Hàm SUMIF trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z (cho người mới)

Bạn thường xuyên phải làm việc với các bảng dữ liệu lớn trong Excel? Bạn cần tính tổng các giá trị theo một điều kiện cụ thể như tính tổng doanh thu của một sản phẩm, tổng lương của nhân viên theo phòng ban, hay tổng điểm của học sinh theo môn học? Hàm SUMIF trong Excel chính là “trợ thủ đắc lực” giúp bạn thực hiện những yêu cầu này một cách nhanh chóng và chính xác.

Trong bài viết này, Công Nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về hàm SUMIF Excel từ cú pháp, cách sử dụng đến các ví dụ minh họa và mẹo hay. Đừng lo lắng nếu bạn là người mới bắt đầu, bài viết được trình bày một cách đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với mọi đối tượng. Hãy cùng bắt đầu nhé!

Hàm SUMIF trong Excel là gì?

Hàm SUMIF là một hàm trong Excel cho phép bạn tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng một tiêu chí nhất định. Nói cách khác, hàm này sẽ kiểm tra từng ô trong một vùng dữ liệu, nếu ô đó thỏa mãn điều kiện bạn đặt ra, thì giá trị tương ứng trong một vùng khác sẽ được cộng vào tổng.

Cú pháp hàm SUMIF:

=SUMIF(range, criteria,)

Trong đó:

• range: Đây là vùng dữ liệu chứa các ô mà bạn muốn kiểm tra điều kiện.
  • Ví dụ: Trong bảng điểm học sinh, nếu cột A chứa tên học sinh, cột B chứa điểm số, và bạn muốn kiểm tra điều kiện trên cột điểm, thì range sẽ là B2:B10 (giả sử có 10 học sinh).
• criteria: Đây là điều kiện mà bạn muốn áp dụng. Điều kiện này có thể là một số, một chuỗi văn bản hoặc một biểu thức.
  • Ví dụ: Nếu bạn muốn tính tổng điểm của những học sinh có điểm lớn hơn 8, thì criteria sẽ là “>8”.
• sum_range: Đây là vùng dữ liệu chứa các giá trị mà bạn muốn tính tổng.
  • Ví dụ: Trong bảng điểm, sum_range sẽ là B2:B10, tức là cột chứa điểm số.
  • Lưu ý: sum_range là một thành phần tùy chọn. Nếu bạn không nhập sum_range, Excel sẽ tự động tính tổng các ô trong range.

Cách dùng hàm SUMIF trong Excel

Để sử dụng hàm SUMIF hiệu quả, bạn cần nắm vững 3 bước cơ bản sau:

Xác định phạm vi điều kiện

Phạm vi điều kiện là vùng dữ liệu mà hàm SUMIF sẽ kiểm tra dựa trên tiêu chí bạn đưa ra. Ví dụ, nếu bạn muốn tính tổng doanh thu của sản phẩm “Áo sơ mi”, thì phạm vi điều kiện sẽ là cột chứa tên các sản phẩm.

Để chọn phạm vi điều kiện trong Excel, bạn chỉ cần bôi đen vùng dữ liệu tương ứng.

Xác định tiêu chí

Tiêu chí là điều kiện mà hàm SUMIF sử dụng để lọc dữ liệu. Tiêu chí có thể là số, chữ, hoặc biểu thức logic.

• Ví dụ 1: Tiêu chí là “Áo sơ mi” (kiểu chữ).
• Ví dụ 2: Tiêu chí là “>100” (lớn hơn 100, kiểu số).
• Ví dụ 3: Tiêu chí là “<>0” (khác 0, kiểu biểu thức).

Bạn có thể nhập tiêu chí trực tiếp vào công thức hàm SUMIF trong Excel, hoặc tham chiếu đến một ô chứa tiêu chí.

Lưu ý: Khi sử dụng tiêu chí là chuỗi ký tự, bạn cần đặt trong dấu ngoặc kép (“”). Ví dụ: “Áo sơ mi”.

Xác định phạm vi tính tổng

Phạm vi tính tổng là vùng dữ liệu chứa các giá trị cần cộng. Nếu bạn không chỉ định phạm vi tính tổng, hàm SUMIF sẽ tự động cộng các giá trị trong phạm vi điều kiện.

Tương tự như phạm vi điều kiện, bạn cũng chọn phạm vi tính tổng bằng cách bôi đen vùng dữ liệu tương ứng.

Viết công thức SUMIF trong Excel

Sau khi đã xác định được 3 thành phần trên, bạn có thể viết công thức hàm SUMIF hoàn chỉnh.

Ví dụ: Giả sử bạn có bảng dữ liệu sau:

Để tính tổng doanh số của sản phẩm “Áo sơ mi”, bạn sẽ viết công thức SUMIF như sau:

=SUMIF(A2:A6,"Áo sơ mi",B2:B6)

Trong đó:

• A2:A6 là phạm vi điều kiện (cột “Sản phẩm”).
• “Áo sơ mi” là tiêu chí.
• B2:B6 là phạm vi tính tổng (cột “Doanh số”).

Kết quả trả về sẽ là 250 (100 + 150).

Các bài viết liên quan:

• Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu
• Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z
• Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết
• Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z
• 5+ Cách Xuống Dòng Trong Excel Đơn Giản & Nhanh Chóng Nhất
• Hàm IF trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z cho người mới
• Cách Tính Tổng Trong Excel: Các Công Thức & Hàm Cần Biết 2025
• 7 Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Đơn Giản Cho Người Mới 2025

Các ví dụ minh họa về hàm SUMIF trong Excel

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm SUMIF, Công Nghệ AZ sẽ giới thiệu một số ví dụ cụ thể với các tình huống khác nhau.

Ví dụ 1: Tính tổng doanh thu của sản phẩm “Laptop”

Công thức: =SUMIF(A2:A6,"Laptop",B2:B6)

Kết quả: 22.000.000

Ví dụ 2: Tính tổng lương của nhân viên thuộc phòng “Marketing”

Công thức: =SUMIF(B2:B6,"Marketing",C2:C6)

Kết quả: 33.000.000

Ví dụ 3: Tính tổng điểm Toán của học sinh có điểm Văn trên 8

Công thức: =SUMIF(C2:C6,">8",B2:B6)

Kết quả: 17 (8 + 9)

Ví dụ 4: Tính tổng doanh thu của các sản phẩm có tên bắt đầu bằng chữ “M”

Công thức: =SUMIF(A2:A6,"M*",B2:B6)

Kết quả: 8.000.000

Các dạng tiêu chí trong hàm SUMIF Excel

Hàm SUMIF cho phép bạn sử dụng nhiều dạng tiêu chí khác nhau, giúp bạn linh hoạt trong việc tính toán. Dưới đây là một số dạng tiêu chí phổ biến:

• Tiêu chí là số: Bạn có thể sử dụng các toán tử so sánh như >, <, >=, <=, = để tạo điều kiện với số. Ví dụ: >10 (lớn hơn 10), <=5 (nhỏ hơn hoặc bằng 5).
• Tiêu chí là văn bản: Bạn có thể sử dụng một chuỗi văn bản cụ thể làm điều kiện. Ví dụ: "Bánh mì", "Hà Nội". Lưu ý: Khi sử dụng tiêu chí là văn bản, bạn cần đặt chuỗi văn bản trong dấu ngoặc kép.
• Tiêu chí là ngày tháng: Bạn có thể sử dụng các toán tử so sánh với ngày tháng, ví dụ như >1/1/2023 (sau ngày 1/1/2023), <=31/12/2024 (trước hoặc bằng ngày 31/12/2024).
• Tiêu chí kết hợp ký tự đại diện: Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện * (thay thế cho bất kỳ chuỗi ký tự nào) và ? (thay thế cho một ký tự bất kỳ) để tạo điều kiện linh hoạt. Ví dụ: S* (bắt đầu bằng chữ “S”), ?a (có 2 chữ cái, chữ cái thứ hai là “a”).

Một số lưu ý khi sử dụng hàm SUMIF

Khi sử dụng hàm SUMIF, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Phạm vi điều kiện (range) và phạm vi tính tổng (sum_range) phải có cùng kích thước. Ví dụ, nếu range là A1:A10 thì sum_range cũng phải là một vùng có 10 ô, ví dụ B1:B10.
• Nếu điều kiện (criteria) có chứa chữ hoặc ký tự toán học, bạn cần đặt nó trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: ">10", "Hà Nội".
• Hàm SUMIF chỉ hỗ trợ một điều kiện. Nếu bạn cần tính tổng với nhiều điều kiện, bạn có thể sử dụng hàm SUMIFS.

Hàm SUMIFS – Hàm SUMIF với nhiều điều kiện

Nếu bạn cần tính tổng với nhiều điều kiện, hàm SUMIFS chính là giải pháp. Hàm SUMIFS là phiên bản mở rộng của hàm SUMIF, cho phép bạn áp dụng nhiều điều kiện cùng lúc.

Cú pháp của hàm SUMIFS như sau:

=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1,, …)

• sum_range: Vùng dữ liệu chứa các giá trị cần tính tổng.
• criteria_range1: Vùng dữ liệu chứa điều kiện thứ nhất.
• criteria1: Điều kiện thứ nhất.
• criteria_range2, criteria2: Vùng dữ liệu và điều kiện thứ hai (tùy chọn), và bạn có thể thêm nhiều vùng dữ liệu và điều kiện khác nữa.

Ví dụ: Nếu bạn muốn tính tổng doanh thu của sản phẩm “Bánh mì” trong tháng 1, bạn có thể sử dụng hàm SUMIFS với 2 điều kiện: sản phẩm là “Bánh mì” và tháng là “1”.

Kết hợp hàm SUMIF với các hàm khác

Hàm SUMIF có thể kết hợp với các hàm khác trong Excel để thực hiện các phép tính phức tạp hơn. Ví dụ:

• Kết hợp SUMIF với VLOOKUP để tìm kiếm và tính tổng giá trị dựa trên một điều kiện.
• Kết hợp SUMIF với INDEX để trích xuất dữ liệu và tính tổng.
• Kết hợp SUMIF với các hàm xử lý chuỗi (LEFT, RIGHT, MID) để tính tổng dựa trên một phần của chuỗi ký tự.

Xem thêm: Hàm VLOOKUP trong Excel: Hướng dẫn chi tiết cho người mới bắt đầu

Ứng dụng hàm SUMIF trong thực tế

Hàm SUMIF được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, ví dụ:

• Trong kế toán: Tính tổng doanh thu, chi phí theo điều kiện (ví dụ: theo sản phẩm, theo khu vực, theo thời gian).
• Trong quản lý bán hàng: Thống kê doanh số theo sản phẩm, theo khách hàng, theo khu vực.
• Trong phân tích dữ liệu: Tổng hợp, phân tích số liệu theo các tiêu chí khác nhau.

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SUMIF

Trong quá trình sử dụng hàm SUMIF, bạn có thể gặp phải một số lỗi sau:

• #NAME?: Lỗi này xảy ra khi bạn gõ sai tên hàm, ví dụ “SUMIT” thay vì “SUMIF”.
• #VALUE!: Lỗi này xảy ra khi phạm vi điều kiện và phạm vi tính tổng có kích thước khác nhau.
• Kết quả sai: Lỗi này có thể do bạn nhập sai tiêu chí, hoặc do dữ liệu trong phạm vi điều kiện không đúng định dạng.

Để khắc phục các lỗi này, bạn cần kiểm tra kỹ cú pháp, phạm vi và tiêu chí trong công thức hàm SUMIF.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hàm SUMIF khác gì hàm SUMIFS?

Hàm SUMIF chỉ cho phép tính tổng với một điều kiện, trong khi hàm SUMIFS cho phép tính tổng với nhiều điều kiện.

2. Làm thế nào để sử dụng hàm SUMIF với điều kiện là ngày tháng?

Bạn có thể sử dụng các toán tử so sánh như >, <, >=, <= với ngày tháng. Ví dụ: ">1/1/2023" (sau ngày 1/1/2023), "<="&TODAY() (trước hoặc bằng ngày hôm nay).

3. Tôi có thể sử dụng hàm SUMIF trong Google Sheets không?

Có, hàm SUMIF cũng được hỗ trợ trong Google Sheets với cú pháp tương tự.

Kết luận

Hàm SUMIF trong Excel là một công cụ mạnh mẽ trong Excel, giúp bạn tính toán và xử lý dữ liệu một cách hiệu quả. Bằng cách nắm vững cách sử dụng hàm SUMIF, bạn có thể tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao năng suất làm việc.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về hàm SUMIF. Hãy tiếp tục khám phá thêm các bài viết khác về Excel trên Công Nghệ AZ để trở thành một chuyên gia Excel nhé!