Hướng dẫn cách sử dụng Track Changes trong Word dễ dàng

Track Changes được biết đến là một công cụ hữu ích trong việc theo dõi lịch sử chỉnh sửa trong ứng dụng soạn thảo văn bản. Với chức năng này, người dùng dễ dàng quản lý các thay đổi khi nhiều người cùng thực hiện trên một file tài liệu. 

Vậy bạn đã biết cách sử dụng Track Changes như thế nào cho hiệu quả chưa? Cùng Công nghệ AZ tìm hiểu nhé!

Hướng dẫn cách sử dụng Track Changes trong Word dễ dàng

Track Changes là gì?

Track Changes là một tính năng được trang bị sẵn giúp người dùng thuận tiện theo dõi lịch sử chỉnh sửa file word của mình. Nơi đây sẽ lưu giữ mọi thay đổi bằng màu sắc, ký hiệu khác nhau về văn bản, comment… 

Tính năng này sẽ phát huy tác dụng triệt để khi làm việc nhóm và có sử dụng chung tài liệu với những người khác. Nhờ đó, bạn dễ dàng quản lý tệp tin một cách hiệu quả nhất khi có thể kiểm tra các thay đổi đã thực hiện trước đó.

Tác dụng của Track Changes trong Word

Là một ứng dụng có trong word nên Track Changes được dùng với mục đích sửa đổi nội dung nhưng phần văn bản gốc vẫn giữ nguyên. Khi sử dụng công cụ này, mọi tuỳ chỉnh trên tài liệu đều sẽ ghi chép lại và hiển thị ngay trong chương trình. 

Do đó, rất nhiều người tìm hiểu cách sử dụng tracking trong word 2010 khi làm việc teamwork hay biên tập nội dung. Như vậy, quá trình làm việc và hợp tác trở nên dễ dàng, rõ ràng và thuận lợi hơn rất nhiều. 

Track Changes dùng sửa đổi nội dung nhưng phần văn bản gốc vẫn giữ nguyên

Với công cụ này, bạn dễ dàng theo dõi văn bản gốc trông như thế nào và đã được chỉnh sửa ra sao nếu gửi file cho cộng sự để góp ý. Nếu cảm thấy không cần thiết hoặc phiền phức bởi sự xuất hiện của các dòng kẻ xanh đỏ trên tài liệu thì hãy thực hiện cách xóa tracking trong word nhé!.

Cách sử dụng Track Changes trong Word

Track Changes trong Word cung cấp tính năng sao lưu bản nháp những gì mà người dùng đã thực hiện trên văn bản một cách khoa học. Khi nhìn vào phần nội dung có sử dụng công cụ này, bạn dễ dàng nhìn thấy sự thay đổi từ việc thêm vào hoặc xóa bớt đi diễn ra như thế nào.

Với Track Changes, người dùng dễ dàng quản lý các thay đổi trên file tài liệu

Bật/tắt tính năng Track Changes

Để bật Track Changes, bạn có thể nhấn vào mục Review trong Word và tích chọn công cụ ngay tại phần Tracking. Sau đó, dựa vào tùy chọn Lock Tracking ở phía dưới, người dùng thực hiện cài đặt mật khẩu không để ai tắt ứng dụng của mình. 

Ngoài ra, bạn còn có 2 option cho cách tắt tracking trong word 2010. Tuỳ theo nhu cầu sử dụng của mình mà mọi người có thể lựa chọn như sau:

• Chấp nhận lưu toàn bộ thay đổi: nhấn vào Accept và chọn Accept All Changes and Stop Tracking.
• Bỏ tracking trong word 2010: click mục Reject rồi bấm Reject All Changes and Stop Tracking.

Thay đổi cài đặt 

Với cách sử dụng tracking trong word 2013, người dùng có thể thực hiện thay đổi cài đặt bằng các bước sau:

• Bước 1: Click chọn biểu tượng mũi tên tại mục Tracking.
• Bước 2: Ngay khi xuất hiện hộp thoại Track Changes Options, người dùng có thể thực hiện tùy chỉnh và nếu muốn nâng cao hơn thì nhấn vào Advanced Options.
• Bước 3: Tại Advanced Track Changes Options, bạn dễ dàng thay đổi màu sắc cũng như tùy chỉnh định dạng theo mong muốn rồi bấm Ok.
• Bước 4: Sau đó kết thúc với nút Ok tại hộp thoại Track Changes Options để lưu lại thay đổi.

Thay đổi user

Việc thay đổi user trong Track Changes sẽ giúp những người cùng nhóm biết được bạn đã thực hiện chỉnh sửa những đoạn nào trong tài liệu. Do đó, để thực hiện thủ thuật này, mọi người hãy làm theo các bước mà Công nghệ AZ hướng dẫn như sau:

• Bước 1: Click chuột vào phần mũi tiên ở tab Tracking.
• Bước 2: Nhấn chọn Change User Name ngay khi xuất hiện hộp thoại Track Changes Options.
• Bước 3: Lúc này, ô cửa sổ mới hiện ra, hãy tìm kiếm mục Personalize your copy of Microsoft Office tại tab General. Sau đó, bạn có thể thực hiện thay đổi tên ở UserName và bấm Ok.
• Bước 4: Tiếp tục click chọn Ok tại hộp thoại Track Changes Options để lưu thay đổi.

Tuỳ chọn kiểu trình bày và các Markup

Để thực hiện việc tuỳ chỉnh kiểu trình bày cũng như các Markup trong Track Changes, bạn có thể làm theo các bước sau: 

• Bước 1: Click chọn Final ở Tracking ngay trong mục Final: Show Markup (word 2010) hoặc tại All Markup (bản 2016) để xem bản cuối cùng. Và nếu muốn kiểm tra lại với phiên bản đầu tiên thì bạn có thể nhấn vào Original.
• Bước 2: Để lựa chọn kiểu Markup xuất hiện, hãy click tại Show Markup và tìm kiếm những option phù hợp:

• Comments: .
• Phần ghi chú.
• Insertions and Deletions: Phần nội dung thêm vào hoặc xóa đi.
• Formatting: Chỉnh sửa định dạng.
• Balloons: Những thành phần được thể hiện ở phía phải.
• Specific people: Hiển thị người chỉnh sửa.

Xem thay đổi tại cửa sổ khác

Nếu muốn xem các thay đổi cụ thể tại một ô cửa sổ khác thì bạn có thể nhấn chọn Reviewing Pane rồi click vào Reviewing Pane Vertical (xem dọc). Hoặc mọi người hãy bấm  Reviewing Pane Horizontal (xem ngang). Lúc này, một ô cửa sổ hiển thị thay đổi sẽ được xuất hiện tùy ý.

Lời kết

Hy vọng rằng với những kiến thức của Công nghệ AZ vừa chia sẻ đã giúp người dùng biết cách sử dụng Track changes trên Word dễ dàng, nhanh chóng. Hãy thực hiện ngay thủ thuật hữu ích này để thêm ghi chú trong các tệp tin văn bản hay nhận xét file của cộng sự nhé!