Hàm SUM Trong Excel: Hướng Dẫn Sử Dụng A-Z Cho Người Mới

Hàm SUM trong Excel không chỉ đơn giản là cộng các con số mà nó còn giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi sai và xử lý dữ liệu hiệu quả hơn rất nhiều so với cách cộng thủ công. Hãy cùng Công Nghệ AZ tìm hiểu chi tiết về hàm SUM Excel từ cú pháp, cách dùng, ví dụ minh họa, mẹo hay cho đến cách khắc phục các lỗi thường gặp nhé!

Hàm SUM trong Excel là gì?

Hàm SUM trong Excel là một hàm tính toán cơ bản, thuộc nhóm hàm toán học và lượng giác, có chức năng cộng tất cả các giá trị số trong một phạm vi ô hoặc một dãy số được chỉ định. Nói một cách đơn giản, hàm SUM sẽ giúp bạn cộng một dãy số lại với nhau, cho dù đó là số nguyên, số thập phân hay thậm chí là phân số.

Ví dụ: Bạn có một bảng danh sách các sản phẩm với số lượng và đơn giá tương ứng. Để tính tổng giá trị của tất cả các sản phẩm, thay vì phải cộng từng ô một cách thủ công, bạn chỉ cần sử dụng hàm SUM để tính toán một cách nhanh chóng và chính xác.

Các bài viết liên quan:

• Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu
• Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z
• Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết
• Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z
• 3 Cách Xóa Cột Trong Excel Siêu Nhanh Cho Mọi Phiên Bản 2025
• 7+ Cách Giảm Dung Lượng File Excel Nhanh Chóng & Hiệu Quả Nhất 2025
• 5 Cách Hiện Thanh Công Cụ Trong Excel Nhanh Chóng, Đơn Giản 2025
• Hàm LEN Trong Excel: 7 Cách Sử Dụng & Ví Dụ Chi Tiết

Cú pháp hàm Sum Excel

Cú pháp của hàm SUM rất đơn giản:

=SUM(number1,, ...)

Trong đó:

• number1: Đối số bắt buộc, là số, ô hoặc phạm vi ô đầu tiên mà bạn muốn tính tổng.
• , …: Các đối số tùy chọn, là các số, ô hoặc phạm vi ô tiếp theo mà bạn muốn tính tổng.

Ví dụ:

• =SUM(A1:A5): Tính tổng các giá trị trong các ô từ A1 đến A5.
• =SUM(A1, A3, A5): Tính tổng các giá trị trong các ô A1, A3 và A5.
• =SUM(10, 20, 30): Tính tổng ba số 10, 20 và 30.

Cách tính hàm SUM trong Excel

Excel cung cấp cho bạn hai cách để sử dụng hàm SUM:

Nhập công thức trực tiếp

Bạn có thể nhập công thức hàm SUM trực tiếp vào ô mà bạn muốn hiển thị kết quả.

Ví dụ:

Để tính tổng các giá trị trong các ô từ A1 đến A5, bạn hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả (ví dụ: ô A6).
2. Nhập công thức =SUM(A1:A5) vào ô A6.
3. Nhấn Enter.

Excel sẽ ngay lập tức tính toán tổng các giá trị trong vùng A1:A5 và hiển thị kết quả trong ô A6.

Mẹo: Bạn có thể kết hợp hàm SUM với các phép toán khác như cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/) để thực hiện các phép tính phức tạp hơn.

Ví dụ:

• =SUM(A1:A5) + 10: Cộng tổng giá trị trong vùng A1:A5 với 10.
• =SUM(A1:A5) * 2: Nhân tổng giá trị trong vùng A1:A5 với 2.

Sử dụng AutoSum

AutoSum là một tính năng tiện lợi trong Excel, cho phép bạn tính tổng một dãy số liền kề nhau một cách nhanh chóng mà không cần phải nhập công thức thủ công.

Ví dụ:

Để tính tổng các giá trị trong các ô từ A1 đến A5 bằng AutoSum, bạn hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn ô ngay dưới cột A5 (ví dụ: ô A6).
2. Nhấn nút AutoSum (biểu tượng Σ) trên thanh công cụ, hoặc sử dụng phím tắt Alt + =.
3. Nhấn Enter.

Excel sẽ tự động xác định phạm vi cần tính tổng (A1:A5) và chèn công thức hàm SUM vào ô A6.

Lưu ý: AutoSum chỉ hoạt động hiệu quả với các dãy số liền kề nhau. Nếu dữ liệu của bạn phức tạp hơn, bạn nên sử dụng cách nhập công thức trực tiếp.

Các biến thể của hàm SUM Excel

Ngoài hàm SUM cơ bản, Excel còn cung cấp một số biến thể của hàm SUM với các chức năng chuyên biệt hơn, giúp bạn xử lý các tình huống tính toán phức tạp.

Hàm SUMIF

Hàm SUMIF được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi thỏa mãn một điều kiện nhất định.

Cú pháp: =SUMIF(range, criteria,)

Trong đó:

• range: Vùng dữ liệu chứa các ô cần kiểm tra điều kiện.
• criteria: Điều kiện cần thỏa mãn.
• “: Vùng dữ liệu cần tính tổng (tùy chọn). Nếu không có, hàm sẽ tính tổng trong phạm vi range.

Xem thêm: Hàm SUMIF trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z (cho người mới)

Ví dụ: Bạn có một bảng danh sách học sinh với điểm số của từng môn. Để tính tổng điểm của những học sinh đạt điểm Toán trên 8, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF.

Hàm SUMIFS

Hàm SUMIFS là phiên bản mở rộng của hàm SUMIF, cho phép bạn tính tổng các giá trị trong một phạm vi thỏa mãn nhiều điều kiện cùng lúc.

Cú pháp: =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1,, …)

Trong đó:

• sum_range: Vùng dữ liệu cần tính tổng.
• criteria_range1: Vùng dữ liệu chứa các ô cần kiểm tra điều kiện thứ nhất.
• criteria1: Điều kiện thứ nhất cần thỏa mãn.
• , ...: Các vùng dữ liệu và điều kiện tiếp theo (tùy chọn).

Ví dụ: Bạn có một bảng danh sách nhân viên với thông tin về bộ phận, giới tính và lương. Để tính tổng lương của các nhân viên nữ thuộc bộ phận Marketing, bạn có thể sử dụng hàm SUMIFS.

Xem thêm: Cách Tính Tổng Trong Excel: Các Công Thức & Hàm Cần Biết 2025

Hàm sum trong Excel dùng để làm gì?

Hàm SUM không chỉ đơn thuần là một công cụ tính toán trên bảng tính, mà nó còn có thể được ứng dụng trong rất nhiều tình huống thực tế. Cùng Công Nghệ AZ khám phá một số ví dụ minh họa nhé!

Ví dụ 1: Tính tổng doanh thu bán hàng

Giả sử bạn là chủ một cửa hàng kinh doanh thời trang online. Bạn có một bảng dữ liệu trong Excel ghi lại doanh thu bán hàng theo từng ngày. Để tính tổng doanh thu trong một tháng, bạn có thể sử dụng hàm SUM như sau:

1. Tạo một bảng dữ liệu với các cột: Ngày, Sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền.
2. Nhập dữ liệu bán hàng của từng ngày vào bảng.
3. Tại ô cuối cùng của cột “Thành tiền”, nhập công thức =SUM(E2:E31) (giả sử dữ liệu của bạn từ ô E2 đến E31).
4. Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Mẹo: Bạn có thể kết hợp hàm SUM với các hàm khác như SUMIF, SUMIFS để tính tổng doanh thu theo điều kiện (ví dụ: tính tổng doanh thu của một sản phẩm cụ thể, hoặc tính tổng doanh thu trong một khoảng thời gian nhất định).

Ví dụ 2: Tính tổng chi phí sinh hoạt

Bạn muốn theo dõi chi tiêu hàng tháng của mình? Hãy tạo một bảng dữ liệu trong Excel với các cột: Ngày, Khoản chi, Số tiền. Sau đó, sử dụng hàm SUM để tính tổng chi phí trong một tháng, hoặc tính tổng chi phí cho từng loại khoản chi (ăn uống, đi lại, mua sắm…).

Ví dụ 3: Quản lý kho hàng

Hàm SUM cũng rất hữu ích trong việc quản lý kho hàng. Bạn có thể tạo một bảng dữ liệu với các cột: Mã hàng, Tên hàng, Số lượng nhập, Số lượng xuất, Số lượng tồn. Sử dụng hàm SUM để tính tổng số lượng hàng nhập, xuất, tồn kho, giúp bạn kiểm soát hàng hóa một cách hiệu quả.

Mẹo và thủ thuật khi sử dụng hàm SUM trong Excel

Sau khi đã nắm vững cú pháp và cách sử dụng cơ bản của hàm SUM trong Excel, hãy cùng Công Nghệ AZ khám phá thêm một số mẹo hay giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng hàm này nhé!

• Ưu tiên sử dụng hàm SUM thay vì cộng trực tiếp: Mặc dù bạn có thể cộng trực tiếp các giá trị bằng cách sử dụng dấu cộng (+), nhưng cách này dễ dẫn đến lỗi chính tả, đặc biệt là khi làm việc với nhiều số hoặc số lớn. Sử dụng hàm SUM sẽ giúp giảm thiểu lỗi và dễ dàng hơn trong việc định dạng và đọc các giá trị.
• Sử dụng phạm vi ô thay vì tham chiếu từng ô: Thay vì nhập từng ô một vào công thức (ví dụ: =SUM(A1, A2, A3)), hãy sử dụng phạm vi ô (ví dụ: =SUM(A1:A3)) để công thức tự động cập nhật khi bạn thêm hoặc xóa hàng/cột.
• Kết hợp hàm SUM với các hàm khác: Hàm SUM có thể kết hợp với nhiều hàm khác trong Excel để thực hiện các phép tính phức tạp hơn. Ví dụ, bạn có thể kết hợp SUM với hàm IF để tính tổng có điều kiện, hoặc kết hợp với hàm VLOOKUP trong Excel để tìm kiếm và tính tổng các giá trị tương ứng.
• Sử dụng hàm SUM trong bảng Excel: Khi làm việc với bảng dữ liệu trong Excel, bạn có thể sử dụng tùy chọn “Total Row” (Hàng tổng) để nhanh chóng tính tổng các cột. Để bật “Total Row”, bạn chọn bất kỳ ô nào trong bảng, sau đó vào tab “Design” (Thiết kế) và chọn “Total Row” (Hàng tổng). Excel sẽ tự động thêm một hàng ở cuối bảng và sử dụng hàm SUM để tính tổng các cột số.
• Hiểu rõ về tham chiếu ô: Khi sử dụng hàm SUM, việc hiểu rõ các loại tham chiếu ô (tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp) là rất quan trọng. Tham chiếu tương đối sẽ thay đổi khi bạn sao chép công thức sang ô khác, trong khi tham chiếu tuyệt đối sẽ giữ nguyên. Tham chiếu hỗn hợp cho phép bạn cố định một phần của tham chiếu (hàng hoặc cột). Sử dụng đúng loại tham chiếu sẽ giúp bạn kiểm soát cách thức công thức SUM hoạt động khi sao chép hoặc di chuyển.

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

• Lỗi #VALUE! : Lỗi này thường xảy ra khi trong phạm vi ô được chọn có chứa giá trị không phải dạng số (ví dụ: văn bản, ký tự đặc biệt). Cách khắc phục: 
  • Kiểm tra kỹ phạm vi ô được chọn, đảm bảo rằng tất cả các ô đều chứa giá trị số.
  • Nếu có ô chứa giá trị không phải dạng số, hãy xóa hoặc sửa lại thành giá trị số.

• Lỗi #REF! : Lỗi này xảy ra khi bạn xóa hàng hoặc cột đã được tham chiếu trong công thức hàm SUM. Cách khắc phục:

• • Sử dụng phạm vi ô thay vì tham chiếu từng ô để công thức tự động cập nhật khi bạn xóa hoặc chèn hàng/cột.
  • Nếu bạn cần xóa hàng/cột, hãy kiểm tra và điều chỉnh lại công thức hàm SUM cho phù hợp.
• Lỗi #NAME? : Lỗi này xảy ra khi bạn nhập sai tên hàm SUM (ví dụ: =SUm(A1:A10)). Cách khắc phục: Kiểm tra kỹ chính tả của tên hàm, đảm bảo rằng bạn đã nhập đúng =SUM().
• Công thức không cập nhật: Nếu công thức SUM của bạn không tự động cập nhật kết quả khi bạn thay đổi dữ liệu, có thể do cài đặt Tính toán (Calculation) trong Excel đang được đặt thành Thủ công (Manual). Cách khắc phục:

1. • Vào tab “Formulas” (Công thức).
   • Chọn “Calculation Options” (Tùy chọn tính toán).
   • Chọn “Automatic” (Tự động).

• Số được định dạng dưới dạng văn bản: Khi các con số được định dạng dưới dạng văn bản, hàm SUM sẽ không thể tính tổng chúng. Cách khắc phục:

1. • Chọn các ô chứa số được định dạng dưới dạng văn bản.
   • Nhấp vào biểu tượng cảnh báo màu vàng (có dấu chấm than).
   • Chọn “Convert to Number” (Chuyển đổi sang số).

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hàm SUM có phân biệt chữ hoa chữ thường không?

Không, hàm SUM không phân biệt chữ hoa chữ thường. Bạn có thể nhập =SUM(A1:A10) hoặc =sum(a1:a10) đều được.

2. Làm thế nào để tính tổng các ô không liên tục?

Để tính tổng các ô không liên tục, bạn chỉ cần liệt kê các ô đó trong công thức, cách nhau bởi dấu phẩy. Ví dụ: =SUM(A1, C1, E1).

3. Hàm SUM có thể tính tổng các giá trị thời gian không?

Có, hàm SUM có thể tính tổng các giá trị thời gian. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng Excel tính toán thời gian dưới dạng phân số của một ngày. Vì vậy, để tính tổng số giờ, bạn cần nhân kết quả với 24.

4. Tôi gặp lỗi khi sử dụng hàm SUM, phải làm sao?

Hãy tham khảo phần “Các lỗi thường gặp và cách khắc phục” trong bài viết này để tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SUM.

Kết luận

Hàm SUM trong Excel là một công cụ tính toán đơn giản nhưng vô cùng hữu ích, giúp bạn xử lý số liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bằng cách nắm vững cú pháp, cách dùng và các mẹo hay mà Công Nghệ AZ đã chia sẻ, bạn có thể tự tin áp dụng hàm SUM vào công việc và cuộc sống hàng ngày.

Hãy tiếp tục theo dõi Công Nghệ AZ để cập nhật thêm nhiều kiến thức và thủ thuật Excel hữu ích khác nhé!