7 Cách Share File Excel Cho Nhiều Người Cùng Chỉnh Sửa Đơn Giản 2025

Trong thời đại công nghệ số, việc chia sẻ dữ liệu trở nên vô cùng quan trọng, đặc biệt là với các tệp tin làm việc như File Excel. Dù là báo cáo, phân tích số liệu, hay đơn giản là danh sách mua sắm, việc chia sẻ File Excel hiệu quả giúp bạn cộng tác với đồng nghiệp, trao đổi thông tin với đối tác, và đơn giản hóa quy trình làm việc.

Tại Công Nghệ AZ, chúng tôi hiểu rằng không phải ai cũng thành thạo công nghệ. Vì vậy, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 7 cách share File Excel đơn giản nhất, từ những phương pháp truyền thống đến các công cụ trực tuyến hiện đại, giúp bạn dễ dàng chia sẻ dữ liệu với bất kỳ ai, bất cứ lúc nào.

Mục lục

Cách chia sẻ file Excel qua Email trong Excel

Gửi file Excel qua email là một trong những cách share file Excel đơn giản và phổ biến nhất. Phương pháp này phù hợp khi bạn cần chia sẻ file với một số lượng nhỏ người nhận.

Ưu điểm:

Dễ thực hiện, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật cao.
Phù hợp với hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email.

Nhược điểm:

Dung lượng file đính kèm bị giới hạn (thường dưới 25MB).
Khó kiểm soát phiên bản và các chỉnh sửa từ nhiều người.

Các bước thực hiện:

Mở file Excel bạn muốn chia sẻ.
Nhấp vào tab “File“.
Chọn “Share” (Chia sẻ).
Chọn “Email” > Chọn “Send as Attachment” (Gửi dưới dạng tệp đính kèm).
Chọn định dạng file đính kèm:
- “Send as Excel Workbook“: Gửi file Excel gốc (.xlsx), cho phép người nhận chỉnh sửa.
- “Send as PDF“: Gửi file PDF (.pdf), đảm bảo định dạng không bị thay đổi.
- “Send as XPS“: Gửi file XPS (.xps), định dạng tương tự PDF.
Soạn email, thêm người nhận và gửi.

Lưu ý:

Nếu file Excel có dung lượng lớn, bạn nên nén file trước khi gửi để giảm dung lượng.
Để đảm bảo người nhận có thể mở file, hãy sử dụng định dạng .xlsx (phiên bản Excel mới nhất).

Các bài viết liên quan:

Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu

Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z

Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết

Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z

3 Cách Căn Chỉnh Lề Trong Excel Đơn Giản Cho Người Mới

Hàm OFFSET trong Excel: 7 Bước Sử Dụng & Ví Dụ Minh Họa

Hàm REPLACE trong Excel: 5 Bước Thay Thế Văn Bản Nhanh Chóng

3+ Cách Chèn Video vào Excel Đơn Giản Nhất 2025

Cách share file Excel qua Google Drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến, cho phép bạn lưu trữ và chia sẻ file Excel trực tuyến một cách dễ dàng.

Ưu điểm:

Dung lượng lưu trữ lớn (15GB miễn phí).
Dễ dàng chia sẻ với nhiều người.
Kiểm soát phiên bản và lịch sử chỉnh sửa.
Truy cập file từ nhiều thiết bị khác nhau.

Nhược điểm:

Cần có tài khoản Google.
Cần kết nối internet để truy cập và chỉnh sửa file.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Drive của bạn.

Bước 2: Tải file Excel lên Google Drive.

Bước 3: Nhấp chuột phải vào file Excel, chọn “Chia sẻ“.

Bước 4: Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.

Bước 5: Chọn quyền truy cập:

“Người xem“: Chỉ xem file.
“Người nhận xét“: Xem và để lại bình luận.
“Người chỉnh sửa“: Xem và chỉnh sửa file.

Bước 7: Nhấp vào “Gửi“.

Cách Chia sẻ file Excel qua OneDrive

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, tích hợp sẵn trong hệ điều hành Windows.

Ưu điểm:

Tích hợp tốt với các ứng dụng Microsoft Office.
Dung lượng lưu trữ lớn (5GB miễn phí).
Đồng bộ hóa file trên nhiều thiết bị.

Nhược điểm:

Cần có tài khoản Microsoft.
Cần kết nối internet để truy cập và chỉnh sửa file.

Các bước thực hiện:

Đăng nhập vào tài khoản Microsoft OneDrive của bạn.
Tải file Excel lên OneDrive.
Nhấp chuột phải vào file Excel, chọn “Chia sẻ“.
Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.
Chọn quyền truy cập:
- “Có thể xem“: Chỉ xem file.
- “Có thể chỉnh sửa“: Xem và chỉnh sửa file.
Nhấp vào “Gửi“.

So sánh OneDrive và Google Drive:

Tính năng	OneDrive	Google Drive
Dung lượng miễn phí	5GB	15GB
Tích hợp ứng dụng Office	Tốt hơn	Khá tốt
Giao diện	Đơn giản	Đa dạng tính năng
Chia sẻ file	Dễ dàng	Dễ dàng

Cách share file Excel qua Dropbox

Dropbox là một dịch vụ lưu trữ đám mây khác, cung cấp dung lượng lưu trữ miễn phí và tính năng chia sẻ file tiện lợi.

Ưu điểm:

Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
Đồng bộ hóa file trên nhiều thiết bị.
Hỗ trợ nhiều nền tảng (Windows, macOS, Linux, iOS, Android).

Nhược điểm:

Dung lượng lưu trữ miễn phí hạn chế (2GB).

Các bước thực hiện:

Đăng nhập vào tài khoản Dropbox của bạn.
Tải file Excel lên Dropbox.
Nhấp chuột phải vào file Excel, chọn “Chia sẻ“.
Nhập địa chỉ email hoặc tạo liên kết chia sẻ.
Chọn quyền truy cập (xem hoặc chỉnh sửa).
Nhấp vào “Chia sẻ“.

Cách Chia sẻ file Excel qua mạng LAN

Nếu bạn đang làm việc trong một văn phòng hoặc môi trường có mạng LAN, bạn có thể chia sẻ file Excel trực tiếp với những người dùng khác trong cùng mạng.

Ưu điểm:

Truy cập nhanh chóng, không cần kết nối internet.
Dễ dàng chia sẻ với nhiều người trong cùng mạng LAN.

Nhược điểm:

Chỉ áp dụng cho người dùng trong cùng mạng LAN.
Khó kiểm soát phiên bản và quyền truy cập.

Các bước thực hiện:

Lưu file Excel vào một thư mục được chia sẻ trên mạng LAN.
Cấp quyền truy cập cho những người dùng khác trong mạng LAN.
Chia sẻ đường dẫn đến file Excel với những người cần truy cập.

Cách Chia sẻ file Excel qua mạng xã hội

Bạn cũng có thể chia sẻ file Excel qua các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Zalo, Messenger.

Ưu điểm:

Tiện lợi, nhanh chóng.
Dễ dàng chia sẻ với nhiều người.

Nhược điểm:

Dung lượng file bị giới hạn.
Vấn đề bảo mật thông tin.

Các bước thực hiện:

Mở ứng dụng mạng xã hội (Facebook, Zalo, Messenger).
Chọn người hoặc nhóm bạn muốn chia sẻ.
Đính kèm file Excel vào tin nhắn.
Gửi tin nhắn.

Lưu ý:

Hạn chế chia sẻ file Excel chứa thông tin nhạy cảm qua mạng xã hội.
Nên sử dụng mật khẩu để bảo vệ file Excel trước khi chia sẻ.

Cộng tác trên file Excel (Co-authoring)

Tính năng Co-authoring trên Excel cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một file Excel đồng thời. Đây là một tính năng mạnh mẽ, giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Ưu điểm:

Làm việc nhóm hiệu quả, tăng năng suất.
Theo dõi các thay đổi và chỉnh sửa của từng người.
Tiết kiệm thời gian và công sức.

Nhược điểm:

Yêu cầu kết nối internet ổn định.
Có thể xảy ra xung đột khi nhiều người chỉnh sửa cùng một lúc.

Các bước thực hiện:

Lưu file Excel trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online.
Chia sẻ file với những người bạn muốn cộng tác.
Mọi người có thể mở và chỉnh sửa file cùng lúc.
Excel sẽ hiển thị vị trí mà mỗi người đang làm việc trong file.

Mẹo hay khi chia sẻ file Excel

Bảo mật File Excel Khi Chia Sẻ

Khi chia sẻ File Excel, bảo mật là yếu tố quan trọng bạn cần lưu ý, đặc biệt là khi file chứa thông tin nhạy cảm.

Sử dụng mật khẩu: Đặt mật khẩu cho File Excel để ngăn chặn truy cập trái phép.
Phân quyền truy cập: Trên các dịch vụ đám mây, hãy thiết lập quyền truy cập phù hợp cho từng người dùng (chỉnh sửa, xem).
Bảo vệ sheet và workbook: Sử dụng tính năng “Protect Sheet” và “Protect Workbook” trong Excel để giới hạn quyền chỉnh sửa.

Tối Ưu Hóa File Excel Trước Khi Chia Sẻ

Trước khi chia sẻ File Excel, hãy tối ưu hóa file để đảm bảo dung lượng nhỏ gọn và dễ dàng xem trên các thiết bị khác nhau.

Nén file: Giảm dung lượng file bằng cách nén file (.zip, .rar).
Chọn định dạng phù hợp: Sử dụng định dạng .xlsx cho các file mới, hoặc .xls cho các file cũ.
Xóa dữ liệu không cần thiết: Loại bỏ các sheet, hàng, cột không cần thiết để giảm dung lượng file.

Theo Dõi Thay Đổi Trên File Excel

Excel cung cấp các tính năng hữu ích để theo dõi thay đổi trên file khi chia sẻ cho nhiều người cùng chỉnh sửa.

Track Changes: Ghi lại tất cả các chỉnh sửa được thực hiện trên file.
Chú thích và comment: Thêm chú thích và comment để trao đổi thông tin với người khác.
Compare and Merge Workbooks: So sánh và kết hợp các phiên bản khác nhau của cùng một File Excel.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Làm thế nào để chia sẻ file Excel cho người không có tài khoản Microsoft?

Bạn có thể chia sẻ file Excel cho người không có tài khoản Microsoft bằng cách sử dụng Google Drive, Dropbox hoặc gửi file dưới dạng PDF qua email.

2. Cách khắc phục lỗi font chữ khi chia sẻ file Excel?

Lỗi font chữ thường xảy ra khi người nhận không cài đặt font chữ bạn đã sử dụng trong file Excel. Để khắc phục, bạn có thể nhúng font chữ vào file Excel hoặc gửi file dưới dạng PDF.

3. Làm thế nào để chia sẻ file Excel dung lượng lớn?

Để chia sẻ file Excel dung lượng lớn, bạn nên sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive, Dropbox hoặc nén file trước khi gửi qua email.

4. Có thể chia sẻ file Excel cho bao nhiêu người?

Số lượng người bạn có thể chia sẻ file Excel phụ thuộc vào phương pháp chia sẻ và giới hạn của mỗi dịch vụ. Với các dịch vụ đám mây, bạn có thể chia sẻ file với rất nhiều người.

Kết luận

Trên đây là 7 cách share file Excel đơn giản và hiệu quả nhất mà Công Nghệ AZ muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn dễ dàng trao đổi thông tin và cộng tác hiệu quả hơn trong công việc và học tập.

Hãy ghé thăm Công Nghệ AZ thường xuyên để cập nhật thêm nhiều kiến thức công nghệ hữu ích khác nhé!