Hướng dẫn chi tiết cách tạo folder trong Outlook 2010, 2013, 2016

Cách tạo folder trong outlook 2010, 2013, 2016 là một phương pháp hữu dụng phục vụ công việc hàng ngày. Nhờ đó, người dùng sẽ dễ dàng sắp xếp thư, danh bạ, tác vụ của ứng dụng một cách bài bản, khoa học. Qua đó, công việc của bạn trở nên thuận lợi và nâng cao hiệu suất tốt hơn rất nhiều.

Bởi vậy, nếu chưa biết tạo thư mục trong outlook như thế nào, đừng bỏ qua những hướng dẫn trong bài viết của Công nghệ AZ chia sẻ sau đây.

Mục lục

Tạo folder trong Outlook 2010, 2013, 2016

Outlook là một ứng dụng được sử dụng rộng rãi trong việc quản lý các thông tin cá nhân thuộc bộ công cụ văn phòng do Microsoft Office phát triển. Phần mềm này đảm nhận vai trò nhận, gửi cũng như tổng hợp các email cá nhân.

Bên cạnh đó, ứng dụng còn được trang bị thêm vô số tính năng quản lý, bao gồm: lịch, nhắc nhở, ghi chú… Để giúp người dùng dễ dàng thao tác, Công nghệ AZ xin giới thiệu cách tạo folder mail trong outlook 2010, 2013, 2016 đơn giản như sau:

Cách tạo folder mail trong outlook 2010, 2013, 2016 đơn giản

Bước 1: Khởi chạy ứng dụng trên hệ điều hành Windows của bạn.
Bước 2: Ngay tại giao diện chính của Outlook, hãy nhấn phải chuột tại nơi muốn tạo folder trong outlook 2013 và chọn “Thư mục mới/New folder”.
Bước 3: Gõ tên cho thư mục vừa tạo rồi kết thúc bằng phím Enter là xong.

Cách chuyển mail đến thư mục bằng Rules

Sau khi đã biết cách tạo folder trong outlook 2010, 2013 và 2016, tuy nhiên hộp thư đến của bạn luôn ở trong tình trạng đầy thì phải làm sao? Bên cạnh đó, một số tin nhắn quan trọng có thể bị bỏ sót khi nằm chung với đống lộn xộn đó. Lúc này, cách tạo rule trong outlook 2013 sẽ vô cùng hiệu quả.

Nếu thực hiện việc thiết lập quy tắc trên ứng dụng thì bạn có thể an tâm khi những tin nhắn tương tự nhau được nhóm thành các thư mục riêng. Nhờ đó, các email quan trọng sẽ được giữ trong hộp thư đến và được sắp xếp theo đúng trật tự ưu tiên.

Đặc biệt, một số thư bản tin hay các thông báo cũng có thể tạo rule trong outlook 2013 để giải quyết. Và thậm chí bạn dễ dàng thiết lập quy tắc giúp xóa một số tin nhắn rác tự động gửi đến.

Cách chuyển mail đến thư mục bằng Rules

Bước 1: Click vào tin nhắn mà bạn muốn thực hiện cách tạo folder trong outlook 2010, 2013, 2016 và chuyển đến đó. Lúc này, hãy nhấn chọn Rules -> Create Rule hoặc có thể mở thẻ thông qua tab Home.
Bước 2: Ngay khi hộp thoại mới xuất hiện, phần “When I get email with all of the selected conditions” là những yêu cầu để chuyển tin nhắn vào thư mục. Lúc này, các mục From, Subject contains và Sent to sẽ được cập nhật thông tin từ email vừa chọn. Bạn có thể thay đổi điều kiện tùy ý bằng cách tích chọn ô vuông trước đó với 3 sự lựa chọn trong phần Do the following:

Display in the New Item Alert window: tin nhắn sẽ được xuất hiện tại cửa sổ New Item Alert của thiết bị.
Play a selected sound: ngay khi nhận email mới, hệ thống sẽ phát đoạn âm thanh đã chọn.
Move the item to folder: di chuyển tin nhắn đến phần thư mục đã chọn.

Bước 3: Ngay hộp thoại Rules and Alerts xuất hiện, hãy di chuyển đến thư mục mà bạn muốn rồi nhấn OK. Hoặc người dùng cũng có thể thực hiện cách tạo folder trong Outlook 2010, 2013, 2016 mới để sử dụng.
Bước 4: Khi thông báo The ruler “Tool” has been created đã được tạo, bạn chỉ cần nhấn tích ở mục Run this rule now on messages already in the current folder.
Bước 4: Cuối cùng là kết thúc bằng mục OK để chuyển toàn bộ email vào thư mục đã chọn trước đó.

Cách tạo Rule tự động chuyển email bằng trình duyệt web

Với việc nhận được các email từ những người gửi khác nhau mỗi ngày thì bạn nên lập cho từng địa chỉ một thư mục riêng biệt. Bên cạnh đó, để sắp xếp Inbox trở nên trật tự, ngăn nắp thì hãy thiết lập rule tự động chuyển tin nhắn khi đã thực hiện cách tạo folder trong outlook 2013.

Cách tạo Rule tự động chuyển email bằng trình duyệt web

Bước 1: Ngay trên giao diện Outlook, bạn cần click chọn mục Settings/Cài đặt tại vị trí góc phải màn hình. Sau đó là View all Outlook Settings để xem toàn bộ thiết lập.
Bước 2: Nhấn vào Mail/Thư và click mục Rule/Quy tắc.
Bước 3: Bấm tại Add New Rule và gõ tên cho quy tắc mới/Name your rule.
Bước 5: Hãy thêm điều kiện mong muốn ở mục Add a condition.
Bước 6: Ngay tại phần Thêm hành động, bạn bấm vào Move to/Di chuyển tới và lựa chọn thư mục rồi click vào Save để tạo quy tắc.

Lời kết

Áp dụng những chia sẻ trên đây của Công nghệ AZ sẽ giúp người dùng thực hiện cách tạo folder trong Outlook 2010,2013,2016 và di chuyển email nhanh chóng. Chúc bạn sẽ sử dụng công cụ quản lý email hữu ích này một cách hiệu quả nhất cho công việc hàng ngày của mình.