

=COUNTBLANK(C1:C5) + COUNTBLANK(D1:D5)

Hoặc:

=COUNTBLANK(C1:D5)

Giải thích: 2 công thức trên giúp đếm số ô trống ở vùng dữ liệu từ ô C1 đến ô D5.

Kết quả: 4 ô trống.

Ví dụ 4: Đếm toàn bộ ô trống trong một cột cập nhật thường xuyên

Bảng dữ liệu:

Ô	E
E1	TP HCM
E2
E3	Hà Nội
E4	Đà Nẵng
E5
E6
E7	Hải Phòng

Công thức:

=COUNTBLANK(E:E)

Giải thích: Áp dụng lên toàn bộ cột để theo dõi dữ liệu thiếu không cần chỉnh sửa vùng mỗi khi bảng cập nhật

Kết quả: 3 ô trống.

Lưu ý: Công thức trên rất tiện lợi khi dữ liệu thường xuyên mở rộng. Tuy nhiên, trong các workbook lớn hoặc có nhiều công thức phức tạp, việc quét toàn bộ cột có thể khiến Excel xử lý chậm hơn.

Ví dụ 5: Ô chứa công thức trả chuỗi rỗng “” vs ô chứa khoảng trắng

Trong Excel, không phải ô “nhìn như trống” nào cũng được COUNTBLANK coi là ô trống thực sự. Hãy xem ví dụ sau:

Ô	Nội dung trong ô	Trạng thái thực tế
A1	Công thức trả về “” (ví dụ: =IF(1=1,””,””))	Ô chứa công thức nhưng hiển thị rỗng
A2	Một dấu cách ” “	Ô có ký tự khoảng trắng
A3	Không nhập gì	Ô hoàn toàn trống

Công thức kiểm tra ô trống:

=COUNTBLANK(A1:A3)

Kết quả: COUNTBLANK sẽ đếm A1 và A3, nhưng không đếm A2.

Giải thích:

• COUNTBLANK coi chuỗi độ dài 0 (“”) là ô trống → đếm A1.
• Ô chứa dấu cách ” ” là ký tự hợp lệ → không đếm A2.
• Ô hoàn toàn không có dữ liệu → đếm A3.\

Lưu ý: Nếu dùng ISBLANK(A1) → trả về FALSE, vì ô A1 có công thức → cho thấy sự khác biệt giữa COUNTBLANK và ISBLANK trong kiểm tra dữ liệu trống.

Kết hợp hàm COUNTBLANK với các hàm khác trong Excel

Kết hợp với hàm IF để cảnh báo dữ liệu bị thiếu

Khi bảng tính có nhiều ô trống, COUNTBLANK và hàm IF trong Excel sẽ giúp tạo cảnh báo giúp người dùng kịp thời bổ sung dữ liệu.

Bảng dữ liệu:

Mã SP	Tồn kho	Ghi chú
A01		Chờ nhập
A02	25
A03	10	Đã nhập
A04		Chờ kiểm

Công thức:

=IF(COUNTBLANK(B2:C5)>2,”Dữ liệu đang thiếu”,”Đã đủ dữ liệu”)

Giải thích:

• COUNTBLANK(B2:C5) đếm số ô trống trong hai cột Tồn kho và Ghi chú.
• IF kiểm tra nếu có hơn hai ô bị bỏ trống thì báo thiếu dữ liệu.

Kết quả: Dữ liệu đang thiếu

Kết hợp với hàm COUNTA để tính tỷ lệ dữ liệu đã nhập

Bảng dữ liệu:

Hạng mục	Trạng thái
Bước 1	Done
Bước 2
Bước 3	Done
Bước 4

Công thức tính phần trăm hoàn thành:

=COUNTA(B2:B5)/(COUNTA(B2:B5)+COUNTBLANK(B2:B5))

Giải thích:

• Hàm COUNTA trong Excel đếm số bước đã hoàn thành.
• COUNTBLANK đếm số bước chưa thực hiện.
• Kết quả được định dạng phần trăm để dễ theo dõi

Kết quả: 50%

Kết hợp với hàm SUM để tính tổng số ô cần bổ sung dữ liệu

Bảng dữ liệu:

Nhóm	SL trống
Nhân sự	2
Kế toán	1
Kỹ thuật	3

Công thức:

=SUM(COUNTBLANK(A2:A5))

Giải thích: COUNTBLANK có thể áp dụng từng vùng hoặc nhiều vùng kết hợp với hàm SUM trong Excel giúp phân tích vấn đề nhập liệu ở từng bộ phận

Kết quả: 6 ô trống cần bổ sung dữ liệu.

So sánh hàm COUNTBLANK với các hàm đếm dữ liệu trong Excel khác

Hàm Excel	Mục đích sử dụng	Đối tượng đếm được	Có bỏ qua ô trống không	Có điều kiện đếm không	Ví dụ ứng dụng thực tế
COUNTBLANK	Đếm số ô trống trong vùng dữ liệu	Chỉ đếm ô trống	Có	Không	Tìm dữ liệu còn thiếu trong bảng theo dõi tiến độ
COUNT	Đếm số ô chứa giá trị số	Chỉ dữ liệu số	Có	Không	Đếm số lượng sản phẩm đã bán được dựa trên dữ liệu số
COUNTA	Đếm các ô có dữ liệu	Mọi kiểu dữ liệu trừ ô trống	Không	Không	Thống kê số nhiệm vụ đã được cập nhật trạng thái
COUNTIF	Đếm ô theo một tiêu chí	Văn bản, số, điều kiện logic	Tùy điều kiện	Có một điều kiện	Đếm số ô trống hoặc ô chứa từ khóa đặc biệt
COUNTIFS	Đếm ô theo nhiều tiêu chí	Văn bản, số, logic và phạm vi kết hợp	Tùy điều kiện	Có nhiều điều kiện	Lọc đếm dữ liệu theo khu vực và theo tháng cùng lúc

Xem thêm:

• Hàm COUNT trong Excel
• Hàm COUNTIF trong Excel
• Hàm COUNTIFS trong Excel

Hàm COUNTBLANK trong Excel dùng để làm gì?

• Hỗ trợ kiểm tra số lượng ô trống trong bảng dữ liệu giúp phát hiện dữ liệu bị thiếu kịp thời.
• Theo dõi tiến độ nhập liệu giúp người dùng biết còn bao nhiêu thông tin cần được bổ sung.
• Đánh giá tính đầy đủ của dữ liệu trong báo cáo thống kê để đảm bảo kết quả phân tích chính xác.
• Hỗ trợ kiểm soát chất lượng dữ liệu trong danh sách khách hàng sản phẩm tồn kho hay nhân sự.
• Kết hợp cùng các hàm điều kiện như IF COUNTIF COUNTIFS để tự động đưa ra cảnh báo khi xuất hiện ô trống.
• Giúp tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu lớn nhờ khả năng xác định ô không có dữ liệu nhanh chóng và trực quan.
• Tăng hiệu quả công việc văn phòng kế toán hành chính và phân tích dữ liệu nhờ quản lý dữ liệu khoa học hơn

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục chi tiết

Hàm COUNTBLANK không cho kết quả như mong muốn

Nguyên nhân: Thường do các ô tưởng như trống nhưng thực tế vẫn còn ký tự ẩn khoảng trắng hoặc dữ liệu dạng công thức trả về giá trị rỗng. Điều này khiến hàm COUNTBLANK không tính các ô đó là ô trống đúng nghĩa.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra dữ liệu có ký tự ẩn như khoảng trắng (space), ký tự không ngắt dòng (non-breaking space – CHAR(160)), Tab hoặc xuống dòng bằng cách dùng hàm LEN trong Excel để kiểm tra độ dài ký tự.
  • =LEN(A1) → kiểm tra tổng số ký tự.
  • =LEN(TRIM(A1)) → kiểm tra sau khi loại bỏ khoảng trắng đầu/cuối.
• Xóa toàn bộ ký tự ẩn trong ô bằng công cụ Find and Replace hoặc sử dụng hàm xử lý văn bản như hàm TRIM trong Excel và hàm CLEAN trong Excel.
  • Khoảng trắng thông thường (Space) → Sử dụng công thức: =TRIM(A1).
  • Non-breaking space (CHAR(160)) thường gặp từ dữ liệu web → Sử dụng công thức: =TRIM(SUBSTITUTE(A1,CHAR(160),””)).
  • Ký tự xuống dòng (Line Break – CHAR(10)) → Sử dụng Replace: Tìm Ctrl+J → thay bằng rỗng.
  • Tab (CHAR(9)) → Sử dụng Replace: Tìm Ctrl+H + gõ Tab trong ô Find
• Kiểm tra lại công thức trong các ô có nghi ngờ để đảm bảo dữ liệu rỗng hoàn toàn.

Xem thêm:

• Hàm CHAR trong Excel
• Hàm SUBSTITUTE trong Excel

Vùng dữ liệu tham chiếu chưa chính xác

Nguyên nhân: Vùng dữ liệu được chọn không bao quát đầy đủ các ô cần kiểm tra hoặc bị chọn sai hàng cột khiến kết quả đếm ô trống nhiều hơn hoặc ít hơn thực tế. Tình trạng này thường xảy ra khi làm việc với bảng dữ liệu lớn hoặc dữ liệu thường xuyên được cập nhật thêm nhưng công thức COUNTBLANK vẫn giữ phạm vi cũ.

Cách khắc phục:

• Xác định lại khu vực dữ liệu cần kiểm tra và cập nhật lại phạm vi tham chiếu trong công thức COUNTBLANK.
• Nếu phạm vi có thể thay đổi theo thời gian người dùng có thể áp dụng bảng Excel Table để tự động mở rộng dữ liệu hoặc sử dụng tham chiếu cột hàng toàn phần để kết quả luôn chính xác.

Dữ liệu có định dạng không đồng nhất

Nguyên nhân:

• Có những ô chứa dữ liệu nhưng hiển thị giống ô trống ví dụ dữ liệu có màu chữ trắng trùng màu nền hoặc chứa ký tự khoảng trắng nằm trong ô.
• COUNTBLANK xem đây là ô có dữ liệu nên không đưa vào kết quả gây hiểu nhầm khi đối chiếu.

Cách khắc phục: Chuyển toàn bộ dữ liệu trong vùng về cùng một định dạng và quan sát lại kết quả hiển thị đồng thời có thể kiểm tra giá trị trong ô bằng thanh công thức để xác minh chính xác trạng thái của dữ liệu bên trong.

Hàm COUNTBLANK bị lỗi khi kết hợp với các hàm khác

Khi kết hợp COUNTBLANK với IF COUNTIF COUNTIFS hoặc các công thức tính toán khác có thể xuất hiện lỗi cú pháp hoặc sai logic khiến công thức trả kết quả không đúng yêu cầu.

Cách khắc phục:

• Rà soát từng phần của công thức theo thứ tự ưu tiên kiểm tra phạm vi điều kiện dấu phân tách đối số và đảm bảo logic phù hợp với yêu cầu phân tích dữ liệu.
• Có thể tách công thức thành từng phần nhỏ để kiểm tra lỗi sau đó ghép lại để đảm bảo độ chính xác cuối cùng.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hàm COUNTBLANK trong Excel là gì?

COUNTBLANK là hàm giúp đếm số lượng ô hoàn toàn trống trong một vùng dữ liệu được chọn giúp người dùng xác định thông tin thiếu để phục vụ cho các công việc thống kê và phân tích dữ liệu.

2. COUNTBLANK có đếm ô chứa công thức trả về giá trị rỗng không?

Có. Nếu ô có công thức nhưng trả về chuỗi rỗng thì COUNTBLANK vẫn tính là một ô trống và sẽ đưa vào kết quả đếm.

3. COUNTBLANK có đếm ô chỉ chứa khoảng trắng hay ký tự ẩn không?

Không. Nếu ô chứa một dấu cách ký tự xuống dòng hoặc các ký tự không nhìn thấy khác COUNTBLANK sẽ không tính đó là ô trống. Khi cần kiểm tra nên sử dụng thêm hàm LEN TRIM CLEAN để xử lý và xác định chính xác.

4. COUNTBLANK có thể đếm nhiều vùng dữ liệu không liền nhau trong một công thức không?

COUNTBLANK chỉ nhận một phạm vi duy nhất trong một lần gọi hàm. Nếu cần đếm nhiều vùng rời rạc bạn có thể sử dụng phép cộng để kết hợp ví dụ COUNTBLANK A1 A10 cộng COUNTBLANK C1 C10.

5. COUNTBLANK khác gì với các hàm COUNT COUNTA COUNTIF?

COUNTBLANK chỉ đếm các ô hoàn toàn trống trong khi COUNT đếm số ô có dữ liệu số COUNTA đếm mọi ô có dữ liệu và COUNTIF đếm ô theo điều kiện cụ thể. Mỗi hàm được áp dụng trong các mục đích phân tích dữ liệu khác nhau.

6. COUNTBLANK có áp dụng được với toàn bộ hàng hoặc toàn bộ cột không?

Có. Ví dụ công thức COUNTBLANK A A giúp đếm toàn bộ ô trống trong cột A. Tuy nhiên cần lưu ý hiệu năng Excel có thể giảm khi thực hiện trên vùng rất rộng trong bảng tính lớn.

7. COUNTBLANK sử dụng được trên những phiên bản Excel nào?

Hàm COUNTBLANK được hỗ trợ trong hầu hết các phiên bản Excel phổ biến hiện nay như Excel 2010 2013 2016 2019 2021 Microsoft 365 và Excel Online phù hợp cho cả nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp.

8. COUNTBLANK có thể dùng để tạo cảnh báo tự động khi dữ liệu bị thiếu không?

Có. COUNTBLANK kết hợp IF COUNTIF hoặc COUNTIFS có thể tạo cảnh báo khi xuất hiện ô trống giúp theo dõi tình trạng nhập liệu hiệu quả hơn trong báo cáo danh sách nhân sự hay bảng tồn kho.

9. COUNTBLANK có phân biệt văn bản và số khi đếm không?

Không. Hàm này chỉ kiểm tra trạng thái trống hoặc không trống của ô mà không quan tâm kiểu dữ liệu nếu ô có bất kỳ dữ liệu nào dù là số hay văn bản thì sẽ không được tính vào kết quả.

10. Làm sao để COUNTBLANK trả kết quả chính xác nhất?

Cần đảm bảo không có khoảng trắng hay ký tự ẩn trong các ô nghi ngờ. Nên kiểm tra vùng dữ liệu tham chiếu đúng phạm vi cần xử lý và làm sạch dữ liệu trước khi đếm bằng TRIM CLEAN hoặc SUBSTITUTE.

Kết luận

Hàm COUNTBLANK trong Excel là công cụ quan trọng giúp kiểm tra dữ liệu trống một cách nhanh chóng hỗ trợ tối ưu quy trình xử lý và phân tích dữ liệu. Khi nắm vững cách sử dụng cơ bản và kết hợp linh hoạt cùng các hàm khác bạn có thể dễ dàng kiểm soát chất lượng dữ liệu phát hiện thiếu sót và đưa ra quyết định chính xác hơn trong công việc.

Việc vận dụng đúng hàm COUNTBLANK sẽ mang lại hiệu quả thiết thực trong nhiều tình huống thực tế như theo dõi tiến độ kiểm tra dữ liệu khảo sát hay rà soát thông tin chưa hoàn thiện. Để tránh sai sót bạn nên luôn kiểm tra phạm vi tham chiếu định dạng dữ liệu và cấu trúc công thức khi áp dụng trong bảng tính.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các thủ thuật Excel hữu ích khác hãy tiếp tục đồng hành cùng Công Nghệ AZ để cập nhật kiến thức mới mỗi ngày và nâng cao kỹ năng tin học văn phòng của mình. Chúc bạn áp dụng hàm COUNTBLANK thật hiệu quả trong công việc hàng ngày của mình.