Scan là gì? Cách Scan giấy tờ đơn giản mà bạn nên biết

Để lưu trữ các văn bản cứng thành file hình ảnh trên máy tính hay thiết bị di động thì scan là phương thức được nhiều dân văn phòng lựa chọn nhất. Tuy nhiên, không ít người vẫn còn chưa nắm rõ các bước thực hiện thủ thuật này. Cùng Công nghệ AZ tìm hiểu kỹ hơn về khái niệm và quy trình quét tài liệu như thế nào nhé!

Scan là gì?

Thông qua máy quét hoặc app scan , người dùng có thể dễ dàng chuyển các hợp đồng, văn bản quan trọng thành dữ liệu, hình ảnh để lưu trên thiết bị của mình. Tuy nhiên, một số người vẫn còn khá băn khoăn về khái niệm “máy scan là gì?”. 

Scan là gì? Cách Scan giấy tờ đơn giản mà bạn nên biết

Máy scan tài liệu được sử dụng với mục đích thu hình ảnh điện tử của một trang giấy bất kỳ hành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Cơ cấu hoạt động của thiết bị này trái ngược hoàn toàn với máy Photocopy trong việc chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file “ảo”.

Muốn scan bất kỳ tài liệu nào, bạn có thể sử dụng các phần mềm quang học để nhận dạng ký tự để chuyển thành file văn bản chỉnh sửa được. Quy trình thực hiện thủ thuật này không quá phức tạp với sự hỗ trợ của máy quét hoặc phần mềm hữu ích.

Công dụng của Scan

Scan file là cách thức vô cùng quan trọng giúp bạn lưu trữ các văn bản, giấy tờ một cách cẩn thận để thuận tiện hơn trong quá trình tìm kiếm. Và máy quét được coi như công cụ hỗ trợ đắc lực giúp người dùng thực hiện thủ thuật này nhanh chóng. Qua đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí in ấn, photo giảm thiểu nguy cơ mất thông tin.

Scan file là cách thức vô cùng quan trọng giúp bạn lưu trữ các văn bản

Scan giấy tờ làm tăng thêm độ bảo mật và tính an toàn cho mọi thông tin, dữ liệu quan trọng của người dùng. Các hình ảnh sau khi quét sẽ được lưu trữ dưới định dạng  PDF cùng chữ ký số để tăng thêm cấp độ bảo vệ.

Việc scan sẽ giúp bạn sắp xếp lại các thông tin khoa học hơn để dễ dàng, thuận tiện trong quá trình kiểm tra. Ngoài ra, người dùng cũng có thể truy cập những tập tin này ở mọi lúc, mọi nơi thông qua tính năng quét qua email, công cụ đám mây.

Với những thông tin vừa chia sẻ trên, chắc chắn đã giải đáp cho bạn phần nào thắc mắc “scan giấy tờ là gì?”. Hãy tham khảo các thông tin tiếp theo trong bài viết để tìm hiểu t kỹ hơn về quá trình scan như thế nào nhé!

Cách Scan giấy tờ bằng máy Scan

Sau khi được lời giải đáp cho vấn đề “file scan là gì?” giờ đây bạn cũng cần tìm hiểu kỹ lưỡng quá trình quét tài liệu trên thiết bị diễn ra như thế nào? Các bước thực hiện không quá phức tạp, rất đơn giản và dễ nhớ, cụ thể như sau:

Tiến hành úp bề mặt của tài liệu cần quét áp sát vào mặt kính

• Bước 1: Người dùng kết nối máy tính và máy scan, tiến hành úp bề mặt của tài liệu cần quét áp sát vào mặt kính. Bạn cần căn chỉnh sao cho vị trí của hình ảnh nằm đúng chiều đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0 trên thiết bị.
• Bước 2: Bạn hãy truy cập vào phần mềm Scan, điều chỉnh kích cỡ, màu sắc của văn bản theo ý muốn. Sau đó, người dùng nhấn “Scan” thiết bị hoặc phần mềm hỗ trợ để bắt đầu scan hồ sơ.
• Bước 3: Sau khi scan tài liệu xong, người dùng có thể sử dụng Adobe Acrobat để chuyển đổi ghép file thành định dạng PDF.

Như vậy, chỉ với một vài thông tin được chia sẻ từ Công nghệ AZ, giờ đây người dùng đã có thể nắm rõ khái niệm về “bản scan là gì?” và các bước thực hiện. Quy trình tiến hành không quá khó, ngay cả khi bạn mới lần đầu tiếp xúc với máy quét cũng có thể thao tác thành công.

Một số phần mềm Scan phổ biến

Để giúp quá trình scan tài liệu trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn chắc chắn không thể bỏ qua các công cụ hỗ trợ. Cùng tham khảo một số phần mềm phổ biến hiện nay được đông đảo dân văn phòng ưa chuộng nhé!

PDFelement

PDFelement là một trong những phần mềm scan chuyên nghiệp với giao diện đơn giản, dễ dàng thao tác. Công cụ này cho phép người dùng chỉnh sửa, thêm nhận xét hoặc chèn chữ ký vào văn bản nhanh chóng.

PDFelement là một trong những phần mềm scan chuyên nghiệp

Tuy nhiên, để có thể sử dụng những tính năng nâng cao khác trên PDFelement, người dùng cần chi trả một khoản phí nhất định. Đối với các tiện ích miễn phí, trang PDF của bạn sẽ bị gắn watermark.

Not Another PDF Scanner 2

Ngoài ta, bạn có thể sử dụng Not Another PDF Scanner 2 để quét tài liệu và lưu trữ trên máy tính laptop của mình. Phần mềm này cho phép người dùng lưu file dưới nhiều định dạng khác nhau như: PNG, Tiff, JPEG, PDF…

Bạn có thể sử dụng Not Another PDF Scanner 2 để quét tài liệu

Not Another PDF Scanner 2 được tích hợp miễn phí cho hệ điều hành Window, có hỗ trợ OCR. Vì thế, bạn có thể dễ dàng căn chỉnh, cắt ghép hoặc đổi chiều những  hình ảnh đã quét theo ý muốn.

ScanPapyrus

Thêm một phần mềm tiện ích khác giúp người dùng quét nhanh tài liệu, hình ảnh trên máy tính đó chính là ScanPapyrus. Công cụ này hỗ trợ scan hai trang văn bản cùng một lúc và lưu file scanner dưới nhiều định dạng khác nhau như:PDF, DOCX,  JPG.

 ScanPapyrus hỗ trợ scan hai trang văn bản cùng một lúc

Ngoài ra, bạn có thể quét và căn chỉnh chất lượng ảnh một cách hoàn toàn tự động. Đồng thời, phần mềm cũng sẽ hỗ trợ nén file ảnh ở dung lượng nhẹ,  loại bỏ tông nền xám bằng bộ lọc màu

Lời kết

Việc scan hồ sơ, tài liệu giờ đây đã trở nên dễ dàng và đơn giản hơn bao giờ hết với sự trợ giúp của các phần mềm và ứng dụng quét trên máy tính, điện thoại. Hy vọng những thông tin Công nghệ AZ vừa chia sẻ sẽ cung cấp cho người dùng thêm kiến thức hữu ích để thuận tiện hơn khi làm việc.