Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản trong Word chuẩn chỉnh từ A-Z

Dùng Word để soạn thảo, xử lý, lưu trữ các văn bản, tài liệu là một việc hết sức cần thiết, đặc biệt là với dân văn phòng. Và ở thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, điều này lại càng trở nên quan trọng. Hãy cùng tìm hiểu về cách soạn thảo văn bản trong word 2020 một cách chi tiết qua bài viết dưới đây.

Cách soạn thảo văn bản trong Word chuẩn chỉnh từ A-Z

Bố cục của 1 văn bản chuẩn theo quy định

Đầu tiên để soạn thảo văn bản đúng chuẩn trong Word cần phải có 1 bố cục chuẩn. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về cách trình bày, các văn bản hành chính được quy định cụ thể như sau:

• Chỉ trình bày trên giấy khổ A4(210mm x 297mm)
• Lề trên: cần cách mép trên từ 2 – 2,5 cm
• Lề dưới: cần cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm
• Lề trái: cần cách mép trái từ 3 – 3,5 cm
• Lề phải: cần cách mép phải từ 1,5 – 2 cm

Cách soạn thảo văn bản trong Word đơn giản

Các bước soạn thảo văn bản trong Word thật ra khá đơn giản. Chỉ cần bạn tuân theo những quy tắc được đề ra sẵn và thực hiện đúng trình tự là sẽ có được thành quả như ý. Nhưng trước khi thực hiện, bạn cần phải biết công dụng một vài các lệnh chính trên thanh công cụ của Word như:

• Home (Trang chủ): Lệnh này giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề, sao chép và dán văn bản,…
• Insert (Chèn): là thao tác dùng để chèn bảng biểu , đồ thị và hình ảnh. 
• Design (Thiết kế): Cho phép bạn truy cập vào nhiều công cụ thiết kế: hiệu ứng, định dạng tài liệu, đường viền trang.
• Page Layot (Bố cục trang): dùng để tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản, ngắt trang.
• Resfrences (Tham chiếu): Chèn mục lục, đồ thị, chú thích và bảng biểu..
• Mailings (Thư): Giúp bạn trộn tài liệu lại với nhau. 
• Review (Đánh giá): Tạo, chỉnh sửa và đề xuất chỉnh sửa trên tài liệu.
• View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.

Một số các lệnh cần nhớ trên thanh công cụ

• Bước 1: Bước đầu bạn cần phải có một bộ gõ Tiếng Việt (bộ gõ thường được sử dụng phổ biến là Unikey). Thông thường chúng ta sẽ sử dụng bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex vì đây là cách dùng rất phổ biến và ít xảy ra lỗi Fonts.
• Bước 2: Bạn mở phần mềm Word ra và chỉnh sửa lại đơn vị tính. Thông thường văn bản sẽ mặc định đơn vị đo là inches, cần chuyển về đơn vị centimeters (cm). Cách làm như sau: Nhấn vào File => chọn Options. Tiếp theo chọn Tab Advanced => kéo xuống mục Display và chọn đơn vị là Centimeters => nhấn OK để lưu lại.
• Bước 3: Chỉnh lại khổ giấy, căn lề cho văn bản, bạn chọn Page Layout => Margins=> Custom Margins. Ngoài ra, người dùng có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình, cụ thể:

• Portrait: Trình bày văn bản theo chiều dọc của giấy.
• Landscape: Trình bày văn bản theo chiều ngang của giấy và nhớ chọn Size => chọn khổ giấy là A4.

• Bước 4: Chọn Fonts chữ và cỡ chữ: Kiểu chữ chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ thường là 12,13,14

Chọn Fonts chữ và cỡ chữ cho văn bản

• Bước 5: Sau khi soạn thảo văn bản xong, chọn giãn cách dòng cho văn bản. Nhấn Ctrl + A để bôi đen toàn bộ văn bản ( hoặc phần văn bản cần giãn dòng). Tiếp theo, chọn biểu tượng giãn cách dòng trên thanh công cụ và chọn Line Spacing Options.
• Bước 6: Căn đều 2 bên bôi đen văn bản rồi chọn tính năng căn đều 2 bên lề trên thanh công cụ. 
• Bước 7: Cuối cùng là bước lưu lại văn bản. Có 2 cách lưu văn bản: 

• Nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + S để lưu lại. 
• Trên thanh công cụ: vào File  => chọn Save hoặc Save as để lưu lại, hoặc nhấn trực tiếp biểu tượng Save

Lưu văn bản bằng cách chọn biểu tượng save trên thanh công cụ

Một số mẹo để soạn thảo văn bản chuyên nghiệp hơn

Cách soạn văn bản chuẩn yêu cầu nội dung hấp dẫn và chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo qua một số mẹo nhỏ khi trình bày như sau:

• Chọn font chữ phù hợp với từng ngữ cảnh: Hình thức của văn bản sẽ gây ấn tượng đầu tiên với người đọc. Vì vậy, nếu Font chữ của bạn chỗ to, chỗ nhỏ thì văn bản sẽ bị mất ấn tượng ngay trước khi người đọc bắt đầu tìm hiểu nội dung văn bản.
• Đơn giản cách trình bày về hình thức để người đọc chú trọng vào nội dung của văn bản: Văn bản không cần quá màu mè hay cầu kỳ, chỉ cần trình bày gọn gàng và rõ ràng các ý của văn bản
• Căn lề cho đúng chuẩn: Cách căn lề chuẩn  2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự trên – dưới – trái – phải như trên bài viết đã hướng dẫn . Căn lề trái luôn được để  mặc định.
• Chú ý thật kỹ đến phần mở đầu và kết luận: Thông thường phần mở đầu, và phần kết thúc sẽ được đọc rất kỹ. Còn phần nội dung ở giữa thì hầu như chỉ được đọc để lấy các thông tin chính. Do vậy, bạn nên trình bày cẩn thận về nội dung và hình thức 2 phần này
• Giãn dòng phù hợp: Việc chọn giãn dòng hợp lý sẽ giúp văn bản của bạn thoáng hơn, dễ nhìn hơn.
• Chia văn bản thành các đoạn nhỏ : Bạn không nên viết liền  một khổ thật dài sẽ gây cảm giác ngại đọc và khó nắm bắt những thông tin chính. Người đọc thường có thói quen đọc lướt để nắm thông tin nên cần chia nhỏ đoạn văn để các ý chính của văn bản được truyền tải tốt hơn.
• Chú ý cách  đặt tiêu đề cho mỗi phần: Tiêu đề của mỗi phần sẽ dẫn dắt người đọc và giúp cho người đọc có cái nhìn tổng thể hơn. Do vậy, đây cũng là một phần quan trọng cần chú ý
• Chú ý đến lỗi chính tả: Sai chính tả sẽ làm mất tính chuyên nghiệp của các văn bản. Chính vì thế hãy kiểm tra lại thật kỹ lưỡng trước khi quyết định in hoặc gửi đi.

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn cách soạn thảo văn bản chuẩn chỉnh từ A – Z mà Công nghệ AZ đã tổng hợp. Mong rằng qua bài viết này, bạn đã biết cách thao tác soạn văn bản sao cho đúng. Đừng quên bỏ túi các mẹo tin học văn phòng khác trên website Công nghệ AZ giúp công việc của mình trở nên thuận tiện hơn nhé!