Hướng dẫn cách trộn thư trong Word dễ dàng nhất

Nếu muốn gửi thư mời đến hàng nghìn người thì việc áp dụng phương pháp gõ văn bản như cách thủ công thì sẽ không khả thi vì mất quá nhiều thời gian. Chính vì vậy, để đạt hiệu quả tốt hơn, người dùng có thể sử dụng cách trộn thư trong word.

Thông qua bài viết sau đây, Công nghệ AZ sẽ hướng dẫn bạn thao tác thực hiện tính năng hữu ích này.

Hướng dẫn cách trộn thư trong Word dễ dàng nhất

Mục lục

Trộn thư trong Word (Mail Merge) là gì?

Trộn thư hay Mail merge trong Word là một tính năng hữu dụng được kết hợp giữa phần mềm soạn thảo văn bản cùng cơ sở dữ liệu trên excel nhằm soạn thư hàng loạt. Khi sử dụng công cụ này, người dùng sẽ giảm thiểu được rất nhiều thời gian khi không phải ngồi gõ từng tên người theo cách thông thường.

Giờ đây, bạn có thể thực hiện cách trộn thư trong word 2010 để điền thông tin đến hàng loạt đối tượng khác nhau. Chắc hẳn nghe đến đây đã tạo sự tò mò cho bạn về trình tự các bước thực hiện tính năng này rồi phải không nào? Cùng Công nghệ AZ tìm hiểu cách merge trong word đơn giản, nhanh chóng ngay sau đây nhé.

Cách trộn thư trong Word bằng cách sử dụng file Excel

Với cách trộn thư trong word, trước tiên bạn cần chuẩn bị bảng mẫu thông tin có sẵn rồi làm theo những bước sau:

Bước 1: Khởi chạy file mẫu và click vào tab Mailings, nhấn mục Start Mail Merge rồi Step by Step Mail Merge Wizard.

Nhấn Start Mail Merge rồi Step by Step Mail Merge Wizard để bắt đầu trộn thư

Bước 2: Khi hộp thoại Mail Merge xuất hiện ngay phía phải màn hình, tại ô Select document hãy bấm chọn Letters, tiếp đó là Next: Starting document.
Bước 3: Sao đó click mục Use the current document -> Next: Select recipients.

Click mục Use the current document -> Next: Select recipients

Bước 4: Tại tab Select recipients, hãy nhấn vào Use an existing list nếu đã chuẩn bị danh sách trước đó. Hoặc chọn Type a new list để tạo list mới rồi mới bấm mục Next: Write your letter.

Nhấn vào Use an existing list nếu đã chuẩn bị danh sách chèn trước đó

Bước 5: Ngay tại tab Select Data Source, hãy tìm đến danh sách sẵn có rồi click vào Open.
Bước 6:Nhấn vào sheet dữ liệu cần thiết -> Ok.
Bước 7: Ở cửa sổ Mail Merge Recipients, để chọn dữ liệu muốn chèn, hãy tích những ô vuông ngay trước đó. Nếu muốn insert tất cả thì bạn chỉ cần đánh dấu vào mục cạch Data Source -> OK.
Bước 8: Với bước tiếp theo, hãy đặt trỏ chuột vào vị trí muốn trộn thư trong word -> More items.
Bước 9: Ngay khi cửa sổ Insert Merge Field xuất hiện, hãy chọn trường dữ liệu trùng khớp với nơi chèn rồi bấm mục Insert -> close.
Bước 10: Thực hiện cách trộn thư với lần lượt từng trường dữ liệu đã lập vào form có sẵn và nhấn Next: Preview your letters.
Bước 11: Click vào mục Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình.
Bước 12: Để kiểm tra lại các trang sau khi đã trộn thư trong word 2010, bạn chỉ cần nhấn ô Edit individual letters -> All -> Ok.
Bước 13: Thực hiện việc sao lưu file đã tạo bằng cách bấm vào File -> Save hoặc Ctrl + S rồi đặt tên và chọn nơi chứa tệp tin.

Trộn thư trong Word bằng cách tạo danh sách chèn

Nếu muốn trộn thư trong file word bằng cách tạo mới danh sách chèn thì bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn mail merge sau đây:

Bước 1 -> Bước 3: thao tác tương tự như cách trộn thư kể trên.
Bước 4: Tại hộp thoại Select recipients chọn Type a new list và bấm vào Next: Write your letter ở step 3 of 6.
Bước 5: Lúc này, xuất hiện ô cửa New Address List -> Customize Columns.
Bước 6: Phần hộp thoại Customize Address List mở ra, bạn có thể thực hiện tùy chỉnh như : add, delete, rename -> Ok.
Bước 7: Điền các thông tin cơ bản của trường dữ liệu, gồm: new entry, delete entry, find rồi nhấn Ok.
Bước 8: Xuất hiện hộp thoại Save Address List, hãy đặt trên cho file và Save.
Bước 9: Tại ô cửa Mail Merge Recipients, người dùng có thể sửa đổi các tính năng như: sort, filter, find duplicates, validate address -> Ok.

Tại ô cửa Mail Merge Recipients, người dùng có thể sửa đổi các tính năng

Bước 10: Trở lại với hộp thoại Mail Merge -> Use an existing list tại mục Select recipients. Sau đó là Next: Write your letter ở step 3 of 6 -> More items.
Bước 11: Với ô cửa Insert Merge Field hãy click vào Database Fields rồi chọn trường có sẵn -> insert vào các vị trí -> Next: Preview your letter.

Click vào Database Fields rồi chọn trường có sẵn -> insert -> Next: Preview your letter

Bước 10: Sau khi đã hoàn thành việc chèn dữ liệu cho các trường, nhấn vào Next: Complete the merge.

Khi đã hoàn thành việc chèn dữ liệu, nhấn vào Next: Complete the merge

Bước 11: Click chọn tab Mailings trên thanh công cụ và bấm ô Edit Individual Documents ở mục Finish & Merge. Khi đó hộp thoại Merge to New Document xuất hiện -> All -> Ok là đã hoàn thành cách mail merge rồi đấy

Lời kết

Thông qua những gì chia sẻ, Công nghệ AZ hy vọng đã giúp bạn đọc hiểu thêm về cách trộn thư trong word. Đây là một trong những tính năng ưu việt giúp tối ưu hóa việc gửi email cho nhiều người cùng lúc.

Hãy áp dụng ngay thủ thuật hữu dụng này vào công việc của mình và đừng quên cập nhập những kiến thức bổ ích khác của Công nghệ AZ nhé.