Hàm DSUM trong Excel là gì? Cách dùng hàm DSUM trong Excel chi tiết

Hàm DSUM trong Excel là công cụ hữu ích giúp bạn tính tổng dữ liệu có điều kiện trong các bảng tính phức tạp một cách nhanh chóng và chính xác. Nếu bạn thường xuyên làm việc với danh sách hoặc cơ sở dữ liệu, việc hiểu rõ cách sử dụng hàm DSUM sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi tổng hợp số liệu.

Bài viết này của Công Nghệ AZ sẽ giúp bạn hiểu rõ hàm DSUM trong Excel là gì, cú pháp chi tiết, cách sử dụng và những mẹo chuyên sâu để áp dụng hiệu quả nhất trong công việc.

Hàm DSUM trong Excel là gì?

Hàm DSUM trong Excel là một hàm cơ sở dữ liệu dùng để tính tổng có điều kiện trên một trường cụ thể trong một vùng dữ liệu có tiêu đề. Hàm này cho phép tổng hợp các giá trị trong cột field của database dựa trên vùng điều kiện criteria, phù hợp khi bạn cần lọc và cộng dữ liệu theo tiêu chí phức tạp mà không muốn viết nhiều công thức lồng nhau.

Nói cách khác, đây là hàm tính tổng cơ sở dữ liệu được dùng để tổng hợp dữ liệu theo điều kiện cụ thể, thay vì tính toàn bộ như hàm SUM trong Excel. Điểm đặc biệt là DSUM hoạt động dựa trên vùng dữ liệu có tiêu đề, khác với hàm SUMIFS trong Excel chỉ dựa trên phạm vi thông thường.

Vậy hàm DSUM trong Excel dùng để làm gì? Câu trả lời ngắn gọn là để tính tổng có điều kiện trong môi trường database, đặc biệt hữu ích khi cần kết hợp điều kiện phức tạp, sử dụng ký tự đại diện, hoặc khi muốn hiển thị và thay đổi điều kiện một cách trực quan.

Cú pháp của hàm DSUM trong Excel

Cú pháp chuẩn của hàm DSUM là:

=DSUM(database, field, criteria)

Trong đó:

• database là vùng dữ liệu mà bạn muốn tính tổng. Phần này phải bao gồm cả hàng tiêu đề để Excel nhận biết các cột trong bảng.
• field là tên hoặc vị trí của cột chứa các giá trị cần cộng. Bạn có thể nhập trực tiếp tên cột trong dấu ngoặc kép (ví dụ Thành tiền) hoặc dùng số thứ tự cột tính từ trái sang (ví dụ 3 nếu đó là cột thứ ba trong bảng).
• criteria là vùng điều kiện dùng để lọc dữ liệu trước khi tính tổng. Vùng này phải có ít nhất một tiêu đề cột và một hoặc nhiều dòng điều kiện bên dưới.

Các bài viết liên quan:

• Office 2021
• Office 2019
• Office 2016 Professional Plus
• Office 2010

Lưu ý quan trọng khi sử dụng DSUM

• Hàng đầu tiên của vùng database phải là tiêu đề cột. Excel dựa vào đó để hiểu bạn đang tính tổng ở cột nào.
• Sao chép đúng tiêu đề trong bảng dữ liệu khi tạo vùng điều kiện kể cả khoảng trắng. Nếu khác một ký tự nhỏ, DSUM sẽ không hoạt động.
• Hiểu rõ logic AND và OR:
  • Các điều kiện nằm trên cùng một hàng nghĩa là tất cả phải đúng (AND).
  • Các điều kiện nằm trên các hàng khác nhau nghĩa là chỉ cần một hàng đúng (OR).
• DSUM chỉ tính tổng các ô có giá trị số trong cột field. Ô chứa chữ hoặc trống sẽ bị bỏ qua.
• Không để vùng điều kiện trùng với vùng dữ liệu. Hãy đặt vùng criteria ở vị trí riêng, ví dụ phía trên hoặc bên cạnh bảng dữ liệu, để tránh lỗi tính toán.
• Trong phần field, bạn có thể nhập tên cột (như Doanh thu) hoặc số thứ tự cột (như 3). Dùng tên cột sẽ dễ hiểu hơn.
• Dùng ký tự đại diện như ký tự * và ? giúp bạn lọc nhanh các giá trị có dạng gần giống nhau, ví dụ A sẽ lọc mọi ô chứa chữ A.
• Trước khi tin kết quả, bạn có thể lọc thủ công dữ liệu để kiểm tra công thức DSUM hoạt động đúng hay không.
• Nếu bạn cần tính tổng với điều kiện phức tạp, đặc biệt là logic OR, DSUM sẽ mạnh mẽ hơn SUMIFS.
• Nên chuyển bảng dữ liệu thành Table, công thức DSUM sẽ tự cập nhật nếu bạn thêm dữ liệu mới, giúp tránh sai sót.

Cách dùng hàm DSUM trong Excel kèm ví dụ minh họa cho người mới

Ví dụ 1: Tính tổng đơn giản theo một điều kiện

Đề bài: Tính tổng doanh thu của sản phẩm iPhone trong bảng dữ liệu bán hàng.

Bảng dữ liệu:

Ô	Sản phẩm (A)	Số lượng (B)	Đơn giá (C)	Doanh thu (D)
A1:D1	Sản phẩm	Số lượng	Đơn giá	Doanh thu
A2:D2	iPhone	3	20,000,000	60,000,000
A3:D3	Samsung	2	18,000,000	36,000,000
A4:D4	iPhone	1	22,000,000	22,000,000
A5:D5	OPPO	4	10,000,000	40,000,000

Vùng điều kiện:

Ô	Sản phẩm (F)
F1	Sản phẩm
F2	iPhone

Công thức:

=DSUM(A1:D5, “Doanh thu”, F1:F2)

Hoặc thay field bằng số thứ tự cột:

=DSUM(A1:D5, 4, F1:F2)

→ Trong đó cột Doanh thu là cột thứ 4 tính từ bên trái của vùng dữ liệu.

Giải thích công thức:

• A1:D5 là database, chứa toàn bộ bảng dữ liệu gốc (bao gồm cả hàng tiêu đề).
• “Doanh thu” là field, chỉ cột bạn muốn tính tổng.
• F1:F2 là criteria, trong đó điều kiện lọc là Sản phẩm = iPhone.

Kết quả: Excel sẽ trả về 82,000,000, tức tổng doanh thu của tất cả các dòng có sản phẩm iPhone.

Tóm tắt: Hàm DSUM sẽ cộng các giá trị trong cột Doanh thu (D2:D5) cho những hàng mà Sản phẩm (A2:A5) thỏa điều kiện iPhone ở vùng F1:F2.

Ví dụ 2: Tính tổng theo điều kiện số lượng

Đề bài: Tính tổng doanh thu của các sản phẩm có số lượng bán từ 3 trở lên.

Bảng dữ liệu:

Ô	Sản phẩm (A)	Số lượng (B)	Đơn giá (C)	Doanh thu (D)
A1:D1	Sản phẩm	Số lượng	Đơn giá	Doanh thu
A2:D2	iPhone	3	20,000,000	60,000,000
A3:D3	Samsung	2	18,000,000	36,000,000
A4:D4	OPPO	4	10,000,000	40,000,000
A5:D5	Xiaomi	5	12,000,000	60,000,000

Vùng điều kiện:

Ô	Số lượng (F)
F1	Số lượng
F2	>=3

Công thức DSUM:

=DSUM(A1:D5, “Doanh thu”, F1:F2)

Giải thích công thức:

• Database: A1:D5 là vùng dữ liệu gốc, bao gồm tiêu đề và các bản ghi.
• Field: “Doanh thu” là cột cần tính tổng (tương ứng cột D).
• Criteria: F1:F2 là vùng điều kiện, trong đó điều kiện là Số lượng >= 3.

Kết quả: Hàm trả về 160,000,000, vì chỉ cộng doanh thu của các dòng có số lượng từ 3 trở lên (gồm iPhone, OPPO và Xiaomi).

Giải thích thêm: Hàm DSUM hiểu được toán tử >= trong vùng điều kiện và chỉ lấy các hàng có giá trị B2:B5 ≥ 3 để tính tổng ở cột Doanh thu (D2:D5).

Ví dụ 3: Tính tổng theo nhiều điều kiện kết hợp

Đề bài: Tính tổng doanh thu của các sản phẩm có số lượng ≥ 3 và đơn giá < 15,000,000.

Bảng dữ liệu:

Ô	Sản phẩm (A)	Số lượng (B)	Đơn giá (C)	Doanh thu (D)
A1:D1	Sản phẩm	Số lượng	Đơn giá	Doanh thu
A2:D2	iPhone	3	20,000,000	60,000,000
A3:D3	Samsung	2	18,000,000	36,000,000
A4:D4	OPPO	4	10,000,000	40,000,000
A5:D5	Xiaomi	5	12,000,000	60,000,000

Vùng điều kiện:

Ô	Số lượng (F)	Đơn giá (G)
F1:G1	Số lượng	Đơn giá
F2:G2	>=3	<15000000

Công thức:

=DSUM(A1:D5, “Doanh thu”, F1:G2)

Giải thích công thức:

• Database: A1:D5 là vùng dữ liệu gốc chứa tiêu đề và toàn bộ bảng bán hàng.
• Field: “Doanh thu” là cột cần tính tổng (cột D).
• Criteria: F1:G2 là vùng điều kiện gồm hai cột:
  • Cột F đặt điều kiện số lượng ≥ 3
  • Cột G đặt điều kiện đơn giá < 15,000,000
  • Hai điều kiện nằm trên cùng một hàng, nên Excel hiểu đây là logic AND (thỏa cả hai điều kiện cùng lúc).

Kết quả: Hàm trả về 100,000,000, là tổng doanh thu của hai sản phẩm OPPO và Xiaomi.

Giải thích thêm: Hàm DSUM chỉ cộng các dòng trong vùng dữ liệu mà số lượng ≥ 3 và đơn giá < 15,000,000. Cụ thể:

• OPPO (4 và 10,000,000) → thỏa cả hai điều kiện.
• Xiaomi (5 và 12,000,000) → thỏa cả hai điều kiện.
• → Tổng doanh thu: 40,000,000 + 60,000,000 = 100,000,000

Ví dụ 4: Dùng hàm DSUM với điều kiện OR (hoặc)

Đề bài: Tính tổng doanh thu của các sản phẩm A hoặc B trong bảng dữ liệu bán hàng.

Bảng dữ liệu:

Ô	Sản phẩm (A)	Khu vực (B)	Doanh thu (C)
A1:C1	Sản phẩm	Khu vực	Doanh thu
A2:C2	A	Bắc	5,000
A3:C3	B	Nam	7,000
A4:C4	A	Trung	4,000
A5:C5	C	Bắc	6,000
A6:C6	B	Trung	8,000

Vùng điều kiện:

Ô	Sản phẩm (E)
E1	Sản phẩm
E2	A
E3	B

Công thức:

=DSUM(A1:C6, “Doanh thu”, E1:E3)

Giải thích công thức:

• Database: A1:C6 là vùng dữ liệu gốc, bao gồm tiêu đề và toàn bộ bảng bán hàng.
• Field: “Doanh thu” là cột cần tính tổng (cột C).
• Criteria: E1:E3 là vùng điều kiện gồm hai hàng:
  • Hàng 2: Sản phẩm = A
  • Hàng 3: Sản phẩm = B
  • Khi nhiều điều kiện nằm trên các hàng khác nhau, Excel hiểu đây là logic OR (thỏa một trong các điều kiện).

Kết quả: Hàm trả về 24,000, được tính bằng: 5,000 + 7,000 + 4,000 + 8,000.

Giải thích thêm: Hàm DSUM tự động cộng các giá trị trong cột Doanh thu của các bản ghi mà Sản phẩm là A hoặc B.

Ví dụ 5: Kết hợp điều kiện AND và OR trong hàm DSUM

Trường hợp này thường gặp khi bạn muốn tính tổng với nhiều điều kiện phức hợp, chẳng hạn tổng doanh thu của các sản phẩm A hoặc B nhưng chỉ tính ở khu vực Bắc.

Bảng dữ liệu mẫu (A1:C6)

A (Sản phẩm)	B (Khu vực)	C (Doanh thu)
Sản phẩm	Khu vực	Doanh thu
A	Bắc	5,000
B	Nam	7,000
A	Trung	4,000
C	Bắc	6,000
B	Bắc	8,000

Bảng điều kiện (E1:F3)

E (Sản phẩm)	F (Khu vực)
Sản phẩm	Khu vực
A	Bắc
B	Bắc

Công thức:

=DSUM(A1:C6, “Doanh thu”, E1:F3)

Hoặc có thể viết theo số thứ tự cột:

=DSUM(A1:C6, 3, E1:F3)

Giải thích công thức:

• A1:C6 là vùng cơ sở dữ liệu, chứa toàn bộ bảng dữ liệu gốc.
• “Doanh thu” là field (cột cần tính tổng).
• E1:F3 là vùng điều kiện, trong đó:
  • Mỗi hàng thể hiện một bộ điều kiện AND (ví dụ: A và Bắc).
  • Nhiều hàng khác nhau trong vùng điều kiện thể hiện OR (A ở Bắc hoặc B ở Bắc).

Kết quả: = 5,000 + 8,000 = 13,000

Giải thích thêm: Hàm DSUM trong Excel chỉ cộng các giá trị ở cột Doanh thu khi đồng thời thỏa cả hai điều kiện trên cùng một hàng của vùng điều kiện.

Nhờ cách thiết lập này, bạn có thể kết hợp nhiều điều kiện AND và OR một cách trực quan, không cần dùng đến công thức phức tạp như hàm SUMPRODUCT trong Excel hay SUMIFS lồng nhau.

Kết hợp hàm DSUM với các hàm khác trong Excel

Ví dụ 1: Kết hợp DSUM với hàm IF để kiểm tra điều kiện trước khi tính tổng

Tình huống: Chỉ tính tổng doanh thu nếu dữ liệu thuộc năm 2024, còn nếu khác năm thì trả về giá trị 0.

Bảng dữ liệu (A1:C5):

A (Năm)	B (Sản phẩm)	C (Doanh thu)
2024	A	5000
2023	B	8000
2024	C	6000

Bảng điều kiện (E1:E2):

E (Năm)

2024

Công thức (nhập tại ô G2):

=IF(DCOUNT(A1:C4,”Doanh thu”,E1:E2)>0, DSUM(A1:C4,”Doanh thu”,E1:E2), 0)

Giải thích công thức:

• DCOUNT(A1:C4,”Doanh thu”,E1:E2) đếm số dòng có năm = 2024.
• Nếu lớn hơn 0 → DSUM tính tổng doanh thu của năm 2024.
• Nếu không có dữ liệu thỏa điều kiện → kết quả trả về 0.

Kết quả: = 5,000 + 6,000 = 11,000

Lưu ý: Nếu bảng có chữa ký tự không phải là số thì bạn có thể thay DCOUNT bằng hàm DCOUNTA trong Excel để công thức chính xác hơn.

Xem thêm: Hàm IF trong Excel

Ví dụ 2: Kết hợp DSUM với hàm ROUND để làm tròn kết quả

Tình huống: Bạn muốn làm tròn kết quả tính tổng doanh thu theo điều kiện đến hàng nghìn đơn vị.

Bảng dữ liệu (Database: A1:C4):

Ô	A	B	C
1	Sản phẩm	Khu vực	Doanh thu
2	A	Bắc	5250
3	B	Nam	7630
4	A	Bắc	4890

Bảng điều kiện (Criteria: E1:E2):

Ô	E
1	Khu vực
2	Bắc

Công thức:

=ROUND(DSUM(A1:C4, “Doanh thu”, E1:E2), -3)

Giải thích công thức:

• DSUM(A1:C4, “Doanh thu”, E1:E2): cộng tổng giá trị ở cột Doanh thu cho các hàng có Khu vực là Bắc → Tính: 5250 + 4890 = 10140
• ROUND(…, -3): làm tròn kết quả 10140 đến hàng nghìn gần nhất → 10,000

Xem thêm: Hàm ROUND trong Excel

Kết quả: 10,000

Mẹo nhỏ: Nếu bạn muốn làm tròn đến hàng trăm thay vì hàng nghìn, đổi -3 thành -2.

Ví dụ 3: Kết hợp DSUM với hàm AVERAGE để so sánh giá trị tổng

Tình huống: Bạn muốn kiểm tra xem tổng doanh thu của khu vực Bắc có cao hơn mức doanh thu trung bình hay không.

Bảng dữ liệu (A1:B5):

A (Khu vực)	B (Doanh thu)
Bắc	8000
Nam	5000
Trung	7000
Bắc	9000

Bảng điều kiện (D1:D2):

D (Khu vực)

Bắc

Công thức (nhập tại ô F2):

=IF(DSUM(A1:B5,”Doanh thu”,D1:D2)>AVERAGE(B2:B5),”Cao hơn trung bình”,”Thấp hơn hoặc bằng”)

Giải thích:

• DSUM(A1:B5,”Doanh thu”,D1:D2) tính tổng doanh thu khu vực Bắc → 8,000 + 9,000 = 17,000.
• AVERAGE(B2:B5) tính doanh thu trung bình của tất cả khu vực → (8000 + 5000 + 7000 + 9000) / 4 = 7,250.
• IF so sánh hai giá trị: nếu tổng > trung bình → hiển thị “Cao hơn trung bình”.

Kết quả tại F2: Cao hơn trung bình

Lưu ý: Để so sánh cho khu vực khác, chỉ cần thay điều kiện “Bắc” trong ô D2 là “Nam” hoặc “Trung”.

Xem thêm: Hàm AVERAGE trong Excel

Ví dụ 4: Kết hợp DSUM với VLOOKUP để tự động chọn vùng tính tổng

Tình huống: Bạn muốn DSUM tự động tính doanh thu theo khu vực được chọn trong ô tra cứu.

Bảng dữ liệu chính (A1:C5):

A (Sản phẩm)	B (Khu vực)	C (Doanh thu)
A	Bắc	7000
B	Nam	8000
C	Bắc	9000
D	Trung	6000

Bảng tra cứu khu vực (I1:J4):

I (Khu vực)	J (Ghi chú)
Bắc	Khu vực miền Bắc
Nam	Khu vực miền Nam
Trung	Khu vực miền Trung

Ô chọn khu vực (G1):

G1 = Bắc

Bảng điều kiện (E1:E2):

E (Khu vực)

=VLOOKUP(G1, I1:J4, 1, FALSE)

Công thức (nhập tại ô G3):

=DSUM(A1:C5, “Doanh thu”, E1:E2)

Giải thích:

• G1 là ô người dùng chọn khu vực (ví dụ: “Bắc”).
• VLOOKUP(G1, I1:J4, 1, FALSE) trả về tên khu vực tương ứng để đưa vào điều kiện.
• DSUM cộng doanh thu của khu vực đó.

Kết quả tại G3 (nếu G1 = “Bắc”) → 7,000 + 9,000 = 16,000

Ưu điểm: Chỉ cần thay giá trị trong ô G1, DSUM sẽ tự động tính tổng cho khu vực tương ứng.

Xem thêm: Hàm VLOOKUP trong Excel

Ví dụ 5: Kết hợp DSUM với hàm TODAY để tính tổng theo ngày động

Tình huống: Bạn muốn tính tổng doanh thu của các đơn hàng có ngày bán trước ngày hiện tại.

Bảng dữ liệu (A1:C4):

A (Ngày bán)	B (Sản phẩm)	C (Doanh thu)
01/11/2025	A	5000
03/11/2025	B	7500
10/11/2025	C	9000

Bảng điều kiện (E1:E2):

E (Ngày bán)

<TODAY()

Công thức (nhập tại ô G2):

=DSUM(A1:C4, “Doanh thu”, E1:E2)

Giải thích:

• TODAY() trả về ngày hiện tại (ví dụ: 04/11/2025).
• Điều kiện <TODAY() lọc những dòng có “Ngày bán” trước ngày hôm nay.
• DSUM cộng doanh thu của các đơn đủ điều kiện.

Kết quả tại G2 (nếu hôm nay là 04/11/2025) → 5,000 + 7,500 = 12,500

Lưu ý: Khi nhập <TODAY() vào ô E2, không thêm dấu “=” ở đầu, vì Excel sẽ hiểu sai điều kiện.

Xem thêm: Hàm TODAY trong Excel

So sánh hàm DSUM với các hàm SUM trong Excel

Tiêu chí	SUM	SUMIF	SUMIFS	DSUM
Mục đích	Tính tổng tất cả giá trị trong một vùng	Tính tổng các giá trị thỏa 1 điều kiện	Tính tổng các giá trị thỏa nhiều điều kiện	Tính tổng theo điều kiện dựa trên vùng dữ liệu dạng cơ sở dữ liệu
Số lượng điều kiện	Không có	1 điều kiện	Nhiều điều kiện	Nhiều điều kiện, hỗ trợ logic AND/OR linh hoạt
Cấu trúc dữ liệu yêu cầu	Bất kỳ vùng dữ liệu	Bất kỳ vùng dữ liệu	Bất kỳ vùng dữ liệu	Yêu cầu bảng dữ liệu có tiêu đề, dạng cơ sở dữ liệu (database)
Vùng điều kiện	Không	1 cột	Nhiều cột	Một vùng riêng, có thể gồm nhiều hàng và nhiều cột, dễ biểu diễn logic AND/OR
Tính linh hoạt	Thấp, chỉ cộng tất cả	Trung bình, cộng theo điều kiện đơn	Cao, cộng theo nhiều điều kiện	Rất cao, đặc biệt khi kết hợp nhiều điều kiện phức tạp và logic OR/AND
Dễ mở rộng	Dễ với dữ liệu đơn giản	Dễ với 1 điều kiện	Dễ với nhiều điều kiện	Linh hoạt với điều kiện phức tạp, thích hợp khi bảng dữ liệu có nhiều cột và cần lọc theo nhiều tiêu chí
Ứng dụng điển hình	Cộng tổng đơn giản	Tổng theo một tiêu chí	Tổng theo nhiều tiêu chí	Tổng theo điều kiện phức tạp, lọc dữ liệu dạng cơ sở dữ liệu

Khi nào nên dùng hàm DSUM thay vì SUMIF hoặc SUMIFS

• Khi bảng dữ liệu đã có cấu trúc dạng cơ sở dữ liệu với tiêu đề rõ ràng, nhiều cột và bạn cần lọc theo nhiều điều kiện phức tạp.
• Khi muốn kết hợp logic AND và OR trong cùng một công thức, điều mà SUMIFS không hỗ trợ trực tiếp với OR.
• Khi cần tách riêng vùng điều kiện để dễ chỉnh sửa mà không phải thay đổi công thức, đặc biệt hữu ích với bảng dữ liệu lớn.
• Khi muốn tính tổng dựa trên điều kiện linh hoạt, ví dụ tổng doanh thu của sản phẩm X hoặc Y nhưng chỉ tính ở khu vực Bắc, hoặc tổng theo nhiều điều kiện kết hợp phức tạp.

Nhìn chung, DSUM trong Excel được ưu tiên khi bạn cần tổng hợp dữ liệu theo nhiều tiêu chí phức tạp, bảng dữ liệu có cấu trúc rõ ràng và muốn giữ công thức dễ bảo trì, dễ chỉnh sửa, trong khi SUMIF/SUMIFS phù hợp với những tình huống đơn giản, ít điều kiện.

Ứng dụng hàm DSUM trong thực tế

• Tính tổng doanh thu theo sản phẩm, khu vực hoặc thời gian.
• Thống kê chi phí hoặc lợi nhuận theo điều kiện cụ thể.
• Báo cáo tổng số lượng hàng tồn kho hoặc số sản phẩm bán được theo nhiều tiêu chí.
• Phân tích dữ liệu nhân sự, ví dụ tổng lương hoặc phụ cấp theo phòng ban hoặc chức vụ.
• Tính tổng giá trị các giao dịch thỏa điều kiện đặc biệt trong báo cáo tài chính.
• Lọc và tổng hợp dữ liệu lớn mà không cần dùng PivotTable.
• Kết hợp với các hàm khác để tạo báo cáo động, tổng hợp nhanh theo nhiều tiêu chí

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục chi tiết

Tiêu đề cột trong vùng criteria không trùng khớp với tiêu đề trong database

Nguyên nhân: Excel xử lý hàm DSUM dựa trên việc khớp tên trường dữ liệu. Khi tiêu đề của vùng điều kiện khác dù chỉ một khoảng trắng, ký tự đặc biệt hay chữ in hoa, DSUM sẽ không nhận dạng được trường và kết quả thường bằng 0.

Cách khắc phục:

• Sao chép trực tiếp tiêu đề cột cần áp dụng điều kiện từ database và dán vào vùng criteria.
• Kiểm tra lỗi khoảng trắng thừa bằng hàm TRIM trong Excel nếu lấy dữ liệu từ nguồn khác để đảm bảo tiêu đề đúng chuẩn và đồng nhất.

Phạm vi database được chọn thiếu hàng tiêu đề hoặc thừa cột không liên quan

Nguyên nhân: DSUM yêu cầu database phải bao gồm hàng tiêu đề để nhận biết đúng trường cần tính tổng và tránh xáo trộn cấu trúc khi tổng hợp dữ liệu số.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại phạm vi vùng dữ liệu và luôn chọn đầy đủ hàng tiêu đề kèm toàn bộ các trường cần phân tích.
• Nếu dữ liệu nằm rời rạc nên chuẩn hóa và bố trí theo dạng bảng để hàm DSUM hoạt động chính xác.

Nhập điều kiện sai định dạng hoặc sai vị trí trong vùng criteria

Nguyên nhân: Điều kiện bị nhập dưới dạng văn bản không hợp lệ, số có định dạng text hoặc toán tử so sánh được đặt ở ô khác khiến DSUM hiểu sai logic và trả về giá trị sai.

Cách khắc phục:

• Nhập trực tiếp điều kiện trong cùng một ô với toán tử và giá trị.
• Kiểm tra định dạng số bằng cách chuyển đổi với VALUE nếu giá trị xuất hiện căn trái.
• Khi kết hợp nhiều điều kiện dạng và hoặc, bố trí điều kiện đúng dòng để thể hiện chính xác mối quan hệ logic.

Dữ liệu số trong database bị ẩn định dạng hoặc chứa khoảng trắng đặc biệt

Nguyên nhân: Khi dữ liệu được nhập từ file web hoặc hệ thống khác, khoảng trắng không chuẩn hoặc ký tự đặc biệt khiến DSUM không nhận diện giá trị số cần tính tổng.

Cách khắc phục:

• Làm sạch dữ liệu bằng TRIM hoặc hàm SUBSTITUTE trong Excel trước khi sử dụng DSUM.
• Chuyển đổi đúng kiểu dữ liệu bằng VALUE để Excel công nhận đó là dữ liệu số hợp lệ.

Tham chiếu hỗn hợp giữa Table và phạm vi thường

Nguyên nhân: Database đã chuyển sang Table với structured reference nhưng criteria vẫn tham chiếu truyền thống dẫn đến xung đột và ảnh hưởng đến kết quả tổng hợp.

Cách khắc phục:

• Đồng nhất cách tham chiếu dữ liệu.
• Nên chuyển cả database và criteria sang Table để công thức DSUM tự mở rộng theo số dòng dữ liệu tăng lên, giúp xử lý chính xác hơn trong quá trình phân tích dữ liệu.

Dữ liệu bị lỗi hoặc phân quyền khiến Excel không xử lý được DSUM

Nguyên nhân: File có định dạng đặc biệt hoặc Workbook bị lỗi, kèm theo quyền truy cập bị hạn chế có thể làm DSUM không thể tính toán đúng dữ liệu số.

Cách khắc phục:

• Sao lưu dữ liệu và thử sao chép vùng cần tính sang một Workbook mới.
• Kiểm tra quyền truy cập và định dạng của file.
• Thực hiện phục hồi file nếu nghi ngờ dữ liệu bị hỏng để bảo đảm kết quả tổng hợp ổn định, hạn chế mất dữ liệu và đảm bảo phân tích chính xác.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hàm DCOUNT khác gì so với COUNTIFS?

DCOUNT thuộc nhóm hàm cơ sở dữ liệu nên đòi hỏi vùng dữ liệu phải có hàng tiêu đề rõ ràng và có vùng điều kiện đặt riêng. DCOUNT chỉ đếm những ô chứa số trong một cột dữ liệu thỏa mãn điều kiện. COUNTIFS linh hoạt hơn trong thao tác nhanh nhưng không xử lý tốt các điều kiện phức tạp theo nhiều tiêu chí dạng bảng.

2. DCOUNT có áp dụng trên vùng đã Filter không?

Không. DCOUNT đếm theo điều kiện trong vùng tiêu chí chứ không phụ thuộc vào Filter. Nếu cần đếm dựa trên dữ liệu đã lọc người dùng nên sử dụng SUBTOTAL hoặc AGGREGATE.

3. Tại sao DCOUNT trả về kết quả bằng 0 dù dữ liệu hiển thị đúng?

Có thể do tiêu đề cột trong vùng dữ liệu và tiêu đề trong vùng điều kiện không khớp hoàn toàn. Excel yêu cầu tiêu đề phải trùng tuyệt đối cả chính tả và khoảng trắng. Ngoài ra field được chọn phải là cột chứa dữ liệu dạng số nếu không DCOUNT sẽ bỏ qua các ô văn bản.

4. Lỗi thường gặp nhất khi dùng DCOUNT là gì?

Lỗi phổ biến nhất là lỗi #VALUE! trong Excel xảy ra khi người dùng nhập tên trường field mà không đặt trong dấu nháy hoặc sai chính tả tiêu đề. Ví dụ nhập Chi tiêu thay vì Chi tiêu có dấu nháy dẫn đến Excel không xác định được trường cần đếm.

5. DCOUNT có hỗ trợ ký tự đại diện không?

Có. Người dùng có thể sử dụng dấu sao để thay thế cho nhiều ký tự hoặc dấu hỏi để thay thế cho một ký tự trong vùng điều kiện. Điều này hữu ích khi tìm kiếm theo mẫu tên sản phẩm hoặc tên khách hàng.

6. DCOUNT có thể đếm số bản ghi không chứa số liệu không?

Không. DCOUNT chỉ đếm các ô có giá trị số trong cột được chỉ định. Nếu người dùng muốn đếm mọi loại dữ liệu kể cả văn bản hoặc ô trống có điều kiện phù hợp thì nên dùng DCOUNTA.

7. Có nên chuyển vùng dữ liệu sang dạng Table trước khi dùng DCOUNT?

Nên. Khi dữ liệu được chuyển sang Table công thức sẽ tự động mở rộng khi thêm dòng mới giúp giảm rủi ro sai sót và tăng khả năng bảo trì. Trong Table cũng có thể sử dụng tên cột để công thức dễ đọc hơn.

8. DCOUNT có thể thay thế hoàn toàn COUNTIFS được không?

Không. Mỗi hàm phù hợp với từng trường hợp sử dụng. DCOUNT mạnh trong các tình huống cần điều kiện phức tạp và quản lý dữ liệu dạng cơ sở dữ liệu. COUNTIFS lại thuận tiện hơn trong các bảng tính nhanh đơn giản và không yêu cầu vùng điều kiện riêng.

Kết luận

Hàm DCOUNT là công cụ mạnh mẽ giúp xử lý dữ liệu dạng cơ sở dữ liệu trong Excel, đặc biệt khi cần đếm các ô chứa số theo nhiều điều kiện phức tạp. Khi nắm vững cách thiết lập tiêu đề chính xác và vùng điều kiện đúng chuẩn người dùng có thể ứng dụng DCOUNT hiệu quả trong quản trị bán hàng, kế toán, kiểm soát kho và nhiều nhu cầu phân tích thực tế khác.

Bạn hãy áp dụng ngay các ví dụ trong bài để làm chủ hàm DCOUNT trong công việc hằng ngày. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm nhiều kỹ năng Excel hữu ích khác hoặc cần hỗ trợ khắc phục lỗi khi làm việc với dữ liệu hãy tiếp tục theo dõi và đồng hành cùng Công Nghệ AZ để làm Excel trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.