Hướng dẫn chi tiết cách định dạng dữ liệu trong Excel

Các tính năng định dạng số trong excel không có quá nhiều tuy nhiên cũng quan trọng không kém công cụ soạn thảo Word. Tuy nhiên với một số người không thao tác nhiều trên bảng tính thì có thể gặp đôi chút khó khăn. Bởi vậy, hướng dẫn định dạng dữ liệu trong excel của Công nghệ AZ sau đây sẽ bổ ích đối với những ai cần nhé!

Các tính năng định dạng số trong excel không có quá nhiều tuy nhiên rất quan trọng

Mục lục

Sự quan trọng của định dạng dữ liệu trong excel

Định dạng dữ liệu trong excel là tính năng quan trọng bởi việc giữ cho các ô cùng đồng nhất sẽ giúp người dùng thao tác nhanh chóng với bảng tính. Nhờ đó, kết quả nhận về khi sử dụng công thức hay cấu trúc hàm sẽ chính xác hơn. Đồng thời, việc phân tích tài liệu của bạn cũng trở nên thuận tiện nhất.

Với một trang tính được mở ra, file sẽ luôn được mặc định ở kiểu định dạng excel là General. Lúc này, bạn có thể thay đổi các tùy chọn khác nhau để đáp ứng yêu cầu, mục đích của công việc.

Một số kiểu định dạng trong excel cơ bản

Hiện công cụ bảng tính của Microsoft cung cấp cho người dùng rất nhiều định dạng trong excel 2007 hay bất kỳ phiên bản nào. Dưới đây, Công nghệ AZ sẽ giới thiệu đến bạn đọc một số mẫu tùy chọn cơ bản.

Trước tiên, để thực hiện cách định dạng trong excel, bạn cần phải truy cập hộp thoại Format Cells thông qua 4 phương pháp sau đây:

Cách 1: Sử dụng phím tắt Ctrl+1.
Cách 2: Nhấn phải chuột tại vị trí cần định dạng.
Cách 3: Click chọn các mũi tên trên menu công cụ.
Cách 4: Nhấn vào tab Home rồi bấm Fomat và tiếp đến là Format Cells với các lựa chọn sau:

Number: Sử dụng cho việc định dạng số trong excel.
Alignment: Căn chỉnh dữ liệu.
Font: Các định dạng liên quan đến kiểu chữ, cỡ chữ trong bảng tính.
Border: Tạo khung viền cho bảng.
Fill: lấp đầy cột hoặc hàng bằng dữ liệu.
Protection: Tạo mật khẩu bảo vệ trang tính.

Định dạng số trong Excel

Đây là định dạng dữ liệu trong excel thường được sử dụng rộng rãi bao gồm số thập phân, số âm cùng dấu “,” ngăn cách phần nghìn.

Định dạng số trong Excel thường được sử dụng rộng rãi

Bước 1: Sau khi đã truy cập hộp thoại Format Cells, hãy nhấn vào Number tại vị trí cột trái.
Bước 2: Tiếp đến là tùy chọn định dạng cột trong excel bên phải và click Ok.

Decimal places: Thiết lập số phần thập phân.
Use 1000 Separator (,): Dùng dấu phẩy để ngăn cách chữ số hàng nghìn.
Negative numbers: Định dạng với số âm.

Định dạng chữ trong Excel

Với định dạng dữ liệu trong excel dạng chữ thì phần nội dung được mặc định căn lề bên trái.

Bước 1: Mở hộp thoại Format Cells.
Bước 2: Click chọn Text ở cột trái rồi nhấn Ok.

Định dạng tiền tệ trong Excel

Khi sử dụng định dạng Currency cho bảng tính, ký hiệu đơn vị tiền tệ sẽ được xuất hiện ngay sau giá trị tiền.

Bước 1: Tại Format Cells, hãy nhấn vào Currency bên cột trái.
Bước 2: Tùy chọn định dạng tại cột phải và nhấn Ok.

Decimal places: Thiết lập phần thập phân sau dấu phẩy.
Symbol: Tùy chọn kiểu ký hiệu đơn vị tiền tệ mà bạn muốn.
Negative numbers: định dạng số âm.

Định dạng trong kế toán

Định dạng dữ liệu trong excel này sẽ được dùng với giá trị tiền tệ. Tuy nhiên, khác với Currency, các ký hiệu đơn vị tiền tệ xếp theo 1 hàng thẳng và đứng liền kề với số.

Định dạng trong kế toán sẽ được dùng với giá trị tiền tệ

Bước 1: Hãy nhấn vào Accounting ở hộp thoại Format Cells ở cột trái.
Bước 2: Lựa chọn các định dạng mà mình muốn tại cột phải rồi bấm Ok.

Decimal places: Thiết lập phần thập phân sau dấu phẩy.
Symbol: Tùy chọn ký hiệu tiền tệ mà mình muốn.

Định dạng phần trăm trong Excel

Percentage là một định dạng dữ liệu trong excel cũng được sử dụng khá phổ biến với kết quả thu được hiển thị dạng %.

Bước 1: Sau khi mở hộp thoại Format Cells, bạn hãy click vào Percentage ở cột trái.
Bước 2: Nhấn tại tùy chọn Decimal places ngay vị trí cột phải rồi bấm Ok.

Định dạng số trong khoa học

Với định dạng dữ liệu trong khoa học sẽ được bảng tính hiển thị các giá trị số rất lớn hoặc rất nhỏ. Để làm được điều này, mọi người chỉ cần tiến hành hai bước đơn giản như sau:

Bước 1: Nhấn vào Scientific ngay tại hộp thoại Format Cells.
Bước 2: Ở mục Decimal places, bạn có thể tuỳ chọn số lượng số thập phân bên cột phải rồi click Ok.

Định dạng Custom

Với định dạng dữ liệu trong excel dạng Custom cho phép người dùng tạo ra kiểu định dạng của riêng mình theo quy luật bảng tính. Cụ thể, bạn chỉ cần thao tác như sau là đã có thể thực hiện thành công.

Bước 1: Nhấn chọn Custom ở cột trái trong hộp thoại Format Cells.
Bước 2: Tiến hành tuỳ chỉnh định dạng tại Type bên cột phải và bấm Ok, lúc này g

Số dương: Giá trị dương được hiển thị 2 chữ số trong phần thập phân có ngăn cách bằng dấu phẩy với hàng nghìn.
Số âm: Giá trị âm được hiển thị tương tự số dương nhưng trong dấu ngoặc đơn.
Số 0: Hiển thị dạng gạch nối.
Text: Hiển thị màu đỏ.

Lời kết

Với những định dạng dữ liệu trong Excel vừa được Công nghệ AZ tổng hợp sẽ giúp bảng tính của bạn trông chuyên nghiệp hơn hẳn. Hãy thường xuyên cập nhật các bài viết mới trên website để nâng cao vốn kiến thức về hệ thống hàm Excel nhằm phục vụ tốt cho công việc của mình nhé!