5 Cách Chèn Chữ Ký Vào Excel Đơn Giản Nhất 2025

Bạn muốn chèn chữ ký vào Excel để xác thực tài liệu, tăng tính chuyên nghiệp, hoặc đơn giản là tạo dấu ấn cá nhân? Công Nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách chèn chữ ký vào excel với 5 phương pháp đơn giản, dễ thực hiện ngay cả với người mới bắt đầu.

Mục lục

Chèn chữ ký vào Excel là gì?

Trước khi tìm hiểu cách chèn chữ ký vào Excel, hãy cùng Công Nghệ AZ tìm hiểu chữ ký trong Excel là gì nhé. Nói một cách đơn giản, chữ ký trong Excel là một hình thức xác nhận hoặc đồng ý với nội dung của file Excel. Chữ ký này có thể là chữ ký tay được scan, hình ảnh logo hoặc chữ ký số được tạo bằng phần mềm chuyên dụng.

Excel cho phép bạn chèn nhiều loại chữ ký khác nhau, mỗi loại đều có những ưu điểm riêng:

Chữ ký tay: Đây là loại chữ ký truyền thống, được tạo bằng cách ký tên lên giấy và scan hoặc chụp ảnh lại. Chữ ký tay mang tính cá nhân hóa cao, nhưng có thể khó khăn trong việc xác minh tính xác thực.
Chữ ký số: Chữ ký số là loại chữ ký điện tử được mã hóa và bảo vệ bằng chứng chỉ kỹ thuật số. Chữ ký số có tính bảo mật cao, giá trị pháp lý và thường được sử dụng cho các tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo cáo tài chính.
Hình ảnh: Bạn có thể sử dụng hình ảnh logo công ty hoặc bất kỳ hình ảnh nào khác làm chữ ký trong Excel. Cách này giúp tăng tính thẩm mỹ và nhận diện thương hiệu.
Chữ ký văn bản: Bạn có thể tạo chữ ký bằng cách gõ tên mình vào Excel và định dạng với phông chữ đặc biệt. Loại chữ ký này đơn giản, nhanh chóng nhưng ít tính cá nhân hóa.

Chèn chữ ký vào Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Tăng tính chuyên nghiệp: Tài liệu Excel có chữ ký sẽ trông chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn.
Xác thực tài liệu: Chữ ký giúp xác nhận người tạo và người chịu trách nhiệm về nội dung của tài liệu.
Bảo vệ bản quyền: Chữ ký giúp ngăn chặn việc sao chép và chỉnh sửa trái phép nội dung tài liệu.
Tiết kiệm thời gian: Thay vì in ấn, ký tay và scan, bạn có thể chèn chữ ký vào Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Các bài viết liên quan:

Office 2021: Hướng dẫn tải và cài đặt chi tiết cho người mới bắt đầu

Microsoft Office 2019 – Hướng dẫn cách tải & cài đặt chi tiết từ A – Z

Tải Office 2016 Professional Plus & Hướng dẫn cài đặt chi tiết

Tải Office 2010 Miễn Phí và Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết Từ A-Z

Chuyển File CSV sang Excel: 5 Cách Đơn Giản Cho Người Mới

[Mẫu] 10+ Bảng Chấm Công Excel Đơn Giản & Hiệu Quả Nhất 2025

3 Bước Định Dạng Số trong Excel Siêu Đơn Giản Cho Người Mới

5+ Cách Đánh Dấu Tích Trong Excel Cực Đơn Giản Cho Mọi Người

5 Cách chèn chữ ký vào Excel đơn giản nhất 2025

Sau đây, Công Nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn 3 cách chèn chữ ký vào Excel đơn giản và hiệu quả nhất.

Cách chèn chữ ký trong Excel bằng hình ảnh

Đây là cách đơn giản và phổ biến nhất để chèn chữ ký vào Excel. Bạn chỉ cần chuẩn bị một hình ảnh chữ ký và làm theo các bước sau:

Bước 1: Ký tên của bạn lên một tờ giấy trắng.
Bước 2: Scan chữ ký bằng máy scan hoặc ứng dụng scan trên điện thoại. Lưu hình ảnh chữ ký ở định dạng PNG hoặc JPEG.
Bước 3: Mở tệp Excel và chọn vị trí muốn chèn chữ ký. Trên thanh công cụ, chọn Insert > Pictures > This Device.
Bước 4: Chọn tệp ảnh chữ ký và nhấn Insert.
Bước 5: (Tùy chọn) Điều chỉnh kích thước, vị trí và định dạng chữ ký cho phù hợp

Mẹo: Để chữ ký trông chuyên nghiệp hơn, bạn có thể sử dụng công cụ xóa nền online để loại bỏ nền của ảnh chữ ký.

Chèn chữ ký vào Excel bằng tính năng Signature Line

Microsoft Excel cung cấp tính năng Signature Line cho phép bạn tạo và chèn chữ ký điện tử vào file.

Cách chèn chữ ký vào excel bằng tính năng này như sau:

Bước 1: Mở tệp Excel và chọn vị trí muốn chèn chữ ký. Trên thanh công cụ, chọn Insert > Text > Signature Line > Microsoft Office Signature Line.
Bước 2: Trong hộp thoại Signature Setup, nhập thông tin người ký (tên, chức danh, email) và các tùy chọn hiển thị. Nhấn OK.
Bước 3: Nhấp chuột phải vào dòng chữ ký và chọn Sign.
Bước 4: Chọn Select Image để chèn hình ảnh chữ ký hoặc nhập tên vào ô. Nhấn Sign.

Lưu ý: Tính năng Signature Line chỉ khả dụng trên phiên bản Excel dành cho Windows.

Cách chèn chữ ký số vào Excel

Chữ ký số là hình thức chữ ký điện tử có giá trị pháp lý cao, được sử dụng để xác thực tài liệu và đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung. Để chèn chữ ký số vào Excel, bạn cần có chứng chỉ số được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ uy tín.

Các bước chèn chữ ký số vào Excel:

Bước 1: Kết nối USB Token chứa chữ ký số vào máy tính.
Bước 2: Mở tệp Excel cần ký.
Bước 3: Trên thanh công cụ, chọn File > Info > Protect Workbook > Add a Digital Signature.
Bước 4: Chọn chứng thư số và nhập mã PIN để ký.

Ưu điểm của chữ ký số:

Tính bảo mật cao.
Giá trị pháp lý.
Phù hợp với các tài liệu quan trọng.

Cách chèn chữ ký vào excel bằng cách vẽ

Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn Insert > Shapes > Scribble.
Bước 2: Sử dụng chuột hoặc bút stylus để vẽ chữ ký.
Bước 3: Lưu chữ ký để sử dụng trong tương lai.

Cách chèn chữ ký vào excel bằng cách nhập tên

Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn Insert > Shapes > Text Box.
Bước 2: Đặt hộp văn bản vào vị trí bạn muốn trong bảng tính.
Bước 3: Nhập tên của bạn và tùy chỉnh phông chữ theo ý muốn.

Một số lưu ý khi chèn chữ ký vào Excel

Định dạng tệp: Nên lưu tệp Excel ở định dạng .xlsx để hỗ trợ chữ ký số.
Kích thước ảnh: Hình ảnh chữ ký không nên quá lớn để tránh làm nặng tệp tin.
Vị trí chèn: Chèn chữ ký ở vị trí phù hợp, dễ nhìn thấy và không che mất nội dung quan trọng.
Bảo mật thông tin: Bảo vệ tệp Excel đã ký bằng mật khẩu để ngăn chặn sửa đổi trái phép.
Chứng chỉ số: Sử dụng chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín để đảm bảo tính pháp lý.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Chèn chữ ký vào Excel có hợp lệ không?

Có, chèn chữ ký vào Excel hoàn toàn hợp lệ. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của chữ ký phụ thuộc vào loại chữ ký bạn sử dụng. Chữ ký số có giá trị pháp lý cao nhất, trong khi chữ ký tay và hình ảnh chỉ mang tính chất tham khảo.

2. Tôi có thể chèn nhiều chữ ký vào cùng một file Excel không?

Có, bạn hoàn toàn có thể chèn nhiều chữ ký vào Excel. Điều này rất hữu ích khi bạn cần nhiều người cùng ký kết một tài liệu.

3. Làm thế nào để kiểm tra chữ ký số trong Excel?

Để kiểm tra chữ ký số trong Excel, bạn vào tab File, chọn Info, sau đó chọn View Signatures. Tại đây, bạn có thể xem thông tin chi tiết về chữ ký số, bao gồm tên người ký, thời gian ký và trạng thái của chữ ký.

Kết luận

Trên đây là 5 cách chèn chữ ký vào Excel đơn giản nhất mà Công Nghệ AZ muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn dễ dàng chèn chữ ký vào Excel và nâng cao tính chuyên nghiệp cho tài liệu của mình.

Đừng quên ghé thăm Công Nghệ AZ thường xuyên để cập nhật thêm nhiều kiến thức và thủ thuật công nghệ hữu ích khác nhé!