3 Bước Định Dạng Số trong Excel Siêu Đơn Giản Cho Người Mới

Định dạng số trong Excel đóng vai trò quan trọng trong việc trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Nó không chỉ giúp bảng tính của bạn trông gọn gàng, dễ đọc hơn mà còn hỗ trợ việc tính toán và phân tích dữ liệu chính xác. Đặc biệt, đối với những người thường xuyên làm việc với số liệu, việc nắm vững cách định dạng số sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc đáng kể.

Trong bài viết này, Công Nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách định dạng số trong Excel từ cơ bản đến nâng cao, kèm theo hình ảnh minh họa trực quan, dễ hiểu. Đảm bảo sau khi đọc xong bài viết, bạn sẽ có thể tự tin áp dụng định dạng số vào công việc của mình một cách thành thạo.

Mục lục

Định dạng số trong Excel là gì?

Trước khi đi vào chi tiết, chúng ta cần hiểu rõ định dạng số trong Excel là gì. Nói một cách đơn giản, định dạng số là cách bạn trình bày các con số trong bảng tính Excel. Excel cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn để hiển thị số theo ý muốn, chẳng hạn như thêm dấu phân cách hàng nghìn, thay đổi số chữ số thập phân, hiển thị số âm trong dấu ngoặc đơn, hoặc định dạng tiền tệ.

Number Format là một công cụ mạnh mẽ trong Excel cho phép bạn thực hiện các thao tác định dạng số này. Number Format cung cấp sẵn nhiều kiểu định dạng số cơ bản, từ định dạng số nguyên, số thập phân, tiền tệ, phần trăm, đến định dạng ngày tháng, thời gian. Ngoài ra, bạn còn có thể tự tạo định dạng số tùy chỉnh (Custom Format) để đáp ứng nhu cầu riêng của mình.

dinh dang so trong excel la gi congngheaz — Định dạng số trong Excel là gì?

Lợi ích khi sử dụng định dạng số trong Excel

Vậy tại sao chúng ta cần phải định dạng số trong Excel? Có rất nhiều lý do để bạn nên sử dụng tính năng hữu ích này:

Tăng tính thẩm mỹ: Bảng tính với các con số được định dạng sẽ trông chuyên nghiệp và dễ đọc hơn rất nhiều so với bảng tính chỉ chứa các con số thô. Đặc biệt là khi làm việc với số lượng lớn dữ liệu, định dạng số giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân tích thông tin.
Tránh sai sót: Định dạng số giúp bạn tránh nhầm lẫn giữa các loại dữ liệu, ví dụ như giữa số và ngày tháng. Điều này đặc biệt quan trọng trong các bảng tính chứa công thức và hàm, vì sai sót trong định dạng có thể dẫn đến kết quả tính toán không chính xác.
Dễ dàng phân tích: Định dạng số giúp bạn dễ dàng so sánh và phân tích dữ liệu. Ví dụ, khi định dạng tiền tệ, bạn có thể nhanh chóng nhận biết các khoản thu chi, hoặc khi định dạng phần trăm, bạn có thể dễ dàng theo dõi tỷ lệ tăng trưởng.
Nâng cao hiệu quả: Định dạng số giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc với bảng tính. Thay vì phải tự điều chỉnh cách hiển thị của từng con số, bạn chỉ cần áp dụng định dạng số phù hợp là mọi thứ sẽ được tự động sắp xếp gọn gàng.
Dễ đọc, dễ hiểu: Thay vì những dãy số dài ngoằng, bạn có thể thêm dấu phân cách hàng nghìn, làm tròn số thập phân, giúp bảng tính trở nên “dễ thở” hơn.
Trình bày chuyên nghiệp: Bảng tính với các con số được định dạng sẽ trông gọn gàng, chuyên nghiệp và gây ấn tượng với người xem.
Hỗ trợ tính toán: Định dạng số giúp bạn dễ dàng nhận biết các kiểu dữ liệu số khác nhau (tiền tệ, phần trăm, ngày tháng…), từ đó sử dụng đúng hàm và công thức trong Excel.

Các bài viết liên quan:

Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu

Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z

Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết

Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z

Hàm POWER trong Excel: Công Thức, Cách Dùng & 5 Ví Dụ [2025]

7+ Cách Sửa Lỗi N A Trong Excel Nhanh Chóng & Đơn Giản 2025

Chuyển File CSV sang Excel: 5 Cách Đơn Giản Cho Người Mới

[Mẫu] 10+ Bảng Chấm Công Excel Đơn Giản & Hiệu Quả Nhất 2025

Các loại định dạng số cơ bản trong Excel

Excel cung cấp sẵn một loạt các định dạng số cơ bản để bạn lựa chọn. Mỗi loại định dạng có những đặc điểm và ứng dụng riêng. Dưới đây là bảng tóm tắt các loại định dạng số cơ bản trong Excel:

Định dạng	Mô tả	Ví dụ
General (Chung)	Định dạng mặc định, hiển thị số theo cách nhập.	1234, 3.14, 1/2
Number (Số)	Đây là kiểu định dạng cơ bản nhất, dùng để hiển thị số nguyên và số thập phân. Bạn có thể tùy chỉnh số chữ số thập phân, thêm dấu phân cách hàng nghìn để dễ đọc hơn.	1,234.56, -123
Currency (Tiền tệ)	Kiểu định dạng này dùng để hiển thị số tiền tệ, kèm theo ký hiệu tiền tệ (VND, USD, EUR…). Bạn cũng có thể tùy chỉnh số chữ số thập phân.	$1,234.56, €123
Accounting (Kế toán)	Tương tự định dạng Tiền tệ, nhưng ký hiệu tiền tệ được căn lề trái.	$ 1,234.56
Date (Ngày tháng)	Kiểu định dạng này dùng để hiển thị ngày tháng theo nhiều định dạng khác nhau (dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy…)	14/03/2023, March 14, 2023
Time (Thời gian)	Kiểu định dạng này dùng để hiển thị thời gian theo nhiều định dạng khác nhau (hh:mm:ss, hh:mm…)	10:30 AM, 22:15
Percentage (Phần trăm)	Kiểu định dạng này hiển thị số dưới dạng phần trăm, kèm theo ký hiệu %	25%, 0.5%
Fraction (Phân số)	Kiểu định dạng này hiển thị số dưới dạng phân số	1/2, 3/4
Scientific (Khoa học)	Kiểu định dạng này dùng để hiển thị các số rất lớn hoặc rất nhỏ dưới dạng ký hiệu khoa học	1.23E+10
Text (Văn bản)	Coi nội dung của Ô là văn bản, ngay cả khi bạn nhập số.	0123456789
Special (Đặc biệt)	Cung cấp các định dạng đặc biệt cho mã bưu chính, số điện thoại…	(555) 555-1234
Custom (Tùy chỉnh)	Ngoài các kiểu định dạng có sẵn, Excel còn cho phép bạn tự tạo định dạng số theo ý muốn. Bạn có thể kết hợp các ký tự định dạng (#, 0, ?, @…), thêm màu sắc, điều kiện để tạo ra những định dạng độc đáo.

Cách định dạng số trong Excel

Bước 1: Chọn ô hoặc vùng ô chứa những con số bạn muốn định dạng.

Bước 2: Mở hộp thoại Format Cells. Có 2 cách để thực hiện:

Nhấn chuột phải vào vùng đã chọn, sau đó chọn Format Cells.
Sử dụng phím tắt Ctrl + 1.

Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Number. Tại đây, bạn sẽ thấy một danh sách các kiểu định dạng số có sẵn. Hãy lựa chọn kiểu phù hợp với nhu cầu của bạn.

Các lỗi thường gặp khi định dạng số trong Excel

Trong quá trình làm việc với định dạng số, bạn có thể gặp phải một số lỗi sau:

Dữ liệu số được định dạng dưới dạng văn bản: Đây là lỗi phổ biến khi nhập liệu hoặc sao chép dữ liệu từ các nguồn khác. Khi đó, số sẽ được căn lề trái thay vì căn lề phải và có thể xuất hiện một chỉ báo lỗi hình tam giác màu xanh lá cây ở góc trên bên trái ô.
Nhập dữ liệu lẫn ký tự văn bản: Nếu bạn vô tình nhập lẫn ký tự văn bản vào Ô chứa số, Excel sẽ coi đó là dữ liệu văn bản.
Lỗi do định dạng ngày tháng: Excel có thể tự động chuyển đổi số thành định dạng ngày tháng nếu bạn nhập số có chứa dấu gạch chéo (/) hoặc dấu gạch ngang (-).
Các lỗi công thức: Một số lỗi công thức liên quan đến định dạng số bao gồm: #VALUE!, #DIV/0!, #REF!, #CALC!.

Xem thêm:

7+ Cách Sửa Lỗi Value Trong Excel Đơn Giản Nhất 2025

Lỗi Ref Trong Excel: 7 Nguyên Nhân & 5 Cách Khắc Phục Đơn Giản

Mẹo và thủ thuật định dạng số trong Excel

Sử dụng Format Painter: Nếu bạn muốn áp dụng định dạng của một ô cho nhiều ô khác, hãy sử dụng Format Painter. Đây là công cụ giúp bạn sao chép định dạng một cách nhanh chóng.
Sử dụng Conditional Formatting: Bạn có thể định dạng các ô dựa trên điều kiện nhất định. Ví dụ, tô màu đỏ cho các số âm, tô màu xanh cho các số dương.
Định dạng cho toàn bộ cột: Nếu bạn muốn áp dụng cùng một định dạng cho toàn bộ cột, hãy chọn cả cột đó rồi định dạng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Sử dụng hàm TEXT trong Excel: Bạn có thể định dạng số trong công thức bằng cách sử dụng hàm TEXT.
Kết hợp định dạng số với các hàm xử lý số khác: Excel cung cấp rất nhiều hàm xử lý số, chẳng hạn như INT, ROUND, MOD… Bạn có thể kết hợp chúng với định dạng số để thực hiện các phép tính phức tạp.

Xem thêm:

Hàm INT trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z (có ví dụ)

Hàm ROUND trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z cho người mới

Hàm MOD Trong Excel: 5 Bước Sử Dụng & Ứng Dụng Tuyệt Vời

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Làm thế nào để sửa định dạng số trong Excel?

Để sửa định dạng số, bạn chỉ cần thực hiện lại 3 bước định dạng số đã nêu ở trên. Chọn ô hoặc vùng ô cần sửa, mở hộp thoại Format Cells và chọn kiểu định dạng mới.

2. Cách định dạng số trong Excel có khác nhau giữa các phiên bản không?

Về cơ bản, cách định dạng số trong Excel là giống nhau giữa các phiên bản. Tuy nhiên, giao diện và một số tính năng có thể có sự khác biệt nhỏ.

3. Tôi có thể lưu và sử dụng lại định dạng số tùy chỉnh không?

Có, bạn hoàn toàn có thể lưu và sử dụng lại định dạng số tùy chỉnh. Sau khi tạo định dạng, bạn có thể lưu nó vào danh sách Custom Formats để sử dụng cho những lần sau

4. Làm thế nào để định dạng số tiền tệ với dấu phân cách hàng nghìn?

Để định dạng số tiền tệ với dấu phân cách hàng nghìn, bạn có thể sử dụng Currency Format hoặc Accounting Format. Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Number, sau đó chọn Currency hoặc Accounting. Tại mục Symbol, bạn có thể chọn ký hiệu tiền tệ mong muốn.

5. Sự khác biệt giữa định dạng tiền tệ và định dạng kế toán là gì?

Định dạng tiền tệ (Currency) hiển thị ký hiệu tiền tệ ngay trước con số, trong khi định dạng kế toán (Accounting) căn lề trái ký hiệu tiền tệ. Định dạng kế toán thường được sử dụng trong các báo cáo tài chính để tạo sự thống nhất và dễ đọc.

Kết luận

Định dạng số trong Excel là một kỹ năng cơ bản nhưng vô cùng quan trọng đối với bất kỳ ai muốn làm việc hiệu quả với bảng tính. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về định dạng số, giúp bạn trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp và tối ưu hóa công việc của mình.

Công Nghệ AZ luôn cập nhật những kiến thức và thủ thuật mới nhất về Excel và các phần mềm văn phòng khác. Hãy ghé thăm website Công Nghệ AZ thường xuyên để khám phá thêm nhiều điều thú vị nhé!